輸變電工程施工企業(yè)檔案管理探究

嚴(yán)惠超

【摘要】隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程，各行業(yè)對電力資源的需求日益增長，導(dǎo)致輸變電施工項目隨著需求增多。在輸變電工程建設(shè)項目逐漸增多的過程中，建設(shè)單位往往只注重施工管理，而忽視了檔案工作的重要性，造成檔案工作錯亂丟失導(dǎo)致的問題頻發(fā)，為企業(yè)帶來了嚴(yán)重的后果。因此本文對輸變電工程施工企業(yè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的對策，以提高施工企業(yè)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);輸變電工程;檔案管理

1.?引言

企業(yè)檔案管理是輸變電工程施工企業(yè)管理過程中的一個重要環(huán)節(jié)，具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性等特點(diǎn)。為此，輸變電施工企業(yè)檔案管理員應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，以保證輸變電施工企業(yè)檔案工作的順利開展。

2.?輸變電工程企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

2.1輸變電工程企業(yè)檔案管理工作的重要性

伴隨著電力體制改革的不斷深入，建筑企業(yè)被迫走上了一條競爭激烈的道路。企業(yè)要在競爭中生存和發(fā)展，必須走品牌路線，樹立良好的企業(yè)品牌。良好的品牌名聲的形成需要靠高質(zhì)量的工程來支撐。高質(zhì)量的項目檔案是建設(shè)工作的重要支撐，因?yàn)楣こ虣n案能最好地反映輸變電工程的建設(shè)質(zhì)量和水平，能最直接、客觀、真實(shí)地再現(xiàn)工程建設(shè)的全過程，充分反映工程的管理水平和綜合素質(zhì)。無論工程評估還是工程驗(yàn)收，工程檔案都起著至關(guān)重要的作用。

企業(yè)檔案工作也需要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展和完善。要做到企業(yè)檔案管理，首先，企業(yè)需要組織和分析生產(chǎn)、經(jīng)營、活動、改革和發(fā)展過程中產(chǎn)生的大量信息，通過現(xiàn)代管理和科學(xué)整理、研究和分析，為企業(yè)提供參考，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門決策提供服務(wù)。電力公司直屬供電局是輸變電工程建設(shè)單位的主要服務(wù)對象。這類企業(yè)有一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，管理水平較高。它們在項目質(zhì)量和文件質(zhì)量方面要求很高，所以若想占領(lǐng)市場，企業(yè)必須改進(jìn)文檔管理。

2.2輸變電工程企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)存問題

（1）在檔案管理隊伍中普遍存在：未能保持其穩(wěn)定性，人員眾多，結(jié)構(gòu)不合理，部分工作人員素質(zhì)不高等問題。這些問題產(chǎn)生的原因是：一、由于電力體制改革，各類建筑企業(yè)的任務(wù)完成都受到電力發(fā)展的宏觀環(huán)境的影響，而且建筑高峰期和低谷期交替，導(dǎo)致企業(yè)利潤發(fā)生變化。在公司空閑的時候，必須把人調(diào)到公司。有些非生產(chǎn)部門進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整，把部分檔案管理員轉(zhuǎn)到其他部門，甚至將人員分散，造成經(jīng)驗(yàn)豐富、能力強(qiáng)的檔案管理員流失。二、由于文件意識不強(qiáng)，一些公司對文件工作重視不夠。企業(yè)可能會認(rèn)為，檔案館工作人員的工作只是收集文件和資料，其工作不具有技術(shù)性質(zhì)，企業(yè)不愿意高薪招聘高素質(zhì)人才，這導(dǎo)致檔案人員素質(zhì)不高，整個檔案管理水平停滯不前，公司檔案整理工作進(jìn)展緩慢。其三，由于人才市場的活躍，一些有實(shí)力的同行公司把有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才全部招聘了。因此，許多企業(yè)精英紛紛跳槽，造成了企業(yè)失去了很多經(jīng)驗(yàn)豐富的人才。

（2）檔案制度直接關(guān)系到檔案質(zhì)量。但目前一些電力企業(yè)在工程建設(shè)中對文件系統(tǒng)管理的要求不夠嚴(yán)格和嚴(yán)密，造成文件系統(tǒng)的數(shù)量和內(nèi)容與實(shí)際不對應(yīng)，使得檔案管理工作未達(dá)到既定標(biāo)準(zhǔn)的文件系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)。

（3）完善的文件管理設(shè)施是確保文件管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，但部分輸變電工程施工企業(yè)為節(jié)約工程造價，未按企業(yè)檔案管理要求配置相應(yīng)的設(shè)施，致使工程檔案不能按時保存。輸變電工程施工企業(yè)檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在：檔案丟失、損壞或泄露。

3.?輸變電工程施工企業(yè)檔案管理完善措施

3.1提高管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案工作人員的素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。第一，建立健全培訓(xùn)機(jī)制，定期邀請各專業(yè)領(lǐng)域的專家、學(xué)者到輸變電工程施工企業(yè)進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理水平。第二，加強(qiáng)職業(yè)操守，促使企業(yè)檔案工作者充分認(rèn)識到自身修養(yǎng)的重要性和意義，增強(qiáng)使命感，進(jìn)一步提高工作積極性和主動性。對輸變電工程施工企業(yè)的檔案管理員進(jìn)行綜合評價?？己私Y(jié)果與工資掛鉤，明確獎懲措施。

3.2加強(qiáng)檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)

為確保輸變電工程施工企業(yè)檔案管理工作順利開展，必須加強(qiáng)檔案管理相關(guān)的配套設(shè)施建設(shè)。注重運(yùn)用信息技術(shù)和管理手段，提高檔案管理的效率。在輸變電工程檔案管理中，采用計算機(jī)技術(shù)，可以降低檔案管理的誤報率。采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)，實(shí)現(xiàn)輸變電工程電子文件的有序結(jié)構(gòu)。輸變電工程檔案數(shù)據(jù)庫是檔案管理的重要保證。

3.3加強(qiáng)對企業(yè)檔案的管理

強(qiáng)化企業(yè)檔案管理，一是要采取有效措施，加強(qiáng)企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理;二是采取強(qiáng)制措施，確保每一項工程的施工現(xiàn)場無差錯。針對檔案管理部門的實(shí)際情況，定期對各項目現(xiàn)場的檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時糾正問題。以專職和兼職檔案員為基礎(chǔ)，組織對建設(shè)項目部工程技術(shù)人員進(jìn)行質(zhì)量安全方面的人事檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案歸納方法、檔案管理規(guī)定、公文寫作要求和格式、檔案業(yè)務(wù)知識調(diào)研和文獻(xiàn)資料的收集、分類、組織、歸檔、裝訂、記錄、圖制作等方面的知識，交流各工地檔案管理中存在的問題，提高組織技能，學(xué)習(xí)和掌握文件知識。其次是項目文件預(yù)覽管理。工程開工后，檔案人員應(yīng)及時介入，做好工程檔案工作和培訓(xùn)指導(dǎo)，充分發(fā)揮檔案人員的作用，為工程的完整、準(zhǔn)確奠定基礎(chǔ)。另外，施工單位負(fù)責(zé)人要充分重視竣工資料的準(zhǔn)備工作，重視竣工資料的收集、整理、歸檔等工作。工程建設(shè)全過程中，由專人負(fù)責(zé)管理，填寫各種標(biāo)準(zhǔn)記錄，養(yǎng)成按時儲存、定期整理的習(xí)慣。檔案館應(yīng)定期對所有項目建設(shè)資料進(jìn)行跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見和措施，限期整改。工程建設(shè)過程中，通過不斷完善文件管理，形成制度化、規(guī)范化體系，確保工程建設(shè)項目文件編制與施工同步。最終決定考核方法，實(shí)行獎懲制度。按照國家和行業(yè)對文件的要求，準(zhǔn)確、系統(tǒng)、及時完成完文件的具體要求。施工單位向業(yè)主單位轉(zhuǎn)讓優(yōu)質(zhì)工程時，應(yīng)同時轉(zhuǎn)讓全部優(yōu)質(zhì)工程文件。

總結(jié)

輸變電工程施工企業(yè)檔案管理為工程的系統(tǒng)管理提供便利，并且對今后企業(yè)的發(fā)展也起著輔助的作用，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理工作的建設(shè)。本文討論了輸變電工程檔案管理中會遇到的問題以及提出了強(qiáng)化企業(yè)檔案管理的相關(guān)措施，希望可以為企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行提供參考。

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