李彤
【摘要】隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理信息化建設(shè)工作也不斷推進(jìn),許多企業(yè)已經(jīng)相繼開展檔案管理信息化建設(shè),雖在檔案管理的集約化和高效化等方面達(dá)到一定的效果,但在建設(shè)過程中仍發(fā)現(xiàn)一些問題,比如在檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、信息日常更新、檔案信息安全管理、檔案管理人員梯隊(duì)建設(shè)等方面工作相對(duì)薄弱,制約了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)效發(fā)展。因此,只有采取加快信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè),加強(qiáng)信息日常更新管理和檔案管理人員培訓(xùn),重視信息網(wǎng)絡(luò)安全保障工作等措施,才能有效推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);網(wǎng)絡(luò)安全管理
企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代,初期主要是將企業(yè)的檔案信息管理存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中,實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中化,達(dá)到快速檢索的目的,有效提高檔案管理工作的效率。至20世紀(jì)90年代,企業(yè)檔案信息化管理工作主要是加強(qiáng)電子文件的管理,加快數(shù)字檔案館的建設(shè)。進(jìn)入21世紀(jì)之后,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的重心已經(jīng)從管理信息與計(jì)算機(jī)進(jìn)入到檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化一體化管理的新階段。檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作,記錄著企業(yè)發(fā)展的過程,為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供了重要的決策依據(jù)。因此,企業(yè)對(duì)檔案管理工作越來越重視,隨著信息化新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn),企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)步伐也在加快,建設(shè)過程中在取得一定成效的同時(shí),也發(fā)現(xiàn)了一些問題,諸如信息數(shù)據(jù)未進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理或不及時(shí)更新導(dǎo)致無(wú)法調(diào)閱等?;诖?,要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要意義,了解建設(shè)過程中會(huì)遇到的主要問題,才能根據(jù)自身情況制定合理的檔案管理模式,采取相應(yīng)的措施有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè),推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。
一、檔案管理信息化建設(shè)的意義
(一)節(jié)約信息收集成本,提高管理效率。傳統(tǒng)的檔案搜集工作程序,從提交申請(qǐng)開始,經(jīng)各部門的審批簽發(fā)到正式建檔需要經(jīng)由多個(gè)環(huán)節(jié),若某一環(huán)節(jié)因其他工作事由不能及時(shí)到場(chǎng)審批,就無(wú)法進(jìn)入下一環(huán)節(jié),從而導(dǎo)致周期較長(zhǎng)。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)收集和填報(bào)檔案信息,通過無(wú)紙化辦公方式,資料提交人員依照規(guī)范格式向檔案信息系統(tǒng)登記上傳信息,資料管理人員向各部門報(bào)送審閱和簽發(fā)信息,各部門可以不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束,隨時(shí)登錄進(jìn)行審批簽發(fā),極大程度地縮減收集信息的經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本,簡(jiǎn)化工作流程,提高企業(yè)管理效率。
(二)資料管理更為便利。紙質(zhì)資料由于長(zhǎng)期積壓,容易出現(xiàn)檔案堆放錯(cuò)亂,分類排列不縝密的問題。同時(shí),若個(gè)別檔案資料借閱后不及時(shí)歸還或借閱程序不規(guī)范,會(huì)對(duì)管理人員清查檔案資料帶來極大的不便。因而,將檔案資料數(shù)字化后建成信息數(shù)據(jù)庫(kù),將檔案信息進(jìn)行整理、分類、整序和排列,通過搜索關(guān)鍵詞等信息,管理人員可以在信息化管理系統(tǒng)迅速查詢所需檔案信息,及時(shí)掌握檔案資料借閱和歸還狀態(tài),極大地提高資料管理效率。
(三)信息內(nèi)容的長(zhǎng)效保存。隨著資料信息的不斷更新和補(bǔ)充,受限于紙質(zhì)資料存儲(chǔ)對(duì)場(chǎng)地空間的容納率的客觀要求,資料存儲(chǔ)用地逐漸增加,對(duì)年久的資料進(jìn)行定期銷毀。同時(shí),由于紙質(zhì)資料不能受潮、近火等特點(diǎn),極易老化、破損和丟失,對(duì)保存環(huán)境條件也提出較高的要求。不同于紙質(zhì)資料的保管,數(shù)字化資料更加集成化,可以通過云存儲(chǔ)等現(xiàn)代技術(shù),利用少量的設(shè)備和很小的空間存儲(chǔ)更多的信息內(nèi)容,實(shí)現(xiàn)高密度收集,同時(shí)保障信息內(nèi)容的永久保存,不易丟失和破損。
(四)有助于信息的交互共享。傳統(tǒng)的檔案管理方式基本是依靠人員走動(dòng)進(jìn)行手工操作來實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享,煩瑣的程序以及異地的交接極大地影響了檔案信息共享的及時(shí)性,以至于因調(diào)閱信息的困難性導(dǎo)致檔案信息被閑置下來,沒有得到充分利用,失去了信息共享的效用。通過互聯(lián)網(wǎng)等信息化等技術(shù)手段,搭建檔案信息傳遞的交互平臺(tái),可以有效實(shí)現(xiàn)與各級(jí)檔案中心的信息內(nèi)容的交互傳遞,通過數(shù)據(jù)信息共享,保證信息更新的及時(shí)性,便于相關(guān)部門及時(shí)掌握信息,推進(jìn)后續(xù)工作的開展。
二、檔案管理信息化建設(shè)的主要問題
(一)信息資源收集途徑不一,增加信息整理的難度。檔案信息的收集途徑主要來自個(gè)人和各部門,對(duì)信息類別理解不一致以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不一,導(dǎo)致收集的信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)不閉合、不完整,甚至是矛盾的情況,從而只得進(jìn)行二次篩查和甄別,提高了信息整理的工作難度。同時(shí),由于各部門上報(bào)數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一,數(shù)據(jù)入庫(kù)后無(wú)法在共享平臺(tái)正常顯示,失去了信息的共享效用。
(二)忽視對(duì)檔案信息的日常更新管理,失去信息的時(shí)效價(jià)值。企業(yè)檔案信息通常包含企業(yè)員工人事、企業(yè)財(cái)務(wù)、企業(yè)設(shè)備、專項(xiàng)固定資產(chǎn)、行政綜合類等信息。其檔案信息的特點(diǎn)就是會(huì)不斷更新,而檔案信息的價(jià)值正體現(xiàn)于時(shí)效性。因此,管理人員需要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和完善。若在企業(yè)重要決策時(shí)無(wú)法提供準(zhǔn)確信息,便失去了信息的時(shí)間價(jià)值,也失去了檔案信息管理的意義,信息的不對(duì)稱甚至?xí)`導(dǎo)企業(yè)做出錯(cuò)誤決策,造成重大損失。
(三)忽視檔案信息的安全管理工作。檔案信息化建設(shè)必將應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)。若檔案信息管理系統(tǒng)未建設(shè)完善的防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等,未對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)級(jí)別的加密和權(quán)限管理,極易遭遇黑客入侵或者病毒侵犯,從而發(fā)生網(wǎng)絡(luò)信息泄密或丟失等問題,使企業(yè)和個(gè)人面臨安全威脅,甚至造成巨大損失。
(四)忽視檔案管理人員隊(duì)伍的梯隊(duì)建設(shè)。大多數(shù)企業(yè)的檔案管理部門人員數(shù)量較少,且一旦人員崗位固定,很少引進(jìn)新的人員。對(duì)于聘用人員的專業(yè)要求門檻較低,通常選擇具有一定管理經(jīng)驗(yàn)、相對(duì)細(xì)心負(fù)責(zé)的人員擔(dān)任。檔案管理人員雖經(jīng)過長(zhǎng)期的紙質(zhì)檔案管理工作積累了豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和方法,但并不一定能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作。運(yùn)用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案信息管理,不僅要熟悉檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)要求,還要熟練掌握檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用以及一定的數(shù)據(jù)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備。一旦檔案管理人員滿足于當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理工作的現(xiàn)狀,很難激發(fā)其接受新技術(shù)、新知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用,一些檔案管理人員隊(duì)伍的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理嚴(yán)重阻滯了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
三、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施
(一)加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。加快檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)工作是檔案信息化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)必須要貼合國(guó)家信息管理標(biāo)準(zhǔn)以及上級(jí)管理部門信息管理標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)要根據(jù)企業(yè)自身工作特點(diǎn)和未來的發(fā)展需要制定完善合理的檔案信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度,要確保信息數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、檔案管理信息系統(tǒng)、查閱交互平臺(tái)等方面的統(tǒng)一設(shè)定,嚴(yán)格要求企業(yè)各部門人員數(shù)據(jù)按標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行采集和傳遞,加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)督管理工作,防止數(shù)據(jù)采集途徑不一導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不閉合或矛盾等問題,同時(shí)防止因?yàn)閿?shù)據(jù)格式的差異所造成的數(shù)據(jù)傳輸失敗、解碼出錯(cuò)等問題。保證各部門之間的數(shù)據(jù)共享,提高企業(yè)和各級(jí)部門管理工作的效率。
(二)加強(qiáng)檔案資料的日常更新管理工作。由于檔案資料的類別繁多,檔案管理人員不僅要在資料信息收集和登記時(shí)做好分類排序工作,還需與各部門和人員積極溝通,定期對(duì)企業(yè)人員檔案信息是否發(fā)生變化、工作資料是否進(jìn)行過修改等情況進(jìn)行核實(shí)查證,對(duì)原有信息進(jìn)行及時(shí)更新和完善,確保檔案資料信息的準(zhǔn)確性和可靠性。
(三)重視信息網(wǎng)絡(luò)安全管理工作。企業(yè)管理層要加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí),制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度和安全監(jiān)督機(jī)制,定期進(jìn)行檔案信息安全管理檢查,對(duì)檔案信息的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理明確,各類檔案信息的保密級(jí)別,通過開展宣傳講座或培訓(xùn)等形式提升各部門工作人員的安全防范意識(shí)。伴隨信息技術(shù)的進(jìn)步,黑客的竊密技術(shù)以及病毒的隱蔽技術(shù)也在快速發(fā)展,即使企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)已設(shè)置防火墻以及數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等,仍需實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案信息使用情況,定期升級(jí)和更新網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)技術(shù),在保障上級(jí)部門和企業(yè)管理部門對(duì)檔案信息利用需求的同時(shí),高度警惕網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒入侵導(dǎo)致檔案信息丟失或泄密的隱患。
(四)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)和人員引進(jìn)。檔案管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的重要執(zhí)行者,決定著檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率,是信息化建設(shè)順利進(jìn)行的根本保障。而傳統(tǒng)的工作形勢(shì)下,部分企業(yè)檔案管理部門工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)能力不足,缺乏對(duì)新興技術(shù)知識(shí)及時(shí)更新的敏銳性,因此,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)難以有效推進(jìn)。企業(yè)必須重視檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高,合理組建檔案管理人員隊(duì)伍,積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)專業(yè)、通信工程專業(yè)等相關(guān)人員。定期開展檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)工作,讓管理人員明確重視檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性,不斷提高自身計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí),了解信息化技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢(shì),強(qiáng)化信息安全防范意識(shí),保障企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的有效推進(jìn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的重要組成部分,檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性可以作為衡量企業(yè)管理水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)。高質(zhì)量的檔案管理工作有助于企業(yè)經(jīng)營(yíng)者及時(shí)掌握企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)狀況,適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略,為企業(yè)決策提供支撐依據(jù),也有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果通過數(shù)據(jù)及時(shí)展示,增強(qiáng)與企業(yè)有關(guān)合作方和地方政府的認(rèn)可度,為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此,企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于提升現(xiàn)代企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合自身企業(yè)特點(diǎn),加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè),加強(qiáng)信息日常更新管理,重視檔案管理人員培訓(xùn)和信息網(wǎng)絡(luò)安全等方面的工作,為企業(yè)提高管理效率、安全長(zhǎng)效發(fā)展提供重要保障。
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