檔案信息化建設在醫(yī)院人力資源管理中的作用

■田云峰 王 偉 杜姍姍/泰安市中心醫(yī)院

人事檔案指的是人事管理中形成的一種記錄文件，這些文件中真實的反映出個人的政治面貌、個人經(jīng)歷以及品格作風等問題，是醫(yī)院進行人員選拔、調(diào)動、聘用等人事管理方面的重要依據(jù)，也是人才信息的主要存儲方式。醫(yī)院的高學歷、高職稱人才比較多，人事檔案內(nèi)容也比較復雜，通過人力資源檔案的信息化管理有利于人力資源開發(fā)和服務，對醫(yī)院人才管理以及素質建設等都具有重要作用。

一、醫(yī)院人力資源管理檔案信息化建設的作用

(一)提升人力資源管理效率

醫(yī)院傳統(tǒng)人力資源管理工作中主要采用手工方式對人力資源資料的收集、歸檔和管理，在工作實施中需要投入大量的人力、物力和財力，而且工作效率低，工作內(nèi)容繁復，難以適應新時期人力資源管理要求。隨著人力資源檔案管理的信息化發(fā)展，使得檔案管理人員能夠從繁雜的人工勞動中解脫，在人事檔案信息查詢、統(tǒng)計等方面都更加便捷，降低檔案管理人員的工作量，提升人力資源管理效率。

(二)有利于人力資源信息整合與共享

通過人力資源信息化建設有利于對醫(yī)院各個科室醫(yī)務人員信息的整合，醫(yī)院中包含多個科室，包括醫(yī)務科、護理科、人事科、財務科等。不同部門人力資源的信息如果處于分散的狀態(tài)，都保存在各自的科室中容易使管理人員無法對醫(yī)院中各類人員的情況進行全面掌握。人力資源信息化管理能夠促進醫(yī)院領導對全員人才隊伍整體情況的了解，做好醫(yī)院各科室人員調(diào)整和資源分配工作，保證人力資源信息服務的及時性、全面性和可靠性。同時充分發(fā)揮人力資源管理檔案在人才的選拔、考察以及人力資源隊伍建設等方面的作用。

(三)保證人力資源管理工作的高效化

人力資源管理工作并不是一種靜止、一次性的管理方式，而是隨著時間發(fā)展不斷增長和補充的形式。通過人力資源檔案管理信息化發(fā)展，能夠實現(xiàn)人力資源檔案管理的網(wǎng)絡化、數(shù)字化建設，保證人力資源數(shù)據(jù)庫全面、可靠、系統(tǒng)化發(fā)展，保證人力資源管理工作的立體化、動態(tài)化發(fā)展。

二、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理的問題

(一)信息化制度不完善

人力資源檔案是能夠對一個人簡歷、經(jīng)歷以及工作情況等各個方面進行全面反應和記錄的一種原始材料，其自身具有機密性、現(xiàn)實性以及動態(tài)性的特點，為了保證人力資源信息采集的準確性、客觀性和及時性，必須要做好對信息來源的安全錄入和信息保密，保證人力資源管理工作的規(guī)范化和制度化。但是在實際工作開展過程中，由于人力資源檔案涉及到的部門比較多，信息來源復雜，使得信息錄入過程中隨意性加強，導致信息不完整。此外，由于信息的保密意識以及安全意識不足，無法按照程序進行操作和數(shù)據(jù)備份，導致人力資源信息檔案管理中存在嚴重的安全隱患。

(二)軟件建設不完善

隨著內(nèi)外環(huán)境的發(fā)展，市場經(jīng)濟的變化，檔案工作呈現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，檔案工作面臨很多要求和考驗，而一部分醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗和方式，導致檔案工作實效性不強，這也是軟件建設不足的主要體現(xiàn)。另一方面，科學技術的發(fā)展使得人力資源檔案信息管理系統(tǒng)得到普遍應用，人力資源管理軟件中融入了醫(yī)院員工的基本信息，包括個人經(jīng)歷、學歷、學位、調(diào)動以及技術支撐等方面的內(nèi)容，雖然通過信息化建設提升人力資源信息管理的效率和能力，但是功能不健全，數(shù)字化能力低，存在信息重復錄入和重復管理情況，因此這些軟件在使用功能方面只體現(xiàn)在對簡單報表的編制以及相關檔案信息的查詢。

(三)檔案信息數(shù)據(jù)庫維護不及時

醫(yī)院人力資源檔案管理工作是動態(tài)性的形式，會隨著醫(yī)院人力資源的變動不斷的更新和補充，因此人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫也是一個動態(tài)變化的形式，檔案管理人員需要做好對數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的更新工作，包括學習進修、工資晉升以及年度考核等，并保證信息的真實性、準確性。但是在實際的工作中檔案管理技術人員沒有結合人力資源管理數(shù)據(jù)進行補充和更新，導致檔案管理數(shù)據(jù)庫的信息無法真實反應。

三、醫(yī)院人力資源檔案信息化管理對策

通過以上分析可知，醫(yī)院人力資源檔案管理工作中仍然存在很多問題，導致醫(yī)院人力資源信息化管理工作難以有效落實，因此需要結合這些問題采取相應的解決對策，提升人力資源檔案管理工作效率。

(一)加強對人力資源工作機制的完善

醫(yī)院人力資源檔案管理工作中，需要從技術、管理以及業(yè)務三個不同的方向對檔案信息化管理的流程和體系進行規(guī)范，保證人力資源檔案管理信息的全面性和準確性，使電子信息在收集、分類、存儲等環(huán)節(jié)都能夠做到有據(jù)可依。第一，做好醫(yī)院人力資源檔案管理信息的采集和錄入制度完善工作，同時在檔案信息的錄入和采集過程中都需要保證規(guī)范性，并對檔案信息資源庫的內(nèi)容進行豐富和完善；第二，加強對檔案信息系統(tǒng)的管理和定期維護，保證檔案信息數(shù)字化管理工作的規(guī)范化，使檔案信息化系統(tǒng)能夠可靠、規(guī)范運行，同時保證系統(tǒng)管理的統(tǒng)一性；第三，制定安全的線上查詢、保密制度，完善保密體系，保證人力資源管理系統(tǒng)的安全性、可靠性。

(二)加強信息化系統(tǒng)平臺的健全

醫(yī)院人力資源檔案管理信息化建設中必須要先建立一個規(guī)范的、統(tǒng)一管理系統(tǒng)。當前醫(yī)院人力資源管理工作中信息化建設的依據(jù)主要以《信息結構體系》為基礎，同時也對人力資源檔案管理系統(tǒng)的建設提出更高要求。醫(yī)院人力資源檔案管理系統(tǒng)的選購和開發(fā)過程中，必須要嚴格按照標準和規(guī)范進行，結合單位的具體情況，盡可能采取更科學、合理的人力資源管理系統(tǒng)，并按照標準要求對信息系統(tǒng)進行升級和完善，使人力資源管理系統(tǒng)中能夠包含人力資源中基本的信息、檔案目錄數(shù)據(jù)以及檔案數(shù)據(jù)的采集、管理、查閱等功能模塊。此外，還可以加入一些考勤管理、合同管理等方面的功能模塊。

(三)做好信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)范

醫(yī)院人力資源檔案信息化管理工作中信息數(shù)據(jù)庫建設是基本的設備，人力資源檔案信息化系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)形式，必須要進行定期維護、更新，保證人力資源檔案信息管理的真實性和準確性，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的作用。同時規(guī)范、完善的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫建設中，需要保證檔案信息的真實性和完整性，才能夠保證人力資源檔案查詢、管理以及分析工作的有效開展。提升醫(yī)院人力資源管理工作的質量和效率，為人力資源工作的開展提供現(xiàn)代化服務。

四、結語

綜上所述，人力資源檔案管理在醫(yī)院管理中具有非常重要的作用，是醫(yī)院各個科室人員入職、離職、晉升、評職稱等方面的重要依據(jù)。其中記錄著醫(yī)院人力資源的基本信息以及成長經(jīng)歷。但是傳統(tǒng)人力資源檔案管理中主要采用的為人工管理方式，管理效率和質量不足，而且準確性不強，隨著信息化建設，醫(yī)院人力資源檔案管理工作的質量和效率有所提升，但是從當前情況來看，其中仍然存在很多問題，還需要針對這些問題提出相應的解決對策，從而推動該項工作的可持續(xù)發(fā)展與進步。