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      新時(shí)代高校辦公室管理方法探究

      2020-11-22 19:13:49西南交通大學(xué)李雪梅
      辦公室業(yè)務(wù) 2020年18期
      關(guān)鍵詞:職能辦公室管理工作

      文/西南交通大學(xué) 李雪梅

      一、高校辦公室管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

      高校辦公室是高校對(duì)外工作的一個(gè)窗口,其工作效率的高低不僅事關(guān)高校形象,也是整個(gè)高校管理工作中的重要一環(huán)。但就目前的狀況來(lái)看,高校辦公室的管理普遍存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題:

      (一)辦公室的職能定位缺失。高校辦公室的管理工作,涉及高校各項(xiàng)工作的調(diào)度規(guī)劃,與高校各項(xiàng)具體工作的有序開(kāi)展息息相關(guān)。但在實(shí)際工作中,很多高校辦公室往往對(duì)自身的職能定位有所缺失,對(duì)行政管理工作缺乏認(rèn)識(shí),最終使自身成為了一個(gè)“服務(wù)生”角色。由于在實(shí)際的工作中,高校辦公室對(duì)管理工作缺乏足夠重視,以至于很多校內(nèi)職員都將高校辦公室當(dāng)成后勤部門(mén),將大量瑣碎事物交由辦公室處理。

      (二)辦公室的制度化缺位。高校辦公室工作人員,往往被當(dāng)成是“服務(wù)員”的角色,在管理工作中往往被擺到從屬地位。這一方面是由于對(duì)辦公室的職能定位有所偏頗,另一方面是由于辦公室制度的缺位所導(dǎo)致的。很多高校辦公室的制度建設(shè)較為滯后,在很多具體事物的處理上,往往權(quán)責(zé)不分、獎(jiǎng)懲制度也不完善,這就導(dǎo)致“做得好的沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì),做不好的有人批評(píng)”,以至于無(wú)法樹(shù)立辦公室員工的主人翁地位,也導(dǎo)致了日常工作中的散漫作風(fēng)。

      (三)管理觀念陳舊導(dǎo)致效率低下。高校辦公室的管理工作,具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性。其不僅涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛,其業(yè)務(wù)流程也十分復(fù)雜,同時(shí)對(duì)具體工作執(zhí)行也有不同的需求,使得日常的辦公室管理工作十分龐雜難解。雖然辦公室人員都能認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的積極意義,但在具體的管理細(xì)節(jié)中,卻由于事態(tài)復(fù)雜,執(zhí)行難度較高等各種問(wèn)題的存在,加上權(quán)責(zé)不清的制度缺陷,很多辦公室人員容易出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)淡薄、工作隨意疏忽的情況,導(dǎo)致了辦公室管理效率的低下,在很大程度上影響了學(xué)校教育質(zhì)量的提升。

      二、高校辦公室的職能定位

      高校辦公室管理工作對(duì)高校管理效率的提升具有重要意義,要避免上述高校辦公室管理工作中的問(wèn)題,就必須對(duì)辦公室管理職能進(jìn)行精準(zhǔn)定位,從而讓每個(gè)辦公室人員了解自身職責(zé),激發(fā)工作活力,促進(jìn)辦公室管理工作的有序進(jìn)行。高校辦公室管理工作的職能定位主要包括以下幾個(gè)部分:

      (一)政治管理職能。高校辦公室具有一定的行政管理職能,其主要表現(xiàn)在對(duì)高校的政策制度的落實(shí)與執(zhí)行上。高校辦公室不僅要積極按照上級(jí)部門(mén)的要求,落實(shí)好各項(xiàng)政策制度,還要在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下,開(kāi)展好相應(yīng)的校務(wù)工作。這就要求辦公室人員必須具備良好的政治素養(yǎng),在黨政機(jī)關(guān)和院校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下,開(kāi)展各種活動(dòng)。

      (二)統(tǒng)籌規(guī)劃職能。高校辦公室是高校的重要行政部門(mén),涉及高校行政運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面,其事物繁雜、牽連甚廣。不僅要處理好校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù),還要對(duì)全校師生的日常教學(xué)及科研活動(dòng)進(jìn)行合理安排。這就要求辦公室必須具備良好的統(tǒng)籌規(guī)劃能力,對(duì)校內(nèi)各種問(wèn)題、各種矛盾,進(jìn)行整合協(xié)調(diào),避免因問(wèn)題處理不及時(shí),造成各項(xiàng)工作的延誤。

      (三)行政服務(wù)職能。服務(wù)于廣大高校師生,是高校辦公室日常工作的主要內(nèi)容之一。要做好服務(wù)師生這一具體內(nèi)容,就必須明確自身的行政服務(wù)職能。通過(guò)辦公室人員的服務(wù)意識(shí)培養(yǎng),不斷創(chuàng)新服務(wù)理念、更新優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容,從而提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量。此外,高校辦公室人員還要積極運(yùn)用科學(xué)觀念,指導(dǎo)日常工作的開(kāi)展,為學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教研以及政策校規(guī)的實(shí)施,提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。

      三、高校辦公室管理效率的提升策略

      (一)建立完善的高校辦公室行政管理制度。要想提升高校辦公室的管理效率,必須首先建立起良好管理制度。建立良好的制度,不僅能促進(jìn)高校辦公室工作的制度化管理和規(guī)范化運(yùn)營(yíng),還能有效提升辦公室管理水平。需要注意的是,在建立健全辦公室管理制度的過(guò)程中,各種規(guī)章制度的制定與完善,要充分考慮到實(shí)際工作中的問(wèn)題,并協(xié)調(diào)好各方面的利益。同時(shí),領(lǐng)導(dǎo)者還要做好監(jiān)督管理職責(zé),以確保制度的有效落實(shí),避免權(quán)責(zé)不清造成的遇事推諉。此外,還要制定良好的考核制度與激勵(lì)制度??茖W(xué)規(guī)范的考核制度與激勵(lì)制度,對(duì)規(guī)范辦公室人員的日常工作、激發(fā)辦公室人員的工作熱情,都具有十分重要的意義。

      (二)引進(jìn)高效的辦公室硬件管理設(shè)備。隨著時(shí)代的發(fā)展,高校辦公室的管理工作日趨復(fù)雜與繁瑣。這就給日常的辦公室管理工作帶來(lái)了更多挑戰(zhàn),使辦公室工作效率也變得低下,很多管理細(xì)節(jié)容易出現(xiàn)紕漏。針對(duì)這一問(wèn)題,高校辦公室需要樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念,并積極引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化辦公設(shè)備,通過(guò)辦公室的自動(dòng)化改造與革新,幫助工作人員提升工作效率。在具體的辦公自動(dòng)化實(shí)施層面,辦公室可引進(jìn)投影設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備以及自動(dòng)化辦公設(shè)備等,促進(jìn)整個(gè)辦公室的自動(dòng)化運(yùn)行。此外,還應(yīng)該積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),通過(guò)辦公室系統(tǒng)接入校園網(wǎng)、個(gè)人網(wǎng)及服務(wù)器的形式,實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)辦公的網(wǎng)絡(luò)化,為日常管理工作的便捷高效,奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

      (三)提高辦公室人員的政治素養(yǎng)及工作熱情。高校辦公室在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的支持下運(yùn)行。因此高校的辦公室管理,離不開(kāi)黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。在日常的工作當(dāng)中,辦公室人員要明確自身政治立場(chǎng),確保其行為符合黨的精神,確保日常工作與決策部署,都與國(guó)家的大政方針保持一致。此外,高校辦公室人員還要積極堅(jiān)持社會(huì)主義核心價(jià)值觀,做到愛(ài)崗奉獻(xiàn)、積極進(jìn)取,熱情高效地投身到高校行政管理工作中,做好模范帶頭作用。

      (四)構(gòu)建良好的學(xué)習(xí)氛圍和管理培訓(xùn)制度。目前的高校辦公室管理工作中,雖然辦公室人員會(huì)在日常進(jìn)行交流與學(xué)習(xí),但這種自發(fā)性、偶然性的學(xué)習(xí),能夠取得的提升十分有限。許多有想法的辦公室人員,并不能在這樣的環(huán)境中獲得系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)與提升。因此,高校要積極認(rèn)清形勢(shì),并通過(guò)建立良好的培訓(xùn)制度建設(shè),引導(dǎo)辦公室良好學(xué)習(xí)氛圍的建立。同時(shí),要根據(jù)辦公室管理工作的具體情況,針對(duì)性開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)工作,讓日常的管理學(xué)習(xí)成為常態(tài),打造良好的行政管理學(xué)習(xí)環(huán)境。辦公室人員也要抱著學(xué)以致用的精神,將所學(xué)到的知識(shí)實(shí)踐于日常的工作之中,并在實(shí)踐之中豐富完善所學(xué)知識(shí)。

      四、結(jié)語(yǔ)

      隨著時(shí)代的發(fā)展變化,高校辦公室的管理工作也日趨復(fù)雜,面對(duì)更加復(fù)雜的工作環(huán)境,高校及辦公室人員要積極把握新形勢(shì)下的新特點(diǎn),不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步,以確保自身發(fā)展符合社會(huì)趨勢(shì),為高校辦公室工作的高效運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。高校也應(yīng)通過(guò)良好的制度建設(shè)和管理工作,明晰辦公室人員的相關(guān)權(quán)責(zé),并通過(guò)良好的激勵(lì)政策激勵(lì)相關(guān)人員的學(xué)習(xí)與工作熱情,促進(jìn)高校管理工作有序開(kāi)展。

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