現(xiàn)代化醫(yī)院管理須加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

文/新疆和田地區(qū)人民醫(yī)院 李玉芳

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案是醫(yī)院活動(dòng)的原始記錄，是決策的基礎(chǔ)。伴隨著信息時(shí)代的到來，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質(zhì)資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費(fèi)人工，而且極易出錯(cuò)。雖然醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)會(huì)給醫(yī)院帶來巨大的挑戰(zhàn)，不僅要更改工作模式，引進(jìn)先進(jìn)計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)型技術(shù)人員，還要保證整個(gè)系統(tǒng)的維護(hù)，勢必會(huì)帶來巨大的成本。但是，信息化建設(shè)也會(huì)為醫(yī)院檔案管理帶來新的發(fā)展趨勢和發(fā)展機(jī)遇，其長遠(yuǎn)意義遠(yuǎn)大于初期建設(shè)成本。

一、醫(yī)院檔案特點(diǎn)

（一）決策依據(jù)和發(fā)展參考。第一，醫(yī)院檔案為醫(yī)院的發(fā)展提供了依據(jù)。醫(yī)院檔案全面、準(zhǔn)確地反映了醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀以及日?；顒?dòng)。醫(yī)院管理人員可以依據(jù)這些資料進(jìn)行決策，制定符合醫(yī)院本身特點(diǎn)的制度以及未來發(fā)展規(guī)劃。第二，醫(yī)院人力資源豐富，人事檔案信息巨大，醫(yī)院管理人員可依據(jù)檔案信息進(jìn)行人才培養(yǎng)、人員培訓(xùn)和篩選。第三，醫(yī)院的業(yè)務(wù)檔案包含了醫(yī)院業(yè)務(wù)活動(dòng)的翔實(shí)記錄，是總結(jié)工作、發(fā)現(xiàn)工作中不足的重要參考。第四，醫(yī)院內(nèi)的檔案具有很高的保密性，例如病例檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等，設(shè)備檔案、都是醫(yī)院的核心所在。

（二）科學(xué)管理的集中體現(xiàn)。醫(yī)院的管理水平集中表現(xiàn)在檔案建設(shè)中。檔案建設(shè)的完備與否，直接反應(yīng)工作成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。醫(yī)院管理者可以通過檔案，了解醫(yī)院的活動(dòng)和日常經(jīng)營工作，從中發(fā)現(xiàn)指導(dǎo)持續(xù)改進(jìn)問題。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端

（一）醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視。醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院的“幕后”工作，相對于財(cái)務(wù)、人事、臨床、門診等其他部門，其工作未受到足夠重視。有很多的醫(yī)院建立了醫(yī)護(hù)站，通過互聯(lián)網(wǎng)的HIS系統(tǒng)對醫(yī)院的各個(gè)部門進(jìn)行信息化管理，使醫(yī)護(hù)人員和患者均可以共享醫(yī)療資源。但是大部分醫(yī)院的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡單，所以有些從業(yè)人員在工作中經(jīng)常會(huì)消極怠工；另外，有些醫(yī)院會(huì)雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為欠缺，不能有效挖掘檔案中潛在的價(jià)值。這種情況的產(chǎn)生，是由于落后的管理理念與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)發(fā)生沖突，從而產(chǎn)生了影響醫(yī)院發(fā)展的重大矛盾。

（二）醫(yī)院檔案的價(jià)值無法體現(xiàn)?，F(xiàn)如今醫(yī)院的檔案數(shù)量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中可用的、有價(jià)值的資料也呈現(xiàn)遞增趨勢，醫(yī)院檔案的服務(wù)范圍逐漸擴(kuò)大。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理雖然能夠節(jié)省一定的空間，較為方便保存與查閱，但是并不能與信息技術(shù)媲美。在信息化時(shí)代的當(dāng)下，如何將檔案中的信息進(jìn)行創(chuàng)新與挖掘、如何利用檔案更好地進(jìn)行管理與服務(wù)是各大醫(yī)院應(yīng)當(dāng)思考的問題。

三、信息化建設(shè)對醫(yī)院檔案管理的必要性

隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當(dāng)秉承服務(wù)于醫(yī)院管理和持續(xù)發(fā)展的理念，其全面、準(zhǔn)確地反映了醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀與日?；顒?dòng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)這些資料進(jìn)行決策，制定符合醫(yī)院定位的制度以及發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)，根據(jù)人事檔案，可進(jìn)行人才培養(yǎng)、選拔與刪減。此外，醫(yī)院業(yè)務(wù)檔案中包含了業(yè)務(wù)活動(dòng)的翔實(shí)記錄，是總結(jié)工作的重要參考。為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案的作用，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)打開新局面。

（一）檔案存儲(chǔ)便捷。在傳統(tǒng)的醫(yī)院管理中，其檔案資料以紙質(zhì)資料為主。第一，紙質(zhì)資料無法隨意流通于各個(gè)部門，不方便上級下達(dá)命令，下級反饋工作。第二，紙質(zhì)資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會(huì)造成信息記錄不及時(shí)，影響工作效率。第三，紙質(zhì)資料在查詢時(shí)多有不便，其參考性和實(shí)用性大大降低。第四，紙質(zhì)資料容易丟失，造成嚴(yán)重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質(zhì)檔案所遇到的問題。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)記錄圖書館各項(xiàng)信息，并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息進(jìn)行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時(shí)性、靈活性、準(zhǔn)確性、完整性等特點(diǎn)。醫(yī)院管理者可直接利用檔案管理系統(tǒng)查找所需信息，同時(shí)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作安排和工作結(jié)果驗(yàn)收。

（二）節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，需要很大的空間存儲(chǔ)重要的檔案資料，在借閱和參考時(shí)，相關(guān)人員要登記信息。此外，對于龐大的醫(yī)院檔案信息，需要專業(yè)的醫(yī)院管理人員對檔案進(jìn)行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護(hù)。這種檔案管理模式需要較多的財(cái)力、物力和人力。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，只需要計(jì)算機(jī)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，便可對數(shù)量巨大的醫(yī)院檔案進(jìn)行有序管理，大大節(jié)省醫(yī)院的運(yùn)營成本。

（三）拓寬服務(wù)范圍。信息化社會(huì)中，人們對于各類信息的需求日益迫切，醫(yī)院檔案管理工作既要面對政府管理部門、社會(huì)各方利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對性地為病患者提供醫(yī)療服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)學(xué)的研究、醫(yī)院經(jīng)營以及醫(yī)院管理活動(dòng)變得越來越復(fù)雜，也越來越離不開信息，對檔案中文字信息的需求也轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案中文件、圖書、聲像、檢索資料等的綜合需求。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代信息化技術(shù)加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)資源共享，對檔案實(shí)行統(tǒng)一化管理，合理開發(fā)檔案信息，并且注重反饋，通過對反饋信息的分析和研究，提高檔案資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。

四、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的辦法

（一）樹立信息化管理理念。醫(yī)院檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念。在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在堅(jiān)持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對外檔案公開透明，檔案記錄實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合。

（二）完善信息化檔案管理系統(tǒng)。目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于檔案工作之中，為檔案工作注入新的活力。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案工作，應(yīng)做好如下幾點(diǎn)：第一，要建立檔案網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用服務(wù)，建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。第二，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集有很大的差異，電子文件通過下載和上傳就可以完成檔案收集工作，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作容器，第一時(shí)間收集資料，并在檔案館的服務(wù)器上歸檔。第三，開展在線服務(wù)。開展原生電子文件在線歸檔，通過加強(qiáng)檔案的前端控制和全程管理，使檔案工作提前介入文件形成之初，確保檔案收集齊全完整、檔案管理安全規(guī)范、檔案利用高效有序，積極探索建立“一站式”檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)，構(gòu)建“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的服務(wù)模式?，F(xiàn)代化信息技術(shù)能否在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮最大價(jià)值，主要取決于信息化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是否完善。例如在最基本的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)上，應(yīng)該全面考慮網(wǎng)站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。檔案管理網(wǎng)頁中要突出醫(yī)院特色，檔案分類合理，內(nèi)容齊全。此外，可以增加郵箱鏈接，主要用于患者與醫(yī)院的交流。同時(shí)，可以增加投訴信箱，從患者反饋中挖掘提高醫(yī)院管理的有效信息。

（三）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。信息化建設(shè)首先要求醫(yī)院具有信息化的網(wǎng)絡(luò)和設(shè)施。從硬件來說，硬件是信息化建設(shè)的必要條件，醫(yī)院信息化建設(shè)需要有專門的電腦、服務(wù)器、打印設(shè)備、掃描設(shè)備；軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來說，需要有適合自身的辦公系統(tǒng)和辦公平臺(tái)，制定符合工作目標(biāo)的工作流程，并且建設(shè)相關(guān)的工作部門，注意部門與部門之間的銜接。

（四）完善管理制度。在有了基礎(chǔ)的硬件與軟件支撐的條件下，醫(yī)院要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)。首先，在檔案收集機(jī)制中，醫(yī)院要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息庫，將檔案以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)規(guī)范檔案格式，例如標(biāo)明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便進(jìn)行檢索，并鼓勵(lì)醫(yī)護(hù)人員及其他工作人員按照規(guī)范的格式上傳檔案。其次，在醫(yī)院檔案信息化服務(wù)機(jī)制中，醫(yī)院要明確規(guī)定信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)檔案管理和查詢網(wǎng)站，分別對應(yīng)醫(yī)護(hù)人員和患者。檔案管理網(wǎng)站要求工作人員主動(dòng)上傳數(shù)字化檔案。檔案查詢網(wǎng)站需提供在線查詢功能，允許用戶在網(wǎng)站上進(jìn)行下載、復(fù)印、查詢和借閱。

（五）精益化管理。精益化管理的本質(zhì)是對戰(zhàn)略和目標(biāo)分解細(xì)化和落實(shí)的過程。第一，要將檔案服務(wù)做好、做精，同時(shí)要準(zhǔn)確信息和決策、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和計(jì)算、準(zhǔn)確時(shí)間銜接和正確的工作方法，此外，要注意操作細(xì)化、管理和服務(wù)細(xì)化，特別是執(zhí)行細(xì)化，將執(zhí)行的工作細(xì)化到每一個(gè)人、每一件事，最后就是嚴(yán)格執(zhí)行和追責(zé)。醫(yī)院檔案精益化管理首先需要建立健全的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，以此作為體系的支撐。第二，要通過標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化工作。第三，要實(shí)現(xiàn)目視化管理，使各種管理情況一目了然，提高管理效率。

五、結(jié)語

醫(yī)院檔案的作用是真實(shí)地記載醫(yī)院的發(fā)展軌跡，記錄醫(yī)院的日常活動(dòng)和重大改革。醫(yī)院檔案的作用，在于為醫(yī)院管理者提供決策參考和發(fā)展依據(jù)。在新科技大力應(yīng)用的時(shí)代背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)作為檔案管理工作的重心，以信息化技術(shù)為動(dòng)力，積極進(jìn)行管理模式改革、工作方式創(chuàng)新、工作技術(shù)提升和人員培訓(xùn)升級，提升醫(yī)院檔案管理能力，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作新進(jìn)程，提升各項(xiàng)工作決策，更好地服務(wù)用戶，提升醫(yī)院綜合競爭力。