淺談如何規(guī)范電網(wǎng)招投標檔案“移交—接收”流程管理

馮力

【摘 ?要】在企業(yè)中，采購的每一個環(huán)節(jié)都至關(guān)重要，直接影響采購成本，為規(guī)范招投標流程，必須大力提高審計力度，這幾年招投標檔案借閱次數(shù)急劇飆升，對此規(guī)范招投標檔案管理極為重要。

【關(guān)鍵詞】招投標檔案;“移交—接收”;現(xiàn)狀及問題

引言

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)各項活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的憑證和承載體，在企業(yè)資產(chǎn)保值、增值、延續(xù)企業(yè)歷史和發(fā)展等方面具有不可或缺的地位和作用。在企業(yè)中，采購環(huán)節(jié)至關(guān)重要，隨著巡視及審計力度加大，招投標檔案借閱次數(shù)急劇飆升，對此規(guī)范招投標檔案管理極為重要。

1.目前電網(wǎng)招投標檔案的現(xiàn)狀及問題

目前按照《南方電網(wǎng)公司采購項目檔案管理業(yè)務(wù)指導書》的相關(guān)要求正式開展“規(guī)范化檔案工作”，指導業(yè)務(wù)部門人員進行系統(tǒng)條目錄入、檢查系統(tǒng)條目與檔案實物是否一，核對移交的檔案資料是否完整。在檔案“移交與接受”環(huán)節(jié)中出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的資料堆放無序，移交速度慢，檔案室歸檔效率低等情況。以下是檔案工作出現(xiàn)的幾個問題：

（1）由于指導書中流程過于簡潔，具體細節(jié)未做明確規(guī)定，在實際操作中出現(xiàn)不少問題。業(yè)務(wù)部門與檔案室在“移交—接收”環(huán)節(jié)中流程混亂，移交思路不清晰，增加部門之間的工作量，大量的時間都浪費在檔案室與部門之間的工作協(xié)調(diào)上，使得檔案工作效率低。

（2）檔案室存在部門資料移交時間不固定，接收無計劃，工作狀態(tài)被動，檔案人員工作場所分散無規(guī)律等情況，導致無法合理安排后期檔案歸檔及上架時間，以至于檔案堆積如山。

（3）根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，投標文件電子版（U盤及光盤）錄入量占總文件錄入量的57%，其中部分移交的電子文件名稱不規(guī)范，出現(xiàn)漏寫、亂寫等現(xiàn)象，不便于檔案人員接受資料。檔案人員每年花費大量的時間對投標文件電子版（U盤及光盤）進行整理、添加標簽，耗費大量人力物力，甚至容易出錯。

2.提升管理意識及規(guī)范電網(wǎng)招投標檔案管理的對策

（1）提高檔案人員綜合業(yè)務(wù)能力。由于檔案員不熟悉項目業(yè)務(wù)，對項目產(chǎn)生的具體資料一知半解，無法審核資料是否齊全。所以應(yīng)該加強檔案人員對業(yè)務(wù)的熟悉度，對項目檔案進行培訓，檔案人員不僅僅只是一個“接收員”，而應(yīng)該起到監(jiān)督作用，對移交的資料進行審核，如發(fā)現(xiàn)錯誤，及時聯(lián)系業(yè)務(wù)部門。

（2）加強中心檔案移交意識。項目負責人應(yīng)該提高檔案移交意識，只有把檔案整理齊全，做好檔案移交工作，該項目才予以完成。項目負責人對該項目是最熟知的，參與整個過程。為了今后審計檢查，應(yīng)該按時立卷，并移交檔案人員進行保管。

（3）具體實施對策：

①結(jié)合招投標檔案實際情況，制定“移交及接受”流程，明確工作思路，大大提升業(yè)務(wù)部門與檔案室的工作效率。流程如下：

②為了確保檔案室接收資料時間固定，便于后期工作順利開展，建議制定檔案接收月計劃及固定接收檔案時間。規(guī)定業(yè)務(wù)部門在每月某個時間段填寫“移交檔案月計劃表”，在月計劃表上寫明本月是否有移交的資料，如有資料移交則填寫項目名稱，預計有多少案卷。

檔案室根據(jù)每月的“移交檔案月計劃表”安排檔案人員在每月月底主動到業(yè)務(wù)部門接收資料，認真核對部門移交的檔案并進行修正調(diào)整，辦理“移交-接收”簽收手續(xù)。接受檔案之后，檔案室進行分配任務(wù)歸檔，大概每月每個人會分配到2-3批次的歸檔任務(wù)，確保當月接收的資料立刻開展后期檔案歸檔工作，及時上架。

③為加強檔案管理，便于檔案整理、移交、歸檔，希望采購業(yè)務(wù)部門在招標文件中嚴格規(guī)定投標人提交的移動存儲設(shè)備及電子光盤按下述要求進行標注：

3.結(jié)束語

檔案工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。

針對招投標檔案出現(xiàn)的問題，提出合理化的對策，進一步梳理招投標檔案管理流程，固化工作流程，減少各部門的工作量，樹立規(guī)范化長效管理意識，結(jié)合檔案實際工作，規(guī)范“移交-接受”檔案環(huán)節(jié)。便于今后審計部門查閱、審計，為各項工作的發(fā)展提供必要的原始憑證保障。