MX集團企業(yè)管理軟件實施規(guī)劃

連志翔

一、引言

MX集團涉及能源、商貿(mào)、酒店、礦業(yè)等4大板塊及8家全資子公司。目前，母子公司存在所用軟件各不相同，一個公司多套軟件并行，軟件集成情況各有差異等情況?，F(xiàn)有系統(tǒng)雖然在一定程度上能滿足集團總部內(nèi)部財務(wù)核算的要求，但從整體集團財務(wù)管理的角度進行分析，其問題主要表現(xiàn)為：如何統(tǒng)一集團財務(wù)制度，加強對分子公司的財務(wù)監(jiān)控；如何對集團資金進行有效的管理與控制；如何對集團各分子公司的資產(chǎn)進行有效管理；如何快速完成集團數(shù)據(jù)報告及各項經(jīng)營分析；如何實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動化及資金預(yù)算等功能的全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營管理模式。鑒于此，系統(tǒng)思考、全面規(guī)劃并有效落地實施集團企業(yè)信息化管理顯得尤為必要。本文從軟硬件選擇、系統(tǒng)規(guī)劃及實施計劃等維度進行詳細分析，并對應(yīng)重點關(guān)注的細節(jié)及風(fēng)險進行提示，從而為達到集團信息化預(yù)期目標提供借鑒和參考。

二、實施方案與計劃

第一，以財務(wù)模塊為依托，深化應(yīng)用，集中管控，并且分階段實施其他模塊。

一是財務(wù)模塊。鑒于MX集團情況適合采用分散式應(yīng)用、集中式管理的模式，實現(xiàn)集中式管理和遠程監(jiān)控。企業(yè)在建賬之初應(yīng)統(tǒng)一會計科目體系，并對往來單位、工程項目、組織機構(gòu)、職工等輔助核算進行統(tǒng)一管理，為使子公司能根據(jù)需要獨立核算，集團對所有單位的財務(wù)數(shù)據(jù)進行并賬處理，最終通過合并報表編制流程實現(xiàn)集團一本賬。

二是資金模塊。集團主要推行結(jié)算中心制度，可以根據(jù)各類單項資金管理審批權(quán)限劃分表，根據(jù)業(yè)務(wù)金額大小擬定審批流程，并和分步實施的資金預(yù)算掛鉤，規(guī)范業(yè)務(wù)。加強資金統(tǒng)一結(jié)算管理，保障資金結(jié)算安全、高效和穩(wěn)定。加快結(jié)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與財務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)對接，并加快業(yè)務(wù)集成接口的處理，包括開發(fā)銀行信息直聯(lián)接口、財務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)接口等。與多家銀行進行合作，實現(xiàn)付款單不落地，自動傳遞給銀行系統(tǒng)，接收銀行數(shù)據(jù)。建立和推行現(xiàn)金流量預(yù)算管理機制，以年度預(yù)算為核心，現(xiàn)金流量預(yù)算為支撐，合理安排現(xiàn)金收支的時間序列分布，提高年度預(yù)算的執(zhí)行能力，為合理編制融資計劃提供依據(jù)。

三是全面預(yù)算。全面預(yù)算通過合理分配企業(yè)的人、財、物等戰(zhàn)略資源，協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標，并與相應(yīng)的績效管理配合，以監(jiān)控戰(zhàn)略目標的實施進度，控制費用支出，并預(yù)測資金需求、利潤和期末財務(wù)狀況等。財務(wù)預(yù)算需要具有事前編制、事中控制和事后查詢分析的功能?？梢愿鶕?jù)母子公司的財務(wù)管理需要，自由選擇精細預(yù)算和粗放預(yù)算兩種方式。將預(yù)算與績效管理相結(jié)合，使公司真正對部門和員工的考核做到“有章可循，有法可依”。考慮到預(yù)算管理的實施對公司整體把握及細化執(zhí)行要求較高，建議2020年度將全面預(yù)算的重點放在制度的擬定和流程的規(guī)范上。在實施和使用過程中，前期對流程和預(yù)算制度進行熟悉及應(yīng)用，而預(yù)算目標和績效考核的評估，可以在月度現(xiàn)金預(yù)算中進行把握和實現(xiàn)。因集團能源板塊預(yù)算體系比較成熟，可以作為試點單位進行測試和試運行，其他公司通過系統(tǒng)測試后同步實施。

在資金預(yù)算方面，通過動態(tài)的現(xiàn)金流量預(yù)算和資金收支計劃實現(xiàn)對資金的精確調(diào)度，達到控制資金收入和費用的目的，從而提高預(yù)警能力，順利完成既定的計劃和部署。最終實現(xiàn)企業(yè)管理制度化，費用預(yù)算標準化，事項審批流程化，過程管理痕跡化，經(jīng)營行為規(guī)范化。

第二，由于首期信息化實施重點在于財務(wù)的集約化管理，也考慮到集團企業(yè)實施中的工作強度，建議其他模塊在第二階段以及后續(xù)實施中完成?？紤]的模塊有人力資源管理、項目管理、辦公自動化等。

人力資源管理包括人力規(guī)劃、人事管理、薪酬、保險、考勤、招聘、培訓(xùn)、考核、計件等，具體需求需要配合集團人力資源部的管理制度，以及現(xiàn)行和需要達到的管理目標擬定。由于為第二階段實施模塊，可以在第一階段實施中進行內(nèi)部調(diào)研和系統(tǒng)分析，進行需求和上線資料準備。

項目管理主要是對管理項目的全生命周期進行管理，包括項目招投標管理和項目過程管理，可針對能源公司項目部實施使用。

辦公自動化涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公，以及各種信息的溝通與傳遞。它與其他各類管理系統(tǒng)，如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)、ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)密切相關(guān)，有機整合。由于集團已經(jīng)有OA（辦公自動化）系統(tǒng)，主要考慮與其他模塊聯(lián)動的實施，并擴大應(yīng)用范圍。

三、軟件廠商及產(chǎn)品選擇

綜合考慮整個ERP軟件行業(yè)的情況，現(xiàn)主流軟件包括國外的SAP ERP軟件、Oracle ERP軟件和Axapta ERP軟件，國內(nèi)的用友、金蝶、天思、神州數(shù)碼等ERP軟件。國外ERP軟件成熟度比較高，且實施經(jīng)驗較為豐富，管理理念較為先進，但費用昂貴，且部分模塊不符合中國國情；國內(nèi)主流ERP軟件為金蝶和用友，國內(nèi)客戶覆蓋率和使用率比較高，軟件相對比較成熟，故建議在用友和金蝶兩家軟件廠商中作選擇。

用友三款產(chǎn)品包括U8、NC和U9。U8面向的客戶是成長型中小型企業(yè)，工廠在一個地點的，最明顯的優(yōu)點是效率較高；NC面向的客戶是大型企業(yè)，工廠和辦公地點可以在異地，優(yōu)點是打破地域的限制；U9適合產(chǎn)業(yè)鏈集團企業(yè)使用。

金蝶兩款產(chǎn)品包括金蝶EAS和金蝶K/3。金蝶K/3針對中小型企業(yè)ERP市場；金蝶EAS面向大中型企業(yè)，全面覆蓋企業(yè)戰(zhàn)略管理、風(fēng)險管理、集團財務(wù)管理、戰(zhàn)略人力資源管理、跨組織供應(yīng)鏈、多工廠制造和外部產(chǎn)業(yè)鏈等。

四、硬件設(shè)施選擇

系統(tǒng)上線前，必須等軟件廠商對集團調(diào)研確認好軟件產(chǎn)品后，根據(jù)軟件性能確定應(yīng)該購買何種配置的硬件。

重點考慮服務(wù)器的配置，根據(jù)負載的并發(fā)用戶數(shù)來考慮服務(wù)器的CPU（中央處理器）、內(nèi)存和硬盤，主流品牌包括HP、IBM 、LEGEND、浪潮、微軟，需要根據(jù)實施應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)庫所支持的系統(tǒng)來綜合選擇；還需考慮工作站的硬件配置、打印機、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、備份工具等。再考慮企業(yè)的實際情況，如果網(wǎng)絡(luò)情況允許，且需要考慮到今后運營管理中心成立后網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境的建設(shè)，服務(wù)器安放地址需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃決定。

五、結(jié)語

在信息數(shù)字技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)發(fā)展與信息技術(shù)的關(guān)系日益密切，企業(yè)的信息數(shù)字化創(chuàng)新日益加快，企業(yè)信息化規(guī)劃必將成為企業(yè)創(chuàng)新和發(fā)展過程中最為重要的工作，這也是企業(yè)發(fā)展的助推劑。在信息化實施過程中，應(yīng)重點關(guān)注以下幾點。

第一，企業(yè)設(shè)備存在老化現(xiàn)象，一些計算機已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化信息管理的要求，需要升級和換代。

第二，和軟件公司簽約時，需讓企業(yè)法律顧問一同參加并提供意見，簽約要談的內(nèi)容應(yīng)包括項目實施范圍、完工期間、參與人員、價格條款、付款方式、違約罰則，以及是否包干或按服務(wù)天數(shù)計費等。服務(wù)范圍也必須明確，如數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、報表開發(fā)、數(shù)據(jù)傳送、軟件開發(fā)等是否收費，費用如何收取。

第三，各部門代表必須由能作決定者參加，因為日后牽涉流程變革、資料收集各方面的事。要系統(tǒng)實施達到企業(yè)預(yù)期的效果，各部門管理者需要通力配合。

第四，建立考核機制，公司之間作考評比較，子公司內(nèi)部由財務(wù)負責(zé)人對其員工進行考核，工作表現(xiàn)出色的給予獎勵，消極怠工的給予處罰。在實施階段，大家會比較辛苦，涉及加班情況，公司應(yīng)考慮給予適當?shù)暮笄谘a給，讓員工盡量在舒適的環(huán)境中工作，提高大家的工作效率，出色地完成年度信息化目標。

第五，軟件公司一般會免去第一年的系統(tǒng)維護費用，以后需每年按軟件價格的一定比例收取維護費。簽訂合同時，需要在合同中列出軟件公司年度維護費的收取方式、金額以及增加使用站點和新建賬套的金額。