探索事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

葛利芳

寧武縣測繪管理辦公室 山西忻州 036700

隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位必須緊跟時代的腳步，及時轉(zhuǎn)變管理意識，積極發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢，加強對檔案管理的創(chuàng)新及改革，從整體上推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。在推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，需要完善事業(yè)單位的檔案制度，切實提高檔案管理人員的專業(yè)能力及素質(zhì)，為事業(yè)單位的檔案管理和發(fā)展打下良好扎實的基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作目前的情況來看，檔案的載體已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是其管理模式仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，而傳統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)只有一小部分能夠適用于當(dāng)代電子檔案管理之中，所以電子檔案的各項管理標(biāo)準(zhǔn)以及法規(guī)制度的建立，是目前急需解決的重要問題。例如，在管理技術(shù)和管理方法方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只要在使用結(jié)束之后進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、歸檔以及保存即可，不需注重其形成以及承辦的方式，而電子文件的歸檔工作則必須形成相應(yīng)的掃描流程、配備專業(yè)的電子設(shè)備，對形成的圖片要有格式、分辨率的標(biāo)準(zhǔn)要求。

1.2 檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范

在事業(yè)單位體制機(jī)制改革的大背景下，許多事業(yè)單位都開始推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。在具體的實施過程中，存在部門之間適應(yīng)性和兼容性差的情況，很難利用統(tǒng)一的檔案管理，達(dá)到多種檔案檢索和查詢的要求，無法實現(xiàn)檔案資源共享。此外，由于事業(yè)單位檔案資料涉及面大、涉及內(nèi)容多，檔案管理工作的規(guī)范和流程也較為復(fù)雜。事業(yè)單位檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，大大限制了檔案管理的信息化發(fā)展水平，使得檔案資源無法有效發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

1.3 信息化建設(shè)缺乏應(yīng)用

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的整體運行情況會直接影響整個系統(tǒng)的質(zhì)量及效率。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作都是比較片面的，還未能形成完善的信息化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)化操作平臺，從而使檔案信息化建設(shè)工作受到一定的限制。因此，事業(yè)單位需要積極開發(fā)更多的信息渠道及網(wǎng)絡(luò)平臺，找到適合自身發(fā)展的建設(shè)應(yīng)用方式，不斷對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行創(chuàng)新，以更好更快地推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)[1]。

1.4 檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏

但從目前事業(yè)單位檔案工作開展情況來看，多數(shù)檔案管理人員非相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，缺乏一定的專業(yè)管理能力。其次，檔案管理人員存在老齡化的現(xiàn)象，信息化意識薄弱，仍然習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理模式，難以適應(yīng)信息化技術(shù)下的檔案管理工作。再次，有的檔案工作人員工作認(rèn)識不到位，工作態(tài)度不端正，一定程度影響了檔案管理的質(zhì)量。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1 強化軟硬件的建設(shè)力度

首先做好軟硬件的建設(shè)力度。這樣事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)才能夠有條不紊地推進(jìn)，硬件要求逐步提升，與之對應(yīng)的配套設(shè)施也應(yīng)該愈發(fā)完善?；A(chǔ)設(shè)施完善，檔案系統(tǒng)的維護(hù)等等都離不開資金支持，所以資金投入也應(yīng)該到位，廣大事業(yè)單位將檔案信息化建設(shè)納入自身的發(fā)展計劃中，完善對應(yīng)的管理對策，此外其他部門也應(yīng)該對應(yīng)檔案信息化建設(shè)充分關(guān)注和支持，這樣檔案管理信息化建設(shè)工作才得以高效展開。

2.2 促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的完善

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)規(guī)范應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善，保障后續(xù)的管理工作水平得以提升，廣大事業(yè)單位結(jié)合自身實際制定完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)該有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，針對檔案相關(guān)的信息展開規(guī)范完整的管理，及時更新檔案資料，保障相關(guān)信息檢索的精準(zhǔn)性。其次，明確目標(biāo)的基礎(chǔ)上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經(jīng)驗，完善自身的檔案管理數(shù)據(jù)庫[2]。

2.3 提高信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平

信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及軟件是息息相關(guān)的，想要推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，必須加大對信息化建設(shè)的投入和開發(fā)，才能更好地發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢，讓檔案信息化管理得到有效地提升。事業(yè)單位可以根據(jù)自身的情況及具體工作環(huán)境，引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用設(shè)備，對事業(yè)單位檔案信息化管理進(jìn)行全方位及多元化的技術(shù)升級，為檔案信息化建設(shè)提供良好的條件。例如，事業(yè)單位可以通過數(shù)字化處理，把檔案信息進(jìn)行簡化處理成信息源，然后對全部數(shù)據(jù)進(jìn)行分析總結(jié)，大大提高檔案信息的完整性及準(zhǔn)確性。還可以進(jìn)一步開發(fā)信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行整合規(guī)劃，更好地對檔案信息進(jìn)行分類及保存，不斷提高工作效率。

2.4 提升檔案信息化安全性

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位必須注意各個環(huán)節(jié)的安全及要求，保證檔案信息在安全的環(huán)境下進(jìn)行。由于事業(yè)單位的檔案都是非常重要的信息資料，甚至?xí)婕暗揭恍╇[私信息，因此檔案信息的安全性十分重要。無論是推行檔案信息化建設(shè)還是其他項目建設(shè)，都必須確保檔案信息的安全性及完整度，以免發(fā)生不必要的損失。事業(yè)單位在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)安全檢測，或者安裝一些殺毒和防盜軟件，提高檔案信息化建設(shè)的安全性。

2.5 強化人才培養(yǎng)

為了有效提升大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作水平，有必要對檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行積極培養(yǎng)，因為檔案管理工作不僅具有一定的復(fù)雜性，且專業(yè)性極強，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作之中，需要對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行甄別和分析，為了避免數(shù)據(jù)流失和利用不充分，必須對專業(yè)水平較高的人才進(jìn)行應(yīng)用。由此可見，在大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作，有必要對創(chuàng)新型管理人才進(jìn)行培養(yǎng)[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項目等各種信息的一種重要途徑。信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高檔案管理效率成為了我們共同探究的課題。