事業(yè)單位檔案管理電子信息化存在的問題與對策分析

韓莉

吉林省遼源市東遼縣市場監(jiān)督管理局綜合執(zhí)法發(fā)大隊 吉林遼源 136200

1 事業(yè)單位檔案管理信息化管理的重要意義

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管占用空間大

需要溫濕度管控條件高，查找檔案繁瑣，保存查閱過程中對環(huán)境要求高，現(xiàn)代化電子檔案信息所占空間小，不受環(huán)境限制大大增加了檔案信息的存儲量和安全性，為事業(yè)單位的資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支撐。實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化，不僅提高了檔案的服務水平，提高了事業(yè)單位工作效率。實現(xiàn)了檔案信息遠程化傳播，促進了事業(yè)單位檔案管理的高效健康發(fā)展。經(jīng)由數(shù)據(jù)檔案在網(wǎng)絡空間內(nèi)的傳遞，也可以提高管理人員的管理質(zhì)量，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時其也可以節(jié)約管理成本。

1.2 電子檔案信息實現(xiàn)資源共享增強了檔案的綜合利用率

以往的檔案信息借閱和瀏覽極具局限性，一旦主體外借，其他人無法同時使用。使用者異地需要檔案信息更是耗費時間和人力，現(xiàn)代化電子檔案信息可以鏈接到世界任何有計算機網(wǎng)絡的區(qū)域，只要管理方授權(quán)世界各地不同人群任意時間可以隨時查閱，反復瀏覽，實現(xiàn)了資源共享，不僅節(jié)約了使用者時間，也大大提高了管理者工作效率。也最大限度保證了檔案的真實性和安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案里，如果想要查找資料時需要浪費很多的精力和時間。但是將檔案管理信息化之后，網(wǎng)絡檢索異常準確便捷，能快速精準篩選提供所需材料。

1.3 檔案信息化管理確保了檔案的真實完整與安全

以往紙質(zhì)檔案在使用者借閱過程中丟失破損現(xiàn)象時有發(fā)生，這對檔案管理都會造成無法彌補的損失。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足日益增長的時代發(fā)展需求，檔案信息化管理的實施實現(xiàn)了無接觸閱覽，被授權(quán)的使用者可以無限次復制，下載電子檔案，避免了因為檔案外借帶來的丟失破損風險。信息化條件下的檔案管理模式，可以將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)儲存在電腦或者硬盤中，維護了檔案的真實完整與安全，檔案丟失難以彌補、損壞不易修復所以加速推進事業(yè)單位檔案信息化管理工作意義重大，勢在必行[1]。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展面臨問題

2.1 事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平不足

國家機構(gòu)改革如火如荼，事業(yè)單位改革也在穩(wěn)中有序進行，年輕人都對公務員招考職位特別青睞，事業(yè)單位性質(zhì)在改革中的不確定性導致人才流失，單位職工老齡化嚴重，加上個別單位傳統(tǒng)觀念對檔案管理工作不重視，都是任用老弱擔任檔案管理工作，對計算機操作能力差，加上基層事業(yè)單位人少，工作多雜，專職檔案管理人員偏少，很多單位都是一人多面兼職檔案管理工作，這就造成檔案信息化管理推進慢，發(fā)展滯后。由于人員專業(yè)水平低，技術條件的限制，部分事業(yè)單位仍然只能依靠手工操作的方式進行檔案管理，對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設造成了嚴重的阻礙。

2.2 事業(yè)單檔案管理工作分工不明確

近些年事業(yè)單位機構(gòu)改革日新月異，很多相近機構(gòu)合并在一起，單位合并后由于各原單位專業(yè)性質(zhì)不同，導致機構(gòu)合并，職能多數(shù)還是原班人馬各司其職，對檔案分類管理缺乏針對性，原各單位檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，工作量大小不同，導致檔案信息化管理在實施過程中阻力大，矛盾多，很多人存在維持現(xiàn)狀心里，所以合理妥善安置檔案管理人員是事業(yè)單位檔案信息化管理推進的當務之急[2]。

3 提升事業(yè)單位檔案信息化建設的對策

3.1 開展崗位培訓提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案專業(yè)管理部門和事業(yè)單位直屬機構(gòu)要定期舉辦檔案信息化管理培訓班，引進事業(yè)單位檔案管理信息技術專業(yè)人才，充實檔案管理工作隊伍，提升檔案管理人員整體信息化水平，為檔案管理信息化建設的實施與發(fā)展提供有力支持。

3.2 重視檔案管理信息化的軟、硬件建設

事業(yè)單位檔案信息化管理硬件設備的完善是事業(yè)單位檔案管理信息化得以順利開展的前提和基礎，事業(yè)單位應酌情引進先進的現(xiàn)代化配套設備為檔案信息化管理提供良好硬件支持，通過對計算機、互聯(lián)網(wǎng)，多媒體等現(xiàn)代設備的投入使用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，實現(xiàn)信息資源數(shù)字化管理，推動檔案信息數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)檔案信息電子化查詢等等，提升數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)的先進性，將建立的電子信息通過網(wǎng)絡鏈接各個相關服務器，拓展檔案信息服務途徑和服務對象[3]。

3.3 維護檔案管理信息化建設的真實性和安全性

構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，單位管理部門要對事業(yè)單位的檔案信息管理制度建設和實施進行考核和監(jiān)督，明確崗位責任，培養(yǎng)風險承擔意識，管理的各個環(huán)節(jié)要落實到人。重視網(wǎng)絡安全的檢測，事業(yè)單位提供檔案共享設備要有完善的安全防范措施，提高檔案信息安全使用。通過設置密鑰或者使用者身份驗證簽署技術，設置防火墻等，定期對事業(yè)單位的網(wǎng)絡環(huán)境進行維護，避免電子檔案信息被侵入導致被盜取和篡改。對直接接觸到檔案信息的相關工作人員要明確責任到人頭，防止信息被泄露。對檔案存儲設備進行監(jiān)管，備份原始檔案資源，定期清理計算機中的漏洞和病毒，防止因電腦出現(xiàn)問題或者檔案管理人員誤操作造成檔案的丟失或者損壞。在高效管理檔案信息的同時，維護信息存儲的安全性和完整性。

綜上所述，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需要，隨著社會發(fā)展和電子信息化技術的快速普及，事業(yè)單位檔案信息化管理應該不斷適應社會發(fā)展的新形勢，求新務實加強檔案管理信息化建設穩(wěn)步實施，確保安全前提下努力提高事業(yè)單位檔案資源利用率，準確率，為實現(xiàn)事業(yè)單位的適應時代發(fā)展奠定堅實基礎。