中小民營企業(yè)存貨管理探究

薛冬花

（江蘇蘇瑞華會計師事務(wù)所有限公司，江蘇 南京 212300）

一、存貨管理概念及意義

（一）存貨管理的概念

存貨屬于流動資產(chǎn)，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備銷售的產(chǎn)成品（商品）、在產(chǎn)品，或在生產(chǎn)過程或提供服務(wù)中耗用的物資，是能夠給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益流入的重要經(jīng)濟資源，包括原材料、輔助材料、低值易耗品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品以及發(fā)出商品等。

存貨管理是指企業(yè)在滿足顧客服務(wù)要求的前提下，通過對存貨的信息管理進行有效控制，使存貨儲備在合理的水平上以保證企業(yè)正常生產(chǎn)和經(jīng)營，盡可能降低存貨資金，降低存貨積壓或短缺給企業(yè)帶來的風(fēng)險，提高物流系統(tǒng)效率，以強化企業(yè)競爭力。

（二）中小民營企業(yè)加強存貨管理的意義

1、有利于提高銷售額

中小民營企業(yè)因經(jīng)營規(guī)模較小、經(jīng)營范圍有限、融資困難財力不強，存貨儲備不足或品種不合理，往往不能有效適應(yīng)市場變化和顧客需求，坐失銷售良機。有效的存貨管理，可以使中小民營企業(yè)存貨儲備在合理的水平，增加銷售機動性，保證銷售訂單及時供貨，滿足客戶需求，提高銷售額。

2、保證生產(chǎn)正常進行

存貨是貫穿于采購、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)的紐帶，采購材料、生產(chǎn)消耗、銷售商品是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營連續(xù)進行的必要條件。如果原材料儲存不足，遇到運輸過程中發(fā)生故障或市場原材料短缺的情況，就會導(dǎo)致生產(chǎn)中斷、停機待料現(xiàn)象，造成企業(yè)損失，儲備一定庫存量的原材料和在產(chǎn)品能夠維持生產(chǎn)正常進行，即便在自動化程度很高的管理系統(tǒng)里，零庫存也是不可能實現(xiàn)。

3、可以降低產(chǎn)品成本，提高資金使用效率

存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，占用大量的流動資金，在生產(chǎn)制造企業(yè)，一般情況下存貨占總資產(chǎn)的30%左右，商業(yè)企業(yè)則更高，如果存貨管理不善，容易造成大量積壓，占用大量資金，降低資產(chǎn)運作效率及盈利能力。有效的存貨管理，儲備合理的存貨數(shù)量，可以防止和避免存貨積壓，提高存貨的周轉(zhuǎn)速度和總資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率，有效降低企業(yè)的平均資金占用率，提高企業(yè)盈利能力及經(jīng)濟效益；另一方面儲備一定存貨也是出于采購價格考慮，如果零星購買物資的話往往采購價格較高，而整批采購價格有一定的優(yōu)惠，可以降低產(chǎn)成品材料成本。

二、中小民營企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀

（一）存貨管理制度不健全

中小民營企業(yè)管理層只注重業(yè)務(wù)層面管理，對存貨管理重視不夠，存貨內(nèi)控體系不健全，甚至少數(shù)企業(yè)根本沒有制定存貨管理制度，憑著領(lǐng)導(dǎo)者的思維進行管理，沒有系統(tǒng)的采購、生產(chǎn)、銷售流程及明確的崗位職責(zé)；部分企業(yè)雖然制定了存貨管理制度，但內(nèi)容不全面，只體現(xiàn)了出入庫基本管理流程和要求，對存貨的全過程未進行環(huán)節(jié)管控，未建立定期考核制度，缺乏監(jiān)督機制，存貨賬實不符，從而造成成本的浪費和舞弊行為的發(fā)生。在實際采購中，材料采購價格由采購人一人與供應(yīng)商進行協(xié)商確定，未成立采購聯(lián)審委員會對價格進行市場調(diào)研或詢價，容易導(dǎo)致采購人與供應(yīng)商勾結(jié)，賺取回扣，從而造成采購成本增高；存貨進入企業(yè)后，沒有設(shè)立獨立的驗收部門，基本上由倉庫管理人說了算，由于缺乏專業(yè)驗收水平，驗收時僅清點數(shù)量，無法確保存貨質(zhì)量是否達到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等情況，從而造成存貨質(zhì)量低劣，影響后期銷售或造成客戶投訴；領(lǐng)料發(fā)貨時未設(shè)置嚴(yán)格的領(lǐng)退料制度和財務(wù)監(jiān)盤制度，平時領(lǐng)用未經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審批，有時候甚至領(lǐng)用手續(xù)都不辦理，直接領(lǐng)取，到月底時按盤點數(shù)倒軋補辦出庫領(lǐng)用單，存貨領(lǐng)用控制比較薄弱，從而導(dǎo)致很多材料被盜或存貨成本核算不真實情況。比如某民營企業(yè)，老板注重業(yè)務(wù)，一切以生產(chǎn)為主，把生產(chǎn)經(jīng)理地位抬得很高，倉庫管理人員和采購人員都受命于他，公司內(nèi)部亦未設(shè)立監(jiān)督機構(gòu)，平時材料的采購、供應(yīng)商的選定均由生產(chǎn)經(jīng)理一人決定，材料運來時也未按正常程序辦理入庫，直接運往生產(chǎn)車間，月底盤點財務(wù)亦未進行實地監(jiān)盤，在這種環(huán)境下讓生產(chǎn)經(jīng)理有了徇私舞弊的機會，從供應(yīng)商處私拿回扣，為了完成下達的生產(chǎn)任務(wù)和成本考核指標(biāo)，自行調(diào)節(jié)生產(chǎn)量欺瞞成本，給公司帶來了巨大損失。

（二）缺少完善的采供計劃

部分中小民營企業(yè)不重視業(yè)務(wù)的計劃性，在庫存管理過程中，未運用科學(xué)的管理方法對存貨進行定性與定量控制。對存貨的采購由采購人員一人操作，未編制采購計劃，什么時候需要就什么時候采購，至于具體采購多少完全是憑主觀經(jīng)驗和感覺來判斷，難以確定科學(xué)的庫存量。由于盲目采購，有時候會造成存貨太多，導(dǎo)致庫存積壓，從而形成浪費；有時候太少，形成原料短缺停機，造成損失。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)缺乏

中小民營企業(yè)大部分為家族企業(yè)，管理人員對存貨管理不重視，認(rèn)為倉庫只要有個人看管就行，或者因為人員缺少干脆找個兼職的，或者有的企業(yè)認(rèn)為存貨管理員不屬于體力勞動及具有技術(shù)含量的崗位，選擇比較信任的年紀(jì)大的親屬擔(dān)任。正因為如此，存貨管理員專業(yè)知識水平較低，平時工作中注重人情而不按規(guī)則和工作流程來辦事，不會運用科學(xué)的存貨管理方法，不進行定期盤點，致使形成存貨毀損、超儲積壓及缺貨停產(chǎn)影響生產(chǎn)銷售，甚至賬實不符，造成產(chǎn)品成本核算不準(zhǔn)確，從而影響企業(yè)經(jīng)營決策。比如曾任職的一家上市公司在收購一家民營企業(yè)時，倉庫整合過程中由于價值觀及思維方式不同就發(fā)生過很大沖突。被收購這家民營企業(yè)前期倉庫僅配備了一名年紀(jì)大的管理員，負(fù)責(zé)材料驗收入庫、領(lǐng)用發(fā)出、臺賬登記及盤點工作，月底核算時僅將收到的材料發(fā)票及對應(yīng)入庫單移交財務(wù)部進行賬務(wù)處理，至于賬面材料發(fā)出成本由會計按當(dāng)月開票收入額的一定比例進行結(jié)轉(zhuǎn)，對于未開票已入庫的材料財務(wù)賬面不暫估入庫，存貨賬實不符。收購后新招聘了倉庫主管和倉庫管理各一名，設(shè)置了一套完善的倉庫管理制度，并采用ERP管理系統(tǒng)，與采購部、銷售部、生產(chǎn)部、財務(wù)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)雙向傳輸，保證數(shù)據(jù)統(tǒng)一，在整合過程中原倉庫管理人員特別抵制，認(rèn)為流程太煩、以前一人做的事現(xiàn)在要三人來做增加成本，加上不會使用電腦，給后期管理帶來了很多障礙。

（四）存貨管理未能實現(xiàn)信息化

由于中小民營企業(yè)信息化程度不高，部分企業(yè)存貨管理還停留在以統(tǒng)計為目的的傳統(tǒng)收發(fā)存核算管理，未建立現(xiàn)代化ERP管理系統(tǒng)，采購部、生產(chǎn)部、銷售部往往只顧自身利益，各部門統(tǒng)計的信息數(shù)據(jù)也沒有實行有效對接，彼此之間缺乏有效的溝通，不能使銷售、采購、生產(chǎn)、倉庫等業(yè)務(wù)部門高效運行。另外傳統(tǒng)的收發(fā)存核算管理，材料領(lǐng)用記錄、成本及費用的歸集人為因素較多，影響了企業(yè)資產(chǎn)損益的真實性，致使企業(yè)經(jīng)營決策判斷失誤，造成損失。

三、中小民營企業(yè)存貨管理對策及建議

（一）完善存貨管理制度

中小民營企業(yè)應(yīng)提高存貨管理意識，結(jié)合自身業(yè)務(wù)及實際情況，嚴(yán)格按照《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》要求，建立完善的存貨管理制度，并確保貫徹執(zhí)行。首先建立存貨管理崗位制，明確存貨采購、驗收、保管等崗位職責(zé)權(quán)限并安排不同人員，確保不相容崗位相分離，形成相互制約、相互監(jiān)督的牽制機制；其次建立規(guī)范的出入庫制度，規(guī)范存貨驗收程序和方法，明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用審批權(quán)限，并嚴(yán)格按照制度進行賬面記錄和單據(jù)保管并定期核對，保證財務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤；最后建立存貨分類管理及盤點清查制度，對存貨的按重要性、使用量、價值高低實行分類管理，定點標(biāo)貼存放，定期或不定期進行盤點，確保賬實相符，對盤盈盤虧情況應(yīng)查找原因，分清責(zé)任，報告有關(guān)部門及時處理，同時注重存貨質(zhì)量管理，對于積壓呆滯、殘損變質(zhì)的存貨及時進行清理，減少損失。

（二）完善采供計劃

中小企業(yè)應(yīng)加強預(yù)算管理，建立完善的采購預(yù)算制度，采購部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)部編制的生產(chǎn)計劃結(jié)合物料庫存及在途數(shù)量，綜合平衡測算出每種物料采購計劃；采購過程中要本著節(jié)約的原則，設(shè)立采購小組積極尋找貨源，貨比三家，降低采購價格，避免粗放式大批量采購，跟供應(yīng)商達成協(xié)議，根據(jù)用量以月或周為周期進行合理采購。

（三）加強管理人員培訓(xùn)，提升專業(yè)水平

中小民營企業(yè)要重視管理人員文化素質(zhì)的提高，提升管理水平，要注重存貨管理部門，選用合格的存貨管理人員。存貨管理人員應(yīng)具備一定的財務(wù)專業(yè)知識、熟悉電腦，熟悉倉儲物資的特性，有高度的責(zé)任心和耐心。中小民營企業(yè)要定期或不定期組織存貨管理員參加培訓(xùn)，掌握現(xiàn)代化的倉儲管理技術(shù)，能熟練運用ERP現(xiàn)代化管理軟件，有利于提高存貨管理的經(jīng)濟效益。

（四）加快建設(shè)信息化管理

ERP是將物資資源管理、人力資源管理、財務(wù)資源管理、信息資源管理集成一體化的企業(yè)管理軟件，能幫助企業(yè)整合資源，提高企業(yè)管理水平，增強企業(yè)市場競爭力。中小民營企業(yè)應(yīng)積極引進ERP管理系統(tǒng)，結(jié)合業(yè)務(wù)特點進一步開發(fā)適合自身管理需要的供應(yīng)鏈模塊，將上游原材料和零配件供應(yīng)商、下游產(chǎn)品經(jīng)銷商結(jié)合為一體，整合各部門的資源，達到信息共享，為企業(yè)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐，讓業(yè)務(wù)流程合理化。