企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析

陳軍

（隨縣水利和湖泊局（隨縣黑屋灣水系管理處），湖北 隨州 441315）

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位沒有深刻認識到檔案管理的重要性

受傳統(tǒng)思想理念的束縛，長期以來，事業(yè)單位將發(fā)展的重點放在業(yè)務(wù)服務(wù)管理上，沒有充分認識到檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中，很多人員普遍認為檔案管理工作無法為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)造較多的價值和利益，由此也就沒有為檔案管理工作的開展提供足夠的人力、物力和財力支持，降低了檔案管理工作效率。

（二）檔案收集內(nèi)容偏少，限制了社會價值呈現(xiàn)

現(xiàn)階段的企事業(yè)單位在收集職工檔案內(nèi)容時，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規(guī)定范疇之內(nèi)的資料。而職工工作能力展現(xiàn)、個人誠信證明、道德素養(yǎng)情況等則往往不在收集內(nèi)容序列之中，這在很大程度上使得相關(guān)單位管理層或當事人在使用檔案內(nèi)容時，不能更為清晰的了解相關(guān)情況，限制了檔案的社會價值體現(xiàn)。

（三）檔案管理設(shè)施陳舊，造成檔案長期保存困難

事業(yè)單位保存檔案的傳統(tǒng)方式主要是以紙質(zhì)檔案為主。但是，由于紙質(zhì)材料的壽命較為有限，且受溫度、濕度影響較大，有些企事業(yè)單位重視生產(chǎn)經(jīng)營，檔案管理經(jīng)費投入不足，從而導(dǎo)致檔案管理條件差，檔案管理設(shè)施不規(guī)范，很多儲存時間較長的檔案就會出現(xiàn)圖像失真、字跡模糊等方面的問題，甚至出現(xiàn)嚴重的蟲蝕現(xiàn)象，從而導(dǎo)致很多珍貴檔案資料損壞。除此之外，科技的發(fā)展帶來事業(yè)單位電子設(shè)備更新?lián)Q代的步伐加快，從而導(dǎo)致早期視頻檔案沒有可以播放的設(shè)備。

二、企事業(yè)單位檔案管理路徑

（一）健全檔案管理制度體系

任何工作的開展都需要做好制度建設(shè)工作。一是建立責(zé)任制。對于檔案管理工作，各級領(lǐng)導(dǎo)及人員都應(yīng)清楚自身的職責(zé)。二是將檔案管理工作分解。事業(yè)單位中檔案管理機構(gòu)屬于內(nèi)部機構(gòu)，單位要建立考核評價標準，推動單位認真開展檔案管理工作。三是管理制度專業(yè)化。為使檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，事業(yè)單位需對檔案管理部門制定詳細的工作制度。

（二）拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，拓展服務(wù)能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務(wù)職能是檢索、查閱，在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強大的信息技術(shù)功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，借助先進的信息技術(shù)實現(xiàn)對檔案信息的自動化歸檔管理、自動化篩選、自動化比對、自動化分析。第二，拓展服務(wù)內(nèi)容。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容更多的是被動等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進的技術(shù)形式來拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動等待拓展到主動提供，將檔案信息從單純的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒?dǎo)，從普通的服務(wù)拓展到專業(yè)化、個性化的服務(wù)。

（三）強化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

首先，企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要強化檔案的使用方式，規(guī)避原有的認知誤區(qū)，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復(fù)印副本、電子檔案等不同檔案形式，強化檔案利用效率。還可以采取嚴格審查、簽訂保密協(xié)議等一系列方式展現(xiàn)安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會發(fā)生沖突。其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無論是企事業(yè)單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規(guī)避檔案管理神秘化、無用化的認知誤區(qū)，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現(xiàn)象帶來的不良效應(yīng)。

（四）加快檔案管理工作信息化建設(shè)

在開展檔案管理與服務(wù)模式改革的過程中，信息化技術(shù)十分重要。目前，我國網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)發(fā)展較快，檔案管理實現(xiàn)了數(shù)字化，極大地提高了檔案管理效率，順應(yīng)了時代的發(fā)展需求。事業(yè)單位還應(yīng)建立自己的網(wǎng)站，為檔案服務(wù)提供更加便捷的服務(wù)，提高檔案管理的工作效率。此外，事業(yè)單位需要完善檔案管理的數(shù)字化體系，收集和整理檔案信息，促進檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展。

（五）增加檔案設(shè)備投入，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

檔案管理經(jīng)費投入充足是檔案管理的必要條件。我們在加強檔案管理設(shè)施投入的同時，也要加強檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。工作人員需要對單位檔案進行有計劃、有步驟的光盤轉(zhuǎn)刻，并對其進行計算機編目，從而使檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。除此之外，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案出現(xiàn)圖像、字跡失真的情況，應(yīng)當及時對其進行修復(fù)，并對其進行轉(zhuǎn)存以及備份的工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進的技術(shù)形式來進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。