基于大數(shù)據(jù)視野簡析檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

（清華大學(xué)，北京 100084）

在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)檔案管理思維方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中，需要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)社會(huì)檔案信息管理工作所帶來的挑戰(zhàn)以及機(jī)遇，并且改變以往的工作模式，從而更加貼合與大數(shù)據(jù)時(shí)代當(dāng)前的發(fā)展方向。與此同時(shí)，相關(guān)單位還要加強(qiáng)信息化的建設(shè)力度，為檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而保障后續(xù)工作的有序進(jìn)行。

1.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作帶來的影響

為了使檔案管理工作的思維能夠在大數(shù)據(jù)時(shí)代下得到成功的轉(zhuǎn)型，相關(guān)管理人員需要明確大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作所帶來的重要影響作用，從實(shí)際入手提高檔案管理工作的針對(duì)性和有效性，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的成功轉(zhuǎn)型，從整體上看大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作所帶來的影響，主要分為以下幾個(gè)方面。

1.1 機(jī)遇

隨著我國當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，并且給人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鲙碇T多便捷之處，對(duì)于檔案管理工作來說，大數(shù)據(jù)不僅能夠使數(shù)據(jù)資源具備多樣化的特征，也可以充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來挖掘一些有價(jià)值的檔案信息，從而使得檔案管理工作的效率能夠得到有效提高[1]。數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)有著共同發(fā)展的趨勢，能夠多方位的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合以及分類，從當(dāng)前國內(nèi)檔案數(shù)據(jù)增長的趨勢來看，雖然每年朝著增長的方向發(fā)展，但是一些檔案管理人員很難充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，充分挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值來對(duì)日常工作起到一個(gè)良好的輔助作用。另外再加上大數(shù)據(jù)代表了信息的來源和途徑以及方向發(fā)展，這給實(shí)際的工作帶來了諸多的問題，管理人員需要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的技術(shù)的認(rèn)識(shí)，根據(jù)大數(shù)技術(shù)的特點(diǎn)進(jìn)行反復(fù)的提取并且對(duì)信息進(jìn)行良好的處理以及加工，從而在短時(shí)間內(nèi)滿足實(shí)際檔案館的需求及要求，這是以往檔案管理工作很難達(dá)成的目標(biāo)。因此從檔案資源建設(shè)和利用來看，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠給實(shí)際工作帶來重要的技術(shù)支撐，也有助于改變存在于傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足之處。與此同時(shí)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的背景下，一些檔案資源的共享得到了有效的實(shí)現(xiàn)，相關(guān)工作人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)資源進(jìn)行有效的整合，打破以往檔案管理工作的局限性和封閉性，從而使得檔案信息資源能夠得以有效利用，為企業(yè)今后的發(fā)展帶來重要的影響作用，因此相關(guān)管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需要充分把握大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，給實(shí)際工作起到一個(gè)良好的輔助作用，從而促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)程度。

1.2 挑戰(zhàn)

在檔案管理工作中，在大數(shù)據(jù)背景下迎來了一些機(jī)遇，也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，為了使檔案管理的水平和質(zhì)量能夠得到有效提高，相關(guān)管理人員需要從大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)入手，提出有效的解決措施，從而提高檔案管理水平以及質(zhì)量，從整體上看，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的挑戰(zhàn)主要包含了以下幾個(gè)方面：在檔案管理工作中，各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)都需要對(duì)檔案進(jìn)行有效的收集以及整理，對(duì)于特殊工作內(nèi)容來說，要進(jìn)行有效的儲(chǔ)存以及利用，更加符合實(shí)際工作需求及要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下一些數(shù)據(jù)逐漸朝著多樣化而復(fù)雜性的方向發(fā)展，一些原始數(shù)據(jù)的數(shù)量在不斷的增加，但是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫只能處理一些簡單的數(shù)據(jù)，對(duì)于大數(shù)據(jù)背景下的一些復(fù)雜性數(shù)據(jù)來說，在日常工作的過程中面臨的困難是比較多的，嚴(yán)重影響了實(shí)際工作效果和工作質(zhì)量的有效提高。在實(shí)際工作中，檔案安全非常重要，相關(guān)工作人員需要加強(qiáng)安全技術(shù)的有效應(yīng)用，方便后續(xù)檔案資源有效開發(fā)以及合理運(yùn)用，這些工作都需要以安全為前提。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，雖然信息共享程度提升了，但如果沒有采取較為廣泛而完善的安全保護(hù)措施的話，那么這些檔案儲(chǔ)存會(huì)面臨諸多的風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響了實(shí)際工作有序進(jìn)行[2]。在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)于人才的綜合素質(zhì)提出的要求伴隨著管理信息化水平的不斷提高，各個(gè)單位在人才需要方面是非常緊缺的，這主要是由于在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，不僅需要這部分工作人員能夠具備大數(shù)據(jù)分析處理能力，還需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)給各項(xiàng)工作提供重要的支撐，由于工作人員綜合素質(zhì)有待提高，無法滿足實(shí)際工作對(duì)于人才的需求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率的提高。

2.大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變思路

2.1 網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維

在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，相關(guān)工作人需要具備網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維，從而靈活應(yīng)對(duì)在實(shí)際工作中遇到的問題以及挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)檔案管理模式中管理手段的局限性是比較高的，并且各個(gè)機(jī)構(gòu)所掌握的檔案信息資源只是在本單位進(jìn)行利用，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下隨著信息共享效率的不斷提升，相關(guān)管理人員為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的方向，需要對(duì)思維方式進(jìn)入校的轉(zhuǎn)變，樹立網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)思維，從而利用大數(shù)據(jù)對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化和整合性的管理，并且也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解全球性方面的信息，為企業(yè)今后的發(fā)展提供重要的影響作用[3]。從技術(shù)層面來看，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，需要對(duì)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的價(jià)值因素進(jìn)行挖掘，根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求來進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效分析以及處理，使得企業(yè)的檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量能夠得到有效提高，更加貼合于企業(yè)當(dāng)前的戰(zhàn)略發(fā)展方向。與此同時(shí)，在實(shí)際工作的過程中，還要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶的需求信息進(jìn)行深入挖掘，了解用戶對(duì)產(chǎn)品的要求和標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來，不僅有助于給客戶提供精準(zhǔn)化的服務(wù)，還有助于提高檔案管理的水平和精準(zhǔn)。

2.2 信息化管理思維

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中所發(fā)揮的優(yōu)勢是比較明顯的。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的方向，相關(guān)工作人員需要樹立信息化的管理思維，從而提高實(shí)際工作的針對(duì)性和有效性，我國檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化水平已經(jīng)得到了顯著的提升，切實(shí)轉(zhuǎn)變了以往紙質(zhì)檔案的工作方式，并且建立了信息化的檔案分析模式，并且相關(guān)工作人員運(yùn)用了信息化的手段來提高檔案管理水平以及質(zhì)量。但是大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨意味著在檔案管理工作中要進(jìn)行本質(zhì)性的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，給實(shí)際工作起到一個(gè)良好的輔助作用。相關(guān)檔案管理的工作人員需要繼續(xù)發(fā)揮信息化在檔案管理中的優(yōu)勢，引進(jìn)大數(shù)據(jù)思維和完善的技術(shù)手段，在用戶能接受的范圍內(nèi)對(duì)信息進(jìn)行有效的篩選以及提取，從而保證大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平的有效提高。與此同時(shí)，在較短時(shí)間內(nèi)要掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的工作模式以及工作手段，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的篩選以及提取，從而提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果。除此之外，相關(guān)工作人員還需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)有效的轉(zhuǎn)換以及統(tǒng)一，使得信息收集能夠具備全面性和完整性的特征。在實(shí)際工作的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作大數(shù)據(jù)模式的轉(zhuǎn)變，需要關(guān)注知識(shí)層面的管理，對(duì)數(shù)據(jù)處理技術(shù)及時(shí)有效的更新以及調(diào)整，更加符合實(shí)際工作需求以及要求，比如在實(shí)際工作中可以引入云計(jì)算和新一代數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對(duì)零散性的信息及有效的收集以及整理，突破以往信息儲(chǔ)存的限制性，從而使得檔案管理的水平和質(zhì)量能夠得到有效提高。工作人員要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的格式來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，為后續(xù)數(shù)據(jù)提取工作帶來諸多的便捷。

3.結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，相關(guān)工作要加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的解讀以及認(rèn)識(shí)，對(duì)自身檔案管理思維進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變以及創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘以及整合，更加符合實(shí)際工作需求以及工作要求，從而使得檔案管理水平和質(zhì)量能夠得到有效提高，為檔案工作注入新的發(fā)展活力，實(shí)現(xiàn)成功的轉(zhuǎn)型。