淺析信息化背景下高校成人教育學(xué)籍檔案管理的思考

楊青

【摘要】隨著社會(huì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，其在多個(gè)領(lǐng)域廣泛運(yùn)用，當(dāng)然，高校成人教育學(xué)籍檔案管理也不例外，將信息技術(shù)運(yùn)用到成人教育學(xué)籍檔案管理工作中，可以全面提升學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。以往傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式存在諸多問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理效率始終難以提升，而以信息技術(shù)為核心的電子化學(xué)籍檔案管理模式有諸多優(yōu)點(diǎn)，如實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、方便快捷等等，能夠全面提升高校成人教育學(xué)籍檔案管理的有效性。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù) 成人教育 學(xué)籍檔案 管理分析

高校成人教育學(xué)籍檔案的形成主要就是學(xué)生在學(xué)習(xí)時(shí)產(chǎn)生的原始資料，其內(nèi)容可以全面反映出學(xué)生在校的實(shí)際情況與各項(xiàng)能力等。對(duì)于學(xué)籍檔案管理來(lái)講，其有著獨(dú)特的規(guī)律，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)掌握這些規(guī)律，然后在信息化背景下開展學(xué)籍檔案管理，這對(duì)于加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理有著十分重要的作用。

一、高校成人教育學(xué)籍檔案管理的重要性

針對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案管理來(lái)講，檔案內(nèi)容主要為學(xué)生在校期間的事跡與內(nèi)容，這些檔案對(duì)學(xué)生未來(lái)學(xué)習(xí)與工作有著極大的幫助，由此可見學(xué)籍檔案管理的重要作用。首先學(xué)籍檔案能夠全面體現(xiàn)出畢業(yè)生的綜合素質(zhì)。高校成人教育學(xué)籍檔案會(huì)記錄畢業(yè)生在實(shí)習(xí)階段的整個(gè)過(guò)程以及各種優(yōu)秀表現(xiàn)等，檔案所涉及到的內(nèi)容十分復(fù)雜繁瑣。另外，學(xué)籍檔案內(nèi)容還會(huì)體現(xiàn)出學(xué)生在校學(xué)習(xí)能力及各種獎(jiǎng)罰，從學(xué)籍檔案中可以了解學(xué)生在校與實(shí)習(xí)期間的各種表現(xiàn)，進(jìn)而對(duì)其綜合素質(zhì)進(jìn)行評(píng)價(jià)，掌握學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生的全過(guò)程;其次能夠?yàn)橛萌藛挝贿x擇提供參考。高校成人教育學(xué)籍檔案有著一定的權(quán)威性，未來(lái)學(xué)生在參加工作時(shí)，用人單位會(huì)根據(jù)學(xué)生學(xué)籍檔案思考是否對(duì)其進(jìn)行錄用，在檔案中掌握學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)與生活情況。詳細(xì)的學(xué)籍檔案資料可以提升學(xué)生在用人單位的競(jìng)爭(zhēng)能力，進(jìn)而提升學(xué)生的就業(yè)選擇。所以，提升高校成人教育學(xué)籍檔案管理對(duì)學(xué)生未來(lái)發(fā)展有著極大的促進(jìn)作用：最后學(xué)籍檔案管理是人事檔案的基礎(chǔ)。學(xué)籍檔案是人事檔案的重要組成部分，后者是在國(guó)家機(jī)構(gòu)與社會(huì)組織中形成的，會(huì)詳細(xì)記錄相關(guān)人員的各項(xiàng)表現(xiàn)，是個(gè)人學(xué)歷與身份驗(yàn)證的基礎(chǔ)。對(duì)于人事檔案來(lái)講，高校畢業(yè)生在簽訂了靈活就業(yè)后，學(xué)籍檔案就隨之轉(zhuǎn)變成為了人事檔案。

二、信息化管理滲透到學(xué)籍檔案管理中的內(nèi)涵

學(xué)籍檔案是高校教育效果體現(xiàn)的關(guān)鍵內(nèi)容，同時(shí)也是學(xué)生在校期間的記錄。其包含的內(nèi)容諸多，如：新生入校、各學(xué)科成績(jī)單、學(xué)籍變更以及畢業(yè)生信息等諸多內(nèi)容，學(xué)籍檔案能夠反映出學(xué)生在校期間的各種事跡，同時(shí)還能夠體現(xiàn)高校教育質(zhì)量與相應(yīng)的管理能力。高校學(xué)籍檔案是在管理學(xué)生中逐漸形成的，其有著獨(dú)特的特征，內(nèi)容動(dòng)態(tài)且多樣，學(xué)籍檔案的特點(diǎn)反映出了其內(nèi)在作用，不僅能夠?yàn)楦咝?chuàng)新人才培養(yǎng)方式提供強(qiáng)有力的借鑒，還可以作為上級(jí)部門評(píng)定高校教育提供原始材料。對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理的作用來(lái)講，有效管理學(xué)籍檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)與二次利用，進(jìn)而發(fā)揮出學(xué)籍檔案的各項(xiàng)效益，這也一直都是學(xué)籍檔案管理人員始終奮斗的目標(biāo)。在檔案管理過(guò)程中，學(xué)籍檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，而信息化技術(shù)的開發(fā)與利用就是重要舉措。

高校學(xué)籍檔案管理借助信息化技術(shù)可以全面提升管理的有效性，多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及傳感技術(shù)都是信息化技術(shù)的重要組成部分，將這些技術(shù)滲透到學(xué)籍檔案管理中，可以全面提升學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性與準(zhǔn)確性。另外，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，高校學(xué)籍檔案管理還應(yīng)拓展為招生、學(xué)生管理以及畢業(yè)生就業(yè)一體化的管理系統(tǒng)，同時(shí)建立學(xué)籍檔案信息庫(kù)，在其中詳細(xì)記錄學(xué)生各項(xiàng)信息，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理?；诖耍梢悦鞔_信息化技術(shù)是高校學(xué)籍檔案管理創(chuàng)新改革的唯一選擇。

三、高校成人教育學(xué)籍檔案管理中存在的常見問(wèn)題

（一）成人教育學(xué)習(xí)檔案管理過(guò)程存在的問(wèn)題

高校成人教育學(xué)籍檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理過(guò)程主要包括新生錄取信息、注冊(cè)信息以及各科成績(jī)的錄入等信息，這些管理過(guò)程都需要環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。所以說(shuō)，學(xué)籍檔案的過(guò)程管理十分重要，會(huì)直接影響學(xué)籍檔案信息化管理質(zhì)量。但當(dāng)前高校成人教育學(xué)籍檔案管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)信息化存在諸多問(wèn)題，主要問(wèn)題為以下幾點(diǎn)：其一，注冊(cè)信息審核能力較差，這一問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理平臺(tái)難以發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤信息，更正信息速度較差，進(jìn)而直接影響學(xué)籍檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性：其二，學(xué)籍異動(dòng)管理不到位。高校成人教育與普通教育不同，成人學(xué)生長(zhǎng)期存在工學(xué)矛盾問(wèn)題，而轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)以及休學(xué)等異動(dòng)情況時(shí)常發(fā)生，面對(duì)這樣的問(wèn)題，學(xué)籍檔案管理人員如果稍不認(rèn)真，就會(huì)出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤，導(dǎo)致學(xué)籍檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤。如學(xué)分互認(rèn)、補(bǔ)修課程等等，嚴(yán)重影響后續(xù)檔案記錄與管理：其三，為成績(jī)管理嚴(yán)謹(jǐn)性較差。學(xué)籍檔案成績(jī)管理主要為成績(jī)記錄、成績(jī)審查以及重修等內(nèi)容，在實(shí)際管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)成績(jī)錯(cuò)報(bào)或沒有及時(shí)上報(bào)的等情況，如果延續(xù)到學(xué)生畢業(yè)，就會(huì)影響畢業(yè)時(shí)效，甚至?xí)驗(yàn)槌煽?jī)問(wèn)題而難以畢業(yè)。

（二）學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍能力較差

高校成人教育是高等教育的補(bǔ)充，在成人教育學(xué)籍檔案管理中，高校普遍不重視，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)學(xué)籍檔案管理人力、物力投入不足，學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)較差，甚至部分管理人員是臨時(shí)工，缺乏專業(yè)能力，臨時(shí)工有著思想不穩(wěn)定、流動(dòng)性大等特征，因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理十分復(fù)雜繁瑣，一旦臨時(shí)工辭職，沒有交接清楚，就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。另外，還存在現(xiàn)代化管理技術(shù)的運(yùn)用效率低下問(wèn)題。學(xué)籍檔案管理人員配備不科學(xué)，沒有對(duì)管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員不能掌握現(xiàn)代化檔案管理技能，進(jìn)而使其難以應(yīng)對(duì)信息背景下學(xué)籍檔案管理要求。

（三）學(xué)籍檔案管理制度執(zhí)行力較差

諸多高校都制定了學(xué)籍檔案管理制度體系，但在執(zhí)行過(guò)程中還存在諸多問(wèn)題，主要問(wèn)題就是制度的執(zhí)行力較差，沒有認(rèn)識(shí)和意識(shí)到學(xué)籍檔案管理制度的重要作用。主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：首先就是一些早期畢業(yè)生的名冊(cè)上大部分都沒有公章，認(rèn)為這是可有可無(wú)的環(huán)節(jié)，這樣學(xué)籍檔案在未來(lái)使用時(shí)就會(huì)失去其權(quán)威性，甚至不能發(fā)揮出其憑證作用;其次就是原始學(xué)籍檔案會(huì)出現(xiàn)破損現(xiàn)象，因?yàn)闆]有及時(shí)修補(bǔ)導(dǎo)致一些內(nèi)容不能體現(xiàn)，在上交時(shí)也沒有明確表示時(shí)間，存在頁(yè)碼標(biāo)注不符合要求或漏碼問(wèn)題，使檔案內(nèi)容存在不真實(shí)問(wèn)題;最后就是學(xué)籍檔案資料格式不統(tǒng)一，字體和載體十分復(fù)雜。如果學(xué)籍檔案資料載體與規(guī)格不同，那么在統(tǒng)一裝訂或修改時(shí)會(huì)存在諸多問(wèn)題，不僅不利于學(xué)籍檔案的規(guī)整性，同時(shí)在未來(lái)管理時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。

四、信息化背景下高校成人教育學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

（一）引入先進(jìn)且規(guī)范的學(xué)籍檔案管理軟件

當(dāng)前，高校成人教育所引用學(xué)籍檔案管理軟件主要為以下兩種：其一為購(gòu)買已經(jīng)開發(fā)好的軟件：其二為高校自主開發(fā)的檔案管理軟件。前者雖然是已經(jīng)成熟的軟件，但每個(gè)高校的學(xué)籍檔案情況并不統(tǒng)一，所以，運(yùn)用這種類型的軟件難以適應(yīng)高校學(xué)籍檔案管理的實(shí)際需求，因?yàn)槠渫ǔ６歼m用文書類檔案管理，所以，運(yùn)用到學(xué)籍檔案管理中較為牽強(qiáng)：后者即為高校自行開發(fā)的學(xué)籍檔案管理軟件，這類軟件雖然是根據(jù)高校實(shí)際情況所研發(fā)的，同時(shí)也比較符合院校學(xué)籍檔案管理情況，但其在分類管理中存在些許問(wèn)題，分類標(biāo)準(zhǔn)方面較為欠缺?；诖?，高校在引入學(xué)籍檔案管理軟件時(shí)，應(yīng)全方位考慮，在開發(fā)過(guò)程中可以與軟件公司簽訂合同，要求其開發(fā)出適合本校學(xué)生特點(diǎn)和符合學(xué)校學(xué)籍檔案管理需求的軟件，可以在原有學(xué)籍檔案管理體系的基礎(chǔ)上做出科學(xué)修正。另外，如果高校想要自主開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，應(yīng)在符合學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)上，依照國(guó)家檔案體系來(lái)設(shè)定科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)籍檔案管理軟件能夠滿足高校學(xué)籍檔案管理實(shí)際需求，使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息共享

高校各個(gè)部門對(duì)學(xué)生的信息掌握要求都會(huì)有一定差別，如果學(xué)籍檔案管理體系與高校各部門系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)，那么各部門就可以依照自身實(shí)際需求來(lái)調(diào)用學(xué)籍檔案內(nèi)容，以此來(lái)減少翻閱紙質(zhì)學(xué)籍檔案的時(shí)間。成人教育較為特殊，高校各級(jí)主管部門需要對(duì)其學(xué)籍檔案信息進(jìn)行細(xì)致查詢，所以，應(yīng)建立互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，這樣可以減少學(xué)籍檔案的查詢時(shí)間，在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，成人教育學(xué)籍檔案管理板塊可以與高校主管部門進(jìn)行全面對(duì)接，以此來(lái)提升辦事效率。另外，高校成人教育學(xué)籍檔案管理工作會(huì)涉及到諸多方面，如部門協(xié)調(diào)以及自動(dòng)化辦公等等，想要實(shí)現(xiàn)全面互聯(lián)，就需要借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系來(lái)進(jìn)行完善，以此來(lái)減少學(xué)籍檔案管理的工作量，保障高校成人教育學(xué)籍檔案管理的有效性與精準(zhǔn)性。

（三）強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理人員的教育培訓(xùn)

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性活動(dòng)，也屬于一種政策性的工作模式，其工作量十分復(fù)雜繁瑣，且涉及的內(nèi)容十分廣泛，學(xué)籍檔案會(huì)跟隨學(xué)生的整個(gè)大學(xué)生涯。而學(xué)籍檔案管理人員屬于成人教育學(xué)籍檔案管理的重要組成部分，檔案管理人員的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)十分重要，可以直接影響到學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。所以，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的教育培訓(xùn)。首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的法制教育，引導(dǎo)其積極學(xué)習(xí)檔案法條例與成人學(xué)籍檔案管理政策，這樣不僅可以提升學(xué)籍檔案管理人員的法制意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提升其檔案管理意識(shí)：其次應(yīng)對(duì)學(xué)籍檔案管理人員建立互動(dòng)交流平臺(tái)，定期開展專業(yè)培訓(xùn)或交流會(huì)議，借助這樣的學(xué)習(xí)交流來(lái)幫助學(xué)籍檔案管理人員掌握新的學(xué)籍檔案管理模式，促進(jìn)其專業(yè)能力的提升，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的信息化管理;最后高校應(yīng)將學(xué)籍檔案管理工作人員培養(yǎng)融入到自身發(fā)展規(guī)劃中，在政策與建設(shè)上給予一定幫助和支持，全面創(chuàng)新學(xué)籍檔案管理工作模式，以此來(lái)發(fā)揮出學(xué)籍檔案管理人員對(duì)本職工作的積極性。在管理中借助有效的方式來(lái)提升學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)能力，如學(xué)術(shù)交流或?qū)I(yè)培訓(xùn)等。另外，高校成人教育學(xué)籍管理人員還需要不斷創(chuàng)新實(shí)踐，探索有效的學(xué)籍檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)，以此來(lái)加強(qiáng)自身綜合能力與學(xué)籍檔案管理能力。

結(jié)束語(yǔ)：結(jié)合全文，將信息化技術(shù)滲透到高校成人教育學(xué)籍檔案管理中，可以有效改變以往傳統(tǒng)且單一的檔案管理模式。高校成人教育學(xué)籍檔案可以說(shuō)是學(xué)生的重要身份信息，其會(huì)詳細(xì)記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況與相應(yīng)的生活情況，所以說(shuō)，學(xué)籍檔案管理工作十分繁瑣且復(fù)雜，僅靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄方式難以全面體現(xiàn)學(xué)生實(shí)際情況，但結(jié)合信息技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式與信息管理模式的融合，全面實(shí)現(xiàn)共存互補(bǔ)。這是高校成人教育學(xué)籍檔案管理必然的發(fā)展趨勢(shì)，既能夠提升學(xué)籍檔案管理效率，還能夠進(jìn)一步使學(xué)籍檔案管理規(guī)范化與精準(zhǔn)化。

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