淺析數(shù)字化檔案室建設(shè)及數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用

孟慶華

摘 要：當(dāng)代檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作方式正在向數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型，只有開(kāi)發(fā)科學(xué)的數(shù)字化檔案室，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，才能提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。本文主要探討數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，總結(jié)數(shù)字化檔案室建設(shè)要點(diǎn)，基于數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)探討數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用方法，從而提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù);檔案管理;應(yīng)用對(duì)策

數(shù)字化技術(shù)可以提高檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，保證檔案在更加安全的環(huán)境下流轉(zhuǎn)使用。新時(shí)代還要發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的實(shí)用價(jià)值，構(gòu)建更加科學(xué)的數(shù)字化檔案管理工作體系，創(chuàng)新數(shù)字檔案管理工作方法，從而為檔案資源的廣泛共享，挖掘檔案的潛在價(jià)值提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)。

1 數(shù)字化檔案管理的重要價(jià)值

1）提高檔案應(yīng)用率。數(shù)字化的檔案管理方式提高了檔案的應(yīng)用效率，降低了檔案管理的成本，更好的體現(xiàn)了檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。在我國(guó)檔案信息量日益增加，檔案管理由質(zhì)紙檔案向電子檔案快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理因數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了由粗放管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)型。計(jì)算機(jī)很好的代替人工開(kāi)展檔案管理工作，智能化的電子設(shè)備提高了檔案管理的效率，提升了檔案數(shù)據(jù)信息的檢索質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)了檔案在互聯(lián)網(wǎng)的快捷傳輸，擴(kuò)大了檔案的使用范圍，有效的減少了檔案數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確的問(wèn)題，及時(shí)的滿足了各方面的檔案使用需要，更好的發(fā)揮了檔案信息的使用價(jià)值。數(shù)字化技術(shù)檔案管理增加了檔案存儲(chǔ)量，擴(kuò)大了檔案信息范圍，豐富了檔案的類型，實(shí)現(xiàn)了視頻、文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)、圖文資料的同步管理，做到了對(duì)各種數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)全面收集，并且可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行潛在檔案信息的挖掘，這對(duì)于開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值意義重大。

2）降低了管理成本。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用解決了檔案管理成本較高，檔案管理工作繁瑣，檔案員工作壓力較大的問(wèn)題。運(yùn)用數(shù)字技術(shù)提高了檔案管理工作的智能性，檔案資料可以按照既定的程序進(jìn)行自動(dòng)歸檔，計(jì)算機(jī)可以輔助檔案員及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中的錯(cuò)誤信息。數(shù)字技術(shù)還提高了檔案資料的傳輸速度，可以滿足用戶實(shí)時(shí)獲取檔案的需要，極大的減少了因紙質(zhì)檔案查詢、復(fù)印、繁瑣借閱手續(xù)帶來(lái)的時(shí)間成本。專兼職檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有效配合，各方面檔案信息能夠及時(shí)的匯總。一些派出機(jī)構(gòu)多、業(yè)務(wù)范圍日益廣泛，上下游單位之間數(shù)據(jù)往來(lái)頻繁單位運(yùn)用數(shù)字技術(shù)開(kāi)展檔案管理極大降低了檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的成本，實(shí)現(xiàn)了快捷化的檔案管理，檔案資料的查詢將更加方便。

2 數(shù)字化檔案室建設(shè)的基本方法

1）優(yōu)化基礎(chǔ)條件。建立高水平的數(shù)字化檔案室需要提高基礎(chǔ)條件，強(qiáng)調(diào)根據(jù)數(shù)字化檔案的規(guī)模配置檔案管理設(shè)施。具體包括服務(wù)器、交換機(jī)、嵌入式網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器等。還要配置必要的掃描儀、刻錄機(jī)等備份設(shè)備，以及配置不間斷的UPS電源。服務(wù)器主要用于滿足檔案的存儲(chǔ)、查詢和擴(kuò)展需求，應(yīng)當(dāng)保證具有高可靠性、高性能和高數(shù)據(jù)吞吐能力的特征。計(jì)算機(jī)作為客戶訪問(wèn)使用數(shù)字檔案和檔案管理的終端設(shè)備，應(yīng)當(dāng)提高計(jì)算機(jī)的硬件屬性。掃描儀等設(shè)備是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化的必要條件，一般選配平板掃描儀，以更好保護(hù)檔案原件。隨著互聯(lián)網(wǎng)化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)現(xiàn)，還為要數(shù)字檔案室配置計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，配置優(yōu)質(zhì)的數(shù)字文件的傳輸通道，進(jìn)而打破檔案?jìng)鬏數(shù)牡赜蛳拗疲瑢?shí)現(xiàn)檔案資料的廣泛共享。數(shù)字檔案室建設(shè)還要配置專業(yè)的檔案管理軟件，強(qiáng)調(diào)在第三方檔案技術(shù)企業(yè)支持下開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，這樣才能滿足檔案供給的需要，提高檔案數(shù)字化服務(wù)的整體質(zhì)量，達(dá)到高質(zhì)量進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)配置的工作目標(biāo)。

2）強(qiáng)化制度建設(shè)。高水平的數(shù)字化檔案室建設(shè)離不開(kāi)科學(xué)的管理體系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字化檔案的管理與服務(wù)需要完善相關(guān)的工作制度。首先，進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的數(shù)字化檔案管理工作思維，具有創(chuàng)新性的檔案管理理念，能夠基于數(shù)字化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的需要修訂完善檔案管理工作制度。其次，檔案管理工作制度還要參照國(guó)家的數(shù)字化檔案管理法規(guī)制度具體的工作制度，圍繞著數(shù)字檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的需要優(yōu)化檔案管理流程，出臺(tái)更加專業(yè)的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)字化檔案管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，從而建立更加先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理工作模式。第三，圍繞數(shù)字檔案的使用需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作制度，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理制度的查缺補(bǔ)漏，及時(shí)把大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、智能化需要融入到檔案管理制度當(dāng)中，促進(jìn)檔案管理制度與時(shí)俱進(jìn)。第四，數(shù)字化檔案室建設(shè)還要有科學(xué)的規(guī)劃，有明確發(fā)展思路，能夠根據(jù)數(shù)字化檔案室建設(shè)的現(xiàn)狀、目標(biāo)、問(wèn)題著力優(yōu)化改革，擬定數(shù)字檔案室的發(fā)展規(guī)劃，從而為合理的籌措數(shù)字檔案室建設(shè)資金，及時(shí)彌補(bǔ)軟硬件設(shè)備的不足，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 數(shù)字化檔案管理技術(shù)的具體應(yīng)用

1）開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用依賴先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化技術(shù)的功能強(qiáng)大，需要各單位根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要選擇具體的數(shù)字化技術(shù)。只有建立更加合理的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的實(shí)用價(jià)值。因此，各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的使用需要，運(yùn)轉(zhuǎn)流程，檔案管理體系開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化用戶登錄界面，圍繞著檔案管理相關(guān)的錄入、整理、檢索、統(tǒng)計(jì)、審閱、保管開(kāi)發(fā)各個(gè)模塊，依托完善的系統(tǒng)功能解決檔案頻繁使用帶來(lái)的各種問(wèn)題，做到合理的進(jìn)行多類型檔案的存儲(chǔ)管理，在規(guī)定的授權(quán)范圍內(nèi)滿足不同層級(jí)人員的檔案借閱使用需要，控制檔案?jìng)鬏數(shù)牡赜蛳拗疲行Х乐挂驒n案檢索、查詢、調(diào)用等帶來(lái)的各種應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

2）建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。現(xiàn)代檔案管理強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)與云技術(shù)的同步應(yīng)用，數(shù)字化檔案管理需要有效接受用戶的指令，根據(jù)用戶的需求提供相應(yīng)的檔案資料。新時(shí)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用應(yīng)當(dāng)突出虛擬性，強(qiáng)調(diào)開(kāi)發(fā)智能化的檔案交互平臺(tái)，從而更好的滿足用戶的個(gè)性化信息需要。為此應(yīng)當(dāng)建立多樣化的檔案管理平臺(tái)，強(qiáng)調(diào)提高檔案管理平臺(tái)的智能性，注重基于云計(jì)算平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速共享。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具有整合性，能夠?qū)崿F(xiàn)不同區(qū)域檔案數(shù)據(jù)信息資源的廣泛共享，同時(shí)還要保證檔案管理平臺(tái)與辦公系統(tǒng)的銜接，實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)據(jù)信息資源的及時(shí)存儲(chǔ)和有效調(diào)閱。進(jìn)一步依托檔案管理平臺(tái)開(kāi)發(fā)完善檔案利用查詢系統(tǒng)，及時(shí)確定檔案資料的位置，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)信息檢索方式，避免檢索檔案復(fù)雜化，及時(shí)的提高檔案檢索的效率。

3）加強(qiáng)安全防控技術(shù)的開(kāi)發(fā)。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用還要指向保證檔案安全，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案安全管理技術(shù)的應(yīng)用研究。首先，開(kāi)發(fā)完善的檔案管理系統(tǒng)的防控機(jī)制，應(yīng)用局域網(wǎng)、防火墻、服務(wù)器技術(shù)提高檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的安全性。其次，引進(jìn)專業(yè)的數(shù)字化檔案安全防控軟件，建立實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的安全防控預(yù)警機(jī)制，對(duì)檔案數(shù)據(jù)流進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)的預(yù)判檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的風(fēng)險(xiǎn)，有效采取截?cái)啾Ｗo(hù)措施。第三，引進(jìn)數(shù)字化的檔案?jìng)浞菁夹g(shù)，提高檔案?jìng)浞莸馁|(zhì)量，保證檔案?jìng)浞萏幵诎踩沫h(huán)境當(dāng)中。只有應(yīng)用新型數(shù)據(jù)技術(shù)減少檔案對(duì)存儲(chǔ)載體的依賴性，更好的借助云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案與信息載體的可分離性，解決檔案的易逝、易變性等問(wèn)題，發(fā)揮數(shù)字化加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、入侵檢索技術(shù)的作用，才能更好地保證數(shù)字檔案的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，全面提高數(shù)字檔案的防控質(zhì)量。

4 結(jié)論

數(shù)字化檔案管理是檔案技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，新的歷史時(shí)期應(yīng)當(dāng)大力的加快數(shù)字檔案的建設(shè)步伐，完善數(shù)字檔案的管理體系，充分的發(fā)揮數(shù)字檔案技術(shù)的實(shí)用價(jià)值，提高數(shù)字檔案管理的專業(yè)性，構(gòu)建科學(xué)化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的數(shù)字檔案管理機(jī)制，更好的發(fā)揮數(shù)字檔案的實(shí)用價(jià)值。

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