文檔一體化管理推進企業(yè)檔案信息化建設探討

張紅

摘 要：基于文檔一體化管理推進企業(yè)檔案信息化建設為核心進行研究，先闡述企業(yè)檔案管理現狀，然后分析文檔一體化管理對推進企業(yè)檔案信息化建設的意義，并以此為依據，提出實施文檔一體化管理應注意的問題，其內容包含：注重提高檔案管理人員素質、注重提高檔案管理安全意識、注重完善檔案管理的規(guī)范化等，其目的在于有效提高企業(yè)檔案管理效率。

關鍵詞：文檔;一體化管理;企業(yè)檔案;信息化建設

在經濟飛速發(fā)展背景下，對企業(yè)自身的發(fā)展和管理提出了較高要求，特別針對檔案信息化建設，更是提出了較高要求。所謂企業(yè)檔案信息化指的是，企業(yè)在檔案管理活動的過程中，能合理運用信息技術，對檔案信息資源展開有效的采集、管理和利用。而文檔一體化管理不僅是企業(yè)檔案信息化建設的核心，同時還是實現企業(yè)檔案信息化建設的主要途徑?；诖?，針對文檔一體化管理推進企業(yè)檔案信息化建設，展開以下分析，促使檔案查準率有效提高。

1 企業(yè)檔案管理現狀

縱觀我國部分企業(yè)的方案管理現狀可看出，存有以下幾點問題：第一，重視程度有待提高?，F如今大部分企業(yè)管理人員都把注意力投放在軟硬件設施方面，注重獲取更多的經濟效益，而檔案管理作為一種不被放在表面的工作，被管理人員放在次要的位置。產生這一現象的主要原因，就是企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視，并且沒有意識到檔案管理工作的作用，進而導致檔案管理在工作中出現諸多問題;第二，管理方式待創(chuàng)新。目前眾多中小企業(yè)在發(fā)展中，仍然是把文件處理和檔案管理劃分成為兩個部分，并以各自為政的方式進行管理[1]。在文件處理中包含收文和發(fā)文，主要是由辦公室進行負責和處理，在以人工處理方式為主，不論收文件還是發(fā)文件，都是由總公司的辦公室人員手工登記，然后進行人工分發(fā)和傳閱;第三，業(yè)務素質待加強。眾所周知，檔案管理工作人員是保證檔案管理工作順利開展的關鍵，同時也是檔案信息資源存儲的核心人員。但是根據目前企業(yè)的檔案管理工作現狀可看出，管理人員時常會在工作中存有懈怠心理，再加上信息技術的不斷發(fā)展，推進企業(yè)檔案管理信息化建設是必然的發(fā)展趨勢。簡單來說，只有檔案管理人員熟練掌握現代信息技術，并合理運用計算機，就能確保檔案管理工作順利開展。但若是檔案管理人員的自身業(yè)務素質不高，不僅無法發(fā)揮現代技術優(yōu)勢，還會出現檔案資源利用率低和信息存儲質量差等問題出現。

2 文檔一體化管理對推進企業(yè)檔案信息化建設的意義

2.1 有助于加快企業(yè)檔案信息化建設

針對文檔一體化管理對推進企業(yè)檔案信息化建設的重要意義展開以下分析。第一，文檔一體化管理指的是，將檔案工作逐漸滲透到文件的形成階段和使用階段，幾個環(huán)節(jié)融合成為一個不可分割的有機體，進而解決公文和檔案工作之間無法實現共享的問題，促使信息收集更加全面和準確[2]?？梢?，文檔一體化管理不僅簡化了文檔管理工作程序，降低重復勞動率的使用，同時還提高了文檔管理工作效率;第二，科學運用文檔一體化系統(tǒng)，能讓計算機在對公文展開規(guī)范化處理后，所歸檔的信息保持文件本身具有的必然聯(lián)系，進而反映出文件之間完整且清晰的相互關系，對提高檔案查準率具有重要意義;第三，相比較以往的檔案管理方式而言，文檔一體化管理有效轉變了文件生成方式和載體特點，而且還能借助先進的計算機系統(tǒng)，針對文件進行篩選、整理和檢索等工作，在一定層次上有效開發(fā)了檔案信息資源;第四，主要借助計算機網絡實現文檔一體化管理，在計算機網絡中不僅能實現網上收發(fā)、辦理和傳閱相關文件，還能在網絡上進行歸檔，促使企業(yè)工作人員直接通過網絡檢索獲取檔案信息，實現了資源共享的目的。

2.2 有助于提高企業(yè)資源合理利用率

相比較以往檔案管理而言，文檔一體化管理方式，不僅減少了不必要的重復勞動率，提高檔案管理工作效率，同時還能充分發(fā)揮人力、物力、財力等資源作用，為企業(yè)減少諸多不必要的經濟損失。與此同時，文檔一體化的管理系統(tǒng)還能實現企業(yè)總部與各所屬單位間收發(fā)電子文件的同步傳輸，進而提高辦公效率[3]。此外，該系統(tǒng)能把收文、發(fā)文、檔案等模塊，根據對應的流程實現分塊實施，促使信息數據能實現共享，最終有效提高各類信息數據的利用率。

3 實施文檔一體化管理應注意的問題

基于企業(yè)檔案管理工作現狀，要想實施文檔一體化管理推進企業(yè)檔案信息化建設，則是需要在實際工作中，注重以下幾點問題，分別是：檔案管理人員素質的提高、安全意識的提高以及檔案管理的規(guī)范化。只有通過以上途徑入手，才能確保檔案管理工作效率有所提高。

3.1 注重提高檔案管理人員素質

要想有效提高企業(yè)檔案管理工作人員素質，就需要企業(yè)能根據管理人員的工作特點和實際情況，通過理論知識培訓的方式，培訓檔案人員的理論知識，并對不同性質和不同工作特點的檔案人員，進行相對應的培訓和指導工作。但在培訓期間，最重要的工作就是加強檔案人員的文件處理能力、檔案管理能力以及保密制度的培訓，檔案人員具備檔案管理意識遠遠不夠，還需要具備較強的保密意識，只有做到嚴密、有序且規(guī)范的檔案管理，才能促使文檔一體化管理，更好的服務于企業(yè)，進而推進企業(yè)檔案信息化建設。

3.2 注重提高檔案管理安全意識

在當前信息時代背景下，因其具有的共享性、網絡性特點，促使文檔在使用期間很有可能出現，受黑客攻擊、受病毒入侵等現象，一旦出現此類現象就會讓數據出現泄密和丟失，所以在電子文檔管理中最重要的核心因素就是安全性?；诖?，有關網絡安全性方面的問題，應在開發(fā)軟件的時候就考慮融入加密技術，同時還要保證電子文檔具有專用的服務器進行存儲[4]。此外，為有效保證檔案信息資源的完整性，還應當在文檔一體化初期階段，采取紙質文件和電子文件雙重歸檔的方式進行，等待電子文檔性能穩(wěn)定后，在逐漸減少紙質文件的存檔數量，以此來保證檔案數據信息的完整性和有效性。

3.3 注重完善檔案管理的規(guī)范化

基于現代化發(fā)展階段，要想借助文檔一體化管理推進企業(yè)檔案信息化建設，則是需要企業(yè)進一步完善檔案管理的規(guī)范化。人力、物力、財力在檔案信息化建設中缺一不可，所以，這就需要企業(yè)相關部門能成立一個平臺，該平臺作為實現文檔一體化管理的主要途徑。在平臺構建的過程中，還要保證檔案管理部門自身管理水平的提高，只有水平得到提高才能完善檔案管理制度和方法，進而為實施規(guī)范化的檔案管理奠定良好基礎。在規(guī)范檔案管理工作時，會有部分內容是辦公用品的購買，也就是說，在采購辦公用品時，應當根據與之相關的規(guī)定進行購買，并且還要根據文件信息進行科學分類[5]。

4 結束語

總而言之，企業(yè)實現文檔一體化管理推進檔案信息化建設，是目前信息時代發(fā)展的重要標志，而且相比較以往的紙質檔案管理模式而言，已經無法適應現代時代發(fā)展需求，文檔一體化檔案管理模式的實施，能在提高檔案利用率的同時，發(fā)揮檔案功能作用，進而促進檔案信息化建設。對此，企業(yè)應在掌握檔案管理現狀的基礎上，促進文檔一體化檔案管理順利進行。

參考文獻

[1]呂帥.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略研究[J].魅力中國，2020，（14）：382-383.

[2]佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實踐[J].中國檔案，2020，（3）：70-71.

[3]溫振鵬.基于文檔一體化的數字化檔案室建設探討[J].文存閱刊，2019，（19）：44.

[4]王芳.文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析[J].辦公室業(yè)務，2018，（17）：44.

[5]李瑋.實施文檔一體化，推進檔案信息化建設[J].魅力中國，2018，（15）：260.