新形勢下司法機(jī)要文書檔案的管理工作探討

陳阿南

摘?要：司法機(jī)要文書檔案指的是司法機(jī)關(guān)內(nèi)部各類重要、涉密或不宜公開的檔案。文書檔案特指以書面紙質(zhì)材料的形式、通過規(guī)定的流程而保存下來的文件資料。司法機(jī)要文書檔案記錄了司法機(jī)關(guān)所從事的各類活動(dòng)以及相關(guān)重要事宜。機(jī)要文書檔案管理工作是司法機(jī)關(guān)檔案工作最為重要的部分，其記錄了司法機(jī)關(guān)歷史信息和相關(guān)重要人員信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，新形勢下機(jī)要文書檔案管理工作迎來了前所未有的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：新形勢?司法機(jī)要文書檔案?管理工作

中圖分類號：G271;D926.1?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

前言

檔案是以文字、圖表、聲音、影像等各種方式保存下來的各種歷史資料。檔案的載體是多種多樣，文書檔案則是其中最常見、最重要的一種形式。與科學(xué)技術(shù)檔案相對，文書檔案指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，使用文書的方式記錄下來的紙質(zhì)資料。包括命令、指示、決定、通知、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。機(jī)要文書檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其開展得是否合理有效，會對相關(guān)部門的工作產(chǎn)生直接影響。本文主要從司法機(jī)要文書檔案管理工作的特點(diǎn)，當(dāng)前司法機(jī)要文書檔案的管理工作面臨的問題以及改進(jìn)措施三個(gè)方面展開，具體如下：

一、司法機(jī)要文書檔案管理工作的特點(diǎn)

司法機(jī)要文書檔案的重要程度非常高，它和司法工作的順利開展、重要人員的人身安全甚至國家利益息息相關(guān)。司法機(jī)要文書檔案管理工作主要有以下三個(gè)特點(diǎn)。

1.在檔案載體上，機(jī)要文書檔案以紙質(zhì)材料居多，只有較少部分的檔案存在電子文檔，而且主要以光盤的形式的存在，為了防止機(jī)要文書檔案被竊取復(fù)制傳播，其只能在內(nèi)部計(jì)算機(jī)和內(nèi)網(wǎng)之間使用。所以機(jī)要文書檔案無法實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔同時(shí)存在。

2.在檔案保管方式上，機(jī)要文書檔案的存放點(diǎn)必須符合國家的相關(guān)保密規(guī)定。在普通的安全技術(shù)要求基礎(chǔ)上，機(jī)要文書檔案的存放庫房必須配備全套的安全措施，包括防盜門窗、保密、報(bào)警器等，其有嚴(yán)格的安全管理制度，每一項(xiàng)工作都需要專人負(fù)責(zé)。

3.在檔案的利用方式上，對司法機(jī)要文書檔案的查閱和使用有著非常嚴(yán)格的保密制度和審批流程。其查閱和使用人員必須具備相應(yīng)的資格，報(bào)文書檔案管理部門批準(zhǔn)。要嚴(yán)格審查制度，防止機(jī)要檔案外泄，對司法機(jī)關(guān)工作造成的不良影響。

二、當(dāng)前司法機(jī)要文書檔案的管理工作面臨的問題

1.新形勢下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及對機(jī)要文書的管理帶來了新挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，機(jī)要文書檔案的數(shù)字化管理被提出來，也在進(jìn)行著嘗試。在提高管理工作效率的同時(shí)，也為保密工作帶來的巨大困難。保密形式越來越嚴(yán)峻，保密工作的對象、領(lǐng)域在不斷變化，存在的泄密渠道日益增多。隨著我國的經(jīng)濟(jì)政治實(shí)力不斷增強(qiáng)，各種勢力對國家機(jī)關(guān)的竊密活動(dòng)日漸增多，其手段越來越高，對其進(jìn)行防范的難度越來越大。在辦公手段越來越便捷的今天，對涉密計(jì)算機(jī)和涉密存儲介質(zhì)的誤操作也是出現(xiàn)失泄密的重要原因。要提高司法機(jī)要文書檔案的管理工作的水平，必須在技術(shù)層面解決問題。

2.檔案管理人員的素質(zhì)不高，管理意識不強(qiáng)，造成資料搜集不齊全，利用率不高

在實(shí)際工作中，許多機(jī)要文書檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的管理知識學(xué)習(xí)和先進(jìn)的管理工作的培訓(xùn)，對于基本的機(jī)要文書檔案管理知識十分匱乏。同時(shí)其管理理念也相對守舊落后，沒有意識到管理工作的重要性，對于提高管理水平也就無從談起。司法機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門之間信息不暢通，在檔案的管理上十分分散，對于機(jī)要文書檔案的分類界限模糊不清，而相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對于管理人員的要求不嚴(yán)，也造成機(jī)要文化檔案的資料殘缺、分類混亂、管理不科學(xué)，對機(jī)要文書檔案的保密工作帶來了重重困難。

三、司法機(jī)要文書檔案的管理工作的改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)制度層面的建設(shè)，在執(zhí)行上督促貫徹落實(shí)

在頂層設(shè)計(jì)上下功夫，結(jié)合新形勢下的管理工作的特點(diǎn)，建立完善可行的機(jī)要文書檔案管理工作制度，在檔案的分類整理、日常保存、查閱使用上詳細(xì)流程操作。提高司法機(jī)要文書檔案管理工作的程序化、規(guī)范化。特別注意保密制度的完善，要提高機(jī)要文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將其進(jìn)一步科學(xué)化和現(xiàn)代化。提高人員的思想意識，將管理工作與業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置上，設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對工作中出現(xiàn)重大失誤的管理人員依法處理。

2.加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理業(yè)務(wù)水平

新形勢下，機(jī)要文書檔案的管理工作變得越來越復(fù)雜，機(jī)要文書檔案的數(shù)量劇增、保密工作的難度日益增加、管理手段也在實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。這就對了司法機(jī)要文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。無論是從科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)層面，還是思想意識和管理能力層面，甚至是在先進(jìn)設(shè)備的操作方面，都提出了更高的要求。要從根本上扭轉(zhuǎn)其落后的思想觀念，培養(yǎng)其符合新形勢要求的管理能力。所以，司法機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該注意培養(yǎng)一批符合新形勢要求的高素質(zhì)機(jī)要文書檔案管理人員?？梢酝ㄟ^對管理人員的培訓(xùn)來加強(qiáng)管理理論知識的提升，改變管理理念，提高對管理工作的重視?？梢詫芾砣藛T在技術(shù)層面進(jìn)行提高，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流。管理設(shè)備在更新?lián)Q代后，管理人員的能力也必須要相應(yīng)地提高，在保證工作效率的同時(shí)加強(qiáng)保密工作。最后要增加對管理人員的福利待遇和關(guān)心關(guān)愛，用物質(zhì)和精神激勵(lì)，來提高管理人員的工作積極性。

結(jié)語

司法機(jī)要文書檔案的管理工作關(guān)乎著我國司法工作的正常開展。司法工作關(guān)乎著保障社會公平，是打擊違法犯罪的重要手段。機(jī)要文書檔案的管理要適應(yīng)新形勢，更新管理觀念，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從多方面來提升管理水平。

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