創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案的管理實(shí)踐探析

?吳蕾

摘 要：對(duì)于每一個(gè)企業(yè)而言，簽署的合同和需要存檔的文件很多，而這些合同和檔案都十分重要，由此可見(jiàn)，公司中的合同歸檔工作是尤為關(guān)鍵的。本文結(jié)合合同檔案日常工作中的一些問(wèn)題，提出更合理化和科學(xué)化的解決方案和實(shí)踐模式，與同行工作者共同探討合理管理檔案的創(chuàng)新，以便運(yùn)用更少的時(shí)間來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔、收集、分類(lèi)等工作。

關(guān)鍵詞：合同;合同檔案;管理

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，合同的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。1999年，我國(guó)頒布了《合同法》，該法律文獻(xiàn)凸顯了合同在單位企業(yè)中的重要地位。合同作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)范和載體，對(duì)企業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供了很多的便利。因此，對(duì)企事業(yè)中的合同進(jìn)行檔案合理化、科學(xué)化管理，建設(shè)完善的科學(xué)管理制度是十分必要的。

1 合同及合同檔案的概念

1）合同的概念。合同在企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的過(guò)程中有著十分重要的憑借和記載作用，合同，讓雙方當(dāng)事人了解自己的義務(wù)以及對(duì)方的目的，在保護(hù)雙方權(quán)益的同時(shí)，也讓雙方合作有了法律依據(jù)，合同的重要性也就在概念上彰顯出來(lái)了。

2）合同檔案的概念。整個(gè)簽署合同的過(guò)程從開(kāi)始到形成，最后到簽署合同，其中包含很多文件材料，而這些文件材料總稱(chēng)為合同檔案。從法律的角度講，合同檔案具有絕對(duì)的法律效益。因此，在企業(yè)交易的過(guò)程中，合同方案有著十分重要的作用，它是企業(yè)合作和運(yùn)用的重要保證和維權(quán)憑借。

2 合同檔案管理的特點(diǎn)

1）合同的分類(lèi)。（1）書(shū)面合同形式。《合同法》中對(duì)書(shū)面合同的形式進(jìn)行了準(zhǔn)確的定義，面合同的形式也是在頒布法律之前一直被倡導(dǎo)使用的合同形式。相比起口頭合同書(shū)，面合同需要履行的義務(wù)多，金額大，內(nèi)容復(fù)雜，若雙方發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，可以依據(jù)合同上的內(nèi)容進(jìn)行責(zé)任劃分，有效避免了一些不必要的矛盾。相比口頭合同，書(shū)面合同更為規(guī)范和正式，同時(shí)也被賦予法律時(shí)效性。（2）口頭合同形式。所謂口頭合同，實(shí)際上是指雙方當(dāng)事人進(jìn)行口頭上的約定，不需要任何文字記載。這種口頭交易基本上交易金額小，交易內(nèi)容簡(jiǎn)單。其主要的優(yōu)點(diǎn)是方便快捷，簡(jiǎn)單易操作。該種合同方式適用于相互信任的合作雙方。這種合同方式就需要雙方承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)，后期發(fā)生糾紛，很難通過(guò)口頭合同進(jìn)行解決。因此，相比之下，書(shū)面合同的優(yōu)勢(shì)就得以體現(xiàn)。（3）其他合同形式。隨著社會(huì)的發(fā)展，各種合同類(lèi)型層出不窮，社會(huì)生活中使用的各種合同也極端復(fù)雜。因此，《合同法》為此做出了新的規(guī)定，除口頭合同和書(shū)面合同外，其他類(lèi)型的合同也同樣具有法律效益。

2）合同檔案的價(jià)值。檔案可以記載人類(lèi)歷史發(fā)展的過(guò)程，也可以記載個(gè)人人生發(fā)展的歷程。檔案對(duì)人類(lèi)社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，有十分重要的記錄作用。在研究過(guò)程中，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案其實(shí)具有憑證價(jià)值，歷史價(jià)值，教育感化價(jià)值等多種價(jià)值。合同檔案也同樣具有十分重要的價(jià)值，具有法律實(shí)效性，也是非常重要的憑證。

3 合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）合同檔案的收集難題。在日常工作中，合同檔案的收集是十分困難的，這是一個(gè)普遍現(xiàn)象。從這一現(xiàn)象出現(xiàn)的原因有以下幾種：沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的合同檔案管理人員。相關(guān)工作人員因各種原因?qū)n案的價(jià)值沒(méi)有充分了解，導(dǎo)致其在檔案整理工作上有認(rèn)知的偏差。管理檔案的人員在進(jìn)行合同歸檔時(shí)，對(duì)相關(guān)的知識(shí)了解很少。對(duì)于合同的形成過(guò)程和相關(guān)特點(diǎn)沒(méi)有明確的認(rèn)知。合同文件需要由不同職能部門(mén)或技術(shù)部門(mén)進(jìn)行相關(guān)的擬定和承辦，在經(jīng)過(guò)起草，審核，審批，到最后兩方簽署完畢才算合同成立。其流程復(fù)雜，周期性長(zhǎng)，而且利用力極高，經(jīng)辦的人員也多，對(duì)合同文件的流程不清晰，同時(shí)對(duì)其法律時(shí)效性和價(jià)值也不甚了解，這就很容易發(fā)生遺漏或歸檔錯(cuò)誤。領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理不重視，并沒(méi)有將合同管理工作納入各部門(mén)工作人員的崗位職責(zé)中，合同管理制度缺失，也沒(méi)有確立完善的歸檔情況監(jiān)督檢查制度，以至于后期合同歸檔收集難。

2）合同檔案的管理分類(lèi)。大多數(shù)單位是將合同歸檔作為一個(gè)單獨(dú)的管理部門(mén)進(jìn)行安排，在管理的過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)合同檔案有許多不完整，而且合同檔案分散混亂，很容易存在其他門(mén)類(lèi)的檔案中。館藏合同檔案的數(shù)量很大，隨著時(shí)代的發(fā)展和公司不斷的運(yùn)營(yíng)，單項(xiàng)的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目日益增多，原有的檔案只能按照序號(hào)的大小進(jìn)行排列歸檔，這樣的管理方式早已無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)在企業(yè)的檔案管理需求。

3）合同檔案管理模式難以滿(mǎn)足當(dāng)前的利用現(xiàn)狀。在十八大以后，黨中央號(hào)召反腐倡廉，對(duì)審計(jì)工作進(jìn)行了前所未有的強(qiáng)化。紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)對(duì)于筆者單位進(jìn)行了相關(guān)內(nèi)容的審查工作，而在這過(guò)程中，合同檔案就體現(xiàn)了他優(yōu)秀的本質(zhì)屬性，它可以讓監(jiān)察機(jī)關(guān)人員直觀的看到各個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)負(fù)責(zé)人、金額、對(duì)方單位等多種信息，為檢查工作提供了便利，也為公司的正常運(yùn)營(yíng)提供了有力的證據(jù)。

4 適應(yīng)時(shí)代要求創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案管理模式

1）增強(qiáng)合同檔案管理的規(guī)范性。合同對(duì)整個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)有著十分重要的意義，及時(shí)完成合同歸檔工作，對(duì)公司企業(yè)的發(fā)展做了很好的保障。針對(duì)合同檔案歸檔難的問(wèn)題，可采取以下幾種方法：一，向各部門(mén)工作人員宣傳合同檔案的重要性和法律時(shí)效性，幫助工作人員樹(shù)立觀念，從而極力配合合同歸檔工作，讓其真正將該工作劃分到自己的工作職責(zé)當(dāng)中并給予重視，從而減少合同歸檔工作的難度。同時(shí)在以后的工作中，可以將合同進(jìn)行系統(tǒng)分發(fā)，這樣既不耽誤歸檔，也不耽誤正常的工作需求;二，必須保留合同完整。合同管理部門(mén)將合同歸檔時(shí)，需要出具體書(shū)面合同執(zhí)行情況說(shuō)明，經(jīng)由合同經(jīng)理確認(rèn)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后最終結(jié)束合同，以此保證合同的完整歸檔。

過(guò)上述兩種方法可以更好的實(shí)現(xiàn)合同的歸檔，從而解決合同歸檔難的問(wèn)題。但其主要還是需要領(lǐng)導(dǎo)在該方面樹(shù)立觀念，將合同檔案的歸檔工作加以重視，并賦予相關(guān)工作完善的管理制度，從而使整個(gè)合同歸檔工作在所有員工的努力和配合下更好的完成。

2）合同檔案的科學(xué)分類(lèi)。為了避免合同存在混交、分散的狀況，需要交合同歸檔以專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行統(tǒng)一的歸納和管理。傳統(tǒng)的按照合同大小進(jìn)行編號(hào)歸檔的方式。已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代合同檔案歸檔的需求，我們需要根據(jù)合同的性質(zhì)和其特點(diǎn)，遵循合理科學(xué)的原則對(duì)合同進(jìn)行重新分類(lèi)，在保證合同檔案內(nèi)容完善的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了合同統(tǒng)一、規(guī)范的保存和管理，為以后的審查工作提供便利。

3）適應(yīng)時(shí)代發(fā)展優(yōu)化合同檔案利用管理。合同檔案的存在是為檢查工作提供有力的證據(jù)，是最為準(zhǔn)確和完整的法律依據(jù)。合同檔案為紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)實(shí)施工作提供了便利。隨著紀(jì)檢監(jiān)察工作的深入開(kāi)展，合同檔案歸檔工作人員也面臨了前所未有的挑戰(zhàn)。筆者所在單位對(duì)于合同歸檔管理模式進(jìn)行了優(yōu)化和完善，利用合同的檔案號(hào)，序號(hào)，合同名稱(chēng)等多個(gè)內(nèi)容，進(jìn)行合同的整理和分類(lèi)，以確保為紀(jì)檢工作提供更便利的檔案查詢(xún)服務(wù)。在紀(jì)檢工作中，公關(guān)人員提出稽查方向，我們就需要根據(jù)其需求，對(duì)相關(guān)的合同檔案進(jìn)行按類(lèi)別、乙方單位以及項(xiàng)目名稱(chēng)等內(nèi)容進(jìn)行檢索查詢(xún)，以便為紀(jì)檢和審查部門(mén)提供更有效的法律依據(jù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

從上述內(nèi)容可以看出，合同管理的分類(lèi)優(yōu)化對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是十分重要的工作內(nèi)容。合同管理也是保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要一環(huán)，其擁有的法律時(shí)效性對(duì)公司和企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。針對(duì)相關(guān)的管理問(wèn)題需要，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)制定規(guī)范管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合能力，讓工作人員更好的進(jìn)行合同歸檔工作，從而更好展現(xiàn)合同檔案的價(jià)值。

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