信息化背景下高校教學(xué)檔案管理的實(shí)踐與探索

牛妍懿 郭久智 溫明明

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的快速發(fā)展及信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，信息技術(shù)的運(yùn)用改變了人們固有的工作方式和思維模式，在各個(gè)領(lǐng)域給人們帶來了高效、便利和快捷。傳統(tǒng)模式下的高效教學(xué)檔案通常是以紙質(zhì)為媒介載體，這種檔案管理模式有很多的滯后性和缺陷性。自信息化技術(shù)被運(yùn)用在高校教學(xué)檔案管理以來，電子檔案管理能夠很好地彌補(bǔ)以前的各種不足，高校檔案管理工作新模式也應(yīng)運(yùn)而生。本文將以分析高校教育檔案現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，結(jié)合信息化技術(shù)運(yùn)用的優(yōu)勢(shì)，對(duì)信息化背景下高校教學(xué)檔案管理進(jìn)行實(shí)踐分析和探索。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;教學(xué);檔案管理

一、前言

信息化已經(jīng)成為當(dāng)今時(shí)代必然的發(fā)展趨勢(shì)，全球信息資源正逐漸整合、保存和共享，信息資源的開發(fā)和利用程度已成為一個(gè)地區(qū)乃至一個(gè)國(guó)家信息現(xiàn)代化發(fā)展的衡量標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)家經(jīng)濟(jì)的快速穩(wěn)定發(fā)展離不開人才的貢獻(xiàn)，近些年國(guó)家不斷加強(qiáng)對(duì)人才培養(yǎng)的人力、物力、財(cái)力投入，特別是對(duì)高等教育的投入。高校教學(xué)檔案的管理是高等教育信息資源管理的載體之一，其體現(xiàn)了對(duì)高校重要信息的開發(fā)和利用程度，同時(shí)促進(jìn)了各高校之間資源的共享和教學(xué)信息的交流[1]。將現(xiàn)代信息化與高校教學(xué)檔案管理工作相結(jié)合，以先進(jìn)科學(xué)的信息化技術(shù)去管理高校教學(xué)檔案能夠提高高校教學(xué)檔案管理的效率和準(zhǔn)確度，減輕檔案管理人員的工作量，擴(kuò)大信息共享的范圍，滿足各高校多元化的需求，保證了高校教學(xué)檔案管理的不斷改進(jìn)和完善。

二、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理的概念及主要功能定位

（一）高校教學(xué)檔案管理的概念

檔案的管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，其中具體可分為檔案的收集、整合、分類、統(tǒng)計(jì)、辨別、研究、存檔、查閱、運(yùn)用等多方面管理內(nèi)容。高校教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)過程中不可或缺的一部分，對(duì)高校教學(xué)效果和質(zhì)量具有很大的幫助作用，老師和學(xué)校可以在教學(xué)檔案管理中不斷查漏補(bǔ)缺，提升教學(xué)水平和能力，對(duì)高校教育事業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

（二）高校教學(xué)檔案管理的主要功能定位

在過去的高校教學(xué)檔案管理過程中，對(duì)高校教學(xué)過程中各種信息的收集、整合和保存是高校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容和功能，對(duì)于整合后信息資源的共享和再利用并沒有實(shí)施專業(yè)的管理。傳統(tǒng)模式下高校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)和信息化技術(shù)，更無法為高校教學(xué)過程中的多元化需求服務(wù)。因此，傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理內(nèi)容應(yīng)不斷改進(jìn)、創(chuàng)新、完善，通過高科技信息化技術(shù)拓展高校教學(xué)檔案管理的功能定位，為高校的教學(xué)活動(dòng)提供更有力的幫助。

三、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理的缺陷和不足

（一）高校對(duì)于教學(xué)檔案管理工作的關(guān)注程度不高

就目前高校教學(xué)檔案管理工作的開展情況來看，很多高校并沒有意識(shí)到高校教學(xué)檔案管理的功能定位和重要作用，缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視。學(xué)校對(duì)于教學(xué)檔案管理工作較低的關(guān)注度會(huì)直接導(dǎo)致檔案管理人員工作及時(shí)度、管理效果的不明顯。另外，信息化背景下的高校教學(xué)檔案管理需要檔案管理人員具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，除懂得最基本的檔案管理知識(shí)外，還需要檔案管理人員熟練掌握網(wǎng)絡(luò)科技、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)方面的高科技知識(shí)[2]。

（二）高校教學(xué)檔案管理工作內(nèi)容多、效率低

傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案都是以紙質(zhì)文件作為記錄載體，這種形式的記錄在整理、收集、分類、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)中都是極其復(fù)雜的，同時(shí)紙質(zhì)文件很容易破舊、破損，長(zhǎng)時(shí)間的保存、查閱等很容易將其損壞。因此，高校教學(xué)檔案管理工作者在各個(gè)環(huán)節(jié)都必須小心仔細(xì)，需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力成本。再加上高校教學(xué)檔案每年都在不斷地增加積累，除了整理、更新新的教學(xué)檔案外，還需要不斷維護(hù)舊的教學(xué)檔案，這就使得整個(gè)教學(xué)檔案管理工作效率偏低，影響了整個(gè)教學(xué)檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）高校教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)備不夠完善

由于高校教學(xué)檔案管理工作不是高校教育的主要內(nèi)容，各高校對(duì)于教學(xué)檔案管理的人力、物力、財(cái)力投入都很有限，這導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)有的設(shè)備和軟件都較為落后，不符合現(xiàn)代化管理的要求[3]。設(shè)備的老舊和現(xiàn)代化程度過低不僅會(huì)給檔案管理人員增加很多不必要的工作，嚴(yán)重降低檔案管理的工作效率，同時(shí)還影響整個(gè)學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。

四、信息化背景下高校教學(xué)檔案管理的主要方式

（一）實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理

實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是信息化背景下的必然趨勢(shì)和主要途徑之一。目前，各高校教學(xué)檔案信息化管理的主要問題就是要不斷改進(jìn)和完善檔案管理模式，運(yùn)用科學(xué)合理的管理方法。筆者認(rèn)為，可以從以下四個(gè)方面入手：

首先，對(duì)高校教學(xué)檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化的編制和整理，這樣不僅能夠大大縮減檢索的時(shí)間，提高效率，同時(shí)還能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理;其次，對(duì)利用頻次高的教學(xué)檔案應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化管理，及時(shí)為教學(xué)工作提供快捷的服務(wù);再次，高校應(yīng)從本校檔案管理的實(shí)際情況出發(fā)，將高校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理與本校的實(shí)際情況相結(jié)合，創(chuàng)造出有具有本校特色的檔案管理模式，使教學(xué)檔案的數(shù)字化管理能夠真正為高校教學(xué)活動(dòng)提供幫助[4];最后，加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息資源的共享，通過數(shù)字化的管理模式及時(shí)更新、整合、上傳信息，利用互聯(lián)網(wǎng)無時(shí)間、空間限制的特點(diǎn)，為高校教學(xué)檔案的流通提供便捷的渠道，創(chuàng)建區(qū)域性的信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各高校教學(xué)信息資源的共享和相互借鑒學(xué)習(xí)。

（二）建立統(tǒng)一規(guī)范的高校教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

高校教學(xué)檔案的信息化管理仍處于自我摸索和完善的階段，急需統(tǒng)一規(guī)范的管理方案和標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)。高校教學(xué)檔案內(nèi)容多，管理起來工作量較大、較復(fù)雜，因此應(yīng)建立規(guī)范的高校教學(xué)檔案信息化管理準(zhǔn)則以供遵守和實(shí)施，如可以對(duì)檔案的信息整合、標(biāo)注、保存、檢索、傳輸、管理等操作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一程序規(guī)定;檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)程序進(jìn)行作業(yè)，保證檔案管理工作的高效性、準(zhǔn)確性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。

（三）大力提升高校教學(xué)檔案信息化管理隊(duì)伍的工作能力

為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，高校需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，大力提升檔案管理工作人員的綜合工作能力。由于高校教學(xué)檔案信息化管理工作在實(shí)踐操作中需要大量運(yùn)用先進(jìn)的高科技技術(shù)，檔案管理工作人員需要具備一系列相關(guān)專業(yè)知識(shí)，除懂得最基本的檔案管理知識(shí)外，還需要檔案管理人員熟練掌握網(wǎng)絡(luò)科技、信息化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等相關(guān)方面的高科技知識(shí)。大力培養(yǎng)和引進(jìn)相關(guān)專業(yè)化人才，能夠保障高校教學(xué)檔案信息化管理的持續(xù)開展和進(jìn)步。所以，高校應(yīng)加大對(duì)相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)投入，定期對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作隊(duì)伍進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)和考核，優(yōu)勝劣汰，淘汰掉考核不合格的人員，保證檔案管理人才隊(duì)伍的先進(jìn)性。

（四）加強(qiáng)對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)備的投入和建設(shè)

就目前情況而言，很多高校教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)備老舊、落后，給檔案管理人員增加了很多不必要的工作，嚴(yán)重降低了檔案管理的工作效率，同時(shí)還影響了整個(gè)學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。先進(jìn)完善的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息化管理的必要物力條件，因此，各高校應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)檔案信息化管理的要求，加大對(duì)教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備支持，及時(shí)對(duì)現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代，以保證其先進(jìn)性、科學(xué)性、適用性[5]。例如，更新現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、檔案儲(chǔ)存載體、硬盤、軟件等相關(guān)設(shè)備，大力提高高校教學(xué)檔案的管理水平。

五、結(jié)語

教學(xué)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理是高效教學(xué)過程中重要的總結(jié)和歸納環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的廣泛推廣和運(yùn)用，新的教學(xué)檔案模式不斷沖擊和改變著傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理工作。信息化背景下，資源能夠得到更好的整合、保存、查閱和共享，因此，高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流和網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，不斷改革和完善教學(xué)檔案管理的現(xiàn)有模式，在實(shí)踐和探索中促進(jìn)高校教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]程瑞紅.信息化背景下的高校檔案管理研究[J].中國(guó)管理信息化，2018（2）：133-134.

[5]姜春美.信息化背景下高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策研究[J].新校園：上旬刊，2018（1）：100-101.