關(guān)于檔案信息化推進(jìn)情況的調(diào)研與思考
——以中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司為例

文·

一直以來，中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司黨委高度重視檔案信息化工作，2008年開始研發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，2009年推廣使用，2016年系統(tǒng)功能拓展升級(jí)，實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”，檔案收集、整理、保管、利用、編研、指導(dǎo)等業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦公，具有傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、檔案資源整合與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息服務(wù)便捷化等特點(diǎn)。為進(jìn)一步深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，近期，中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司對(duì)所屬65個(gè)單位的檔案信息化推進(jìn)情況進(jìn)行了全面調(diào)研和分析思考。

一、總體情況

中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司在具備條件的所屬單位全面推廣運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)，并跟進(jìn)指導(dǎo)，分地區(qū)召開推進(jìn)會(huì)，多次進(jìn)行有針對(duì)性地督導(dǎo)?，F(xiàn)有45個(gè)所屬單位應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，開展了數(shù)字化工作，占69.23%。有的單位辦公室主任親自協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題，積極推進(jìn)工作。特別是專門配備數(shù)字化設(shè)備，保證工作落實(shí)。多數(shù)單位能夠應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)電子檔案管理，并按照重要、常用、急用、永久及長期的順序，對(duì)室藏紙質(zhì)和其他載體各門類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換及歸檔，建立室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

目前，已初步建立檔案信息共享機(jī)制，將檔案信息的科學(xué)管理及利用整合在統(tǒng)一平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息快速、準(zhǔn)確查詢。信息化對(duì)檔案管理規(guī)范化、提高工作效率發(fā)揮了重要作用。比如，原來查閱人事令一般需40分鐘左右，現(xiàn)在基本實(shí)現(xiàn)秒查。檔案利用的查全率、查準(zhǔn)率較以往也有明顯提升。檔案管理信息系統(tǒng)目錄中心拓展了檢查指導(dǎo)時(shí)空，成為促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的“助推器”和“第三只眼”。特別是在新冠肺炎疫情期間，檔案業(yè)務(wù)檢查指導(dǎo)不但沒受影響，反而借助檔案管理信息系統(tǒng)提高了督導(dǎo)效率與質(zhì)量。各考核業(yè)務(wù)量直接從系統(tǒng)導(dǎo)出，“工作可追溯、考核有依據(jù)”，讓考核在陽光下進(jìn)行，增加了考核結(jié)果的公平公正。由此帶來學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)氛圍趨于濃厚，各單位檔案人員積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)溝通，主動(dòng)向業(yè)務(wù)主管部門或兄弟單位咨詢，幫助新檔案人員解決問題。各單位之間互相幫助，熱心分享經(jīng)驗(yàn)。

二、存在問題

（一）檔案信息化工作投入精力不足

中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司所屬65個(gè)單位只有兩個(gè)單位檔案人員是專職，其它單位檔案人員都是兼職且兼職較多，一般兼職3項(xiàng)工作。檔案人員忙于日常工作，對(duì)檔案管理工作，特別是檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用投入時(shí)間不夠，不能做到電子文件按時(shí)歸檔，照片檔案等不能及時(shí)應(yīng)用系統(tǒng)管理。同時(shí)，檔案管理工作一般不是緊急的，在兼職較多、時(shí)間精力有限情況下，檔案人員先做緊急的其它兼職工作，檔案管理工作除查閱檔案外，一般每周最多有一天時(shí)間專門落實(shí)，因此少數(shù)單位電子檔案只有目錄級(jí)管理，未進(jìn)行電子文件歸檔管理。另外，檔案數(shù)字化工作因工作量大，占用時(shí)間較多，檔案人員沒時(shí)間落實(shí)。數(shù)字化人員一般是以干代培形式的臨時(shí)人員，許多單位因無相關(guān)人員，數(shù)字化工作未開展或停滯。

（二）檔案人員專業(yè)素質(zhì)還需提高

檔案人員兼職較多，忙于日常工作落實(shí)，基本沒時(shí)間學(xué)業(yè)務(wù)。許多單位檔案人員因未認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用說明、數(shù)字化工作流程等，在工作中遇到問題時(shí)無法解決，影響工作質(zhì)量與效率。如電子公文流轉(zhuǎn)完成后及數(shù)字化檔案上傳系統(tǒng)后未進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)歸檔管理。許多單位對(duì)重大活動(dòng)聲像檔案（照片、視頻等）未利用系統(tǒng)管理。個(gè)別單位對(duì)電子檔案的保管期限、案卷或文件題名等著錄不準(zhǔn)確、不規(guī)范。還有不少檔案人員遇到問題因缺少主動(dòng)溝通，致使問題得不到解決，工作推進(jìn)受到影響。比如，遇到人員、設(shè)備等問題未向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；遇到系統(tǒng)使用等專業(yè)問題未及時(shí)向業(yè)務(wù)主管部門咨詢或反饋。檔案人員畏難、消極等待思想嚴(yán)重。

（三）檔案信息化工作推進(jìn)不平衡

運(yùn)輸業(yè)33個(gè)單位都在推進(jìn)，總體質(zhì)量比較好，管理規(guī)范，歷年文書、會(huì)計(jì)、照片檔案等基本都應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)很好的單位占21%。非運(yùn)輸業(yè)19個(gè)單位（含3個(gè)新建單位）中11個(gè)單位在推進(jìn)，系統(tǒng)應(yīng)用不全面，管理基本規(guī)范，主要對(duì)近年文書檔案應(yīng)用系統(tǒng)管理，推進(jìn)比較好的單位占16%。合資公司、指揮部5個(gè)單位中只有膠濟(jì)客專應(yīng)用系統(tǒng)和開展數(shù)字化。其它單位8個(gè)因單位撤并、新建等原因未開展此項(xiàng)工作。

三、提升方向

（一）提高重視程度，扎實(shí)有效推進(jìn)

中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司要進(jìn)一步重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，更好地推進(jìn)檔案信息化工作。一是使檔案人員合理兼職，保證檔案管理工作時(shí)間，特別是開展信息化工作的時(shí)間，確保各門類各載體電子檔案及時(shí)規(guī)范管理。二是切實(shí)把室藏檔案數(shù)字化工作列入本單位重點(diǎn)工作整體規(guī)劃，制定完善本單位《室藏檔案數(shù)字化實(shí)施方案》，盡快落實(shí)人員設(shè)備，確保數(shù)字化工作有效推進(jìn)。三是檔案人員要主動(dòng)匯報(bào)溝通，確保及時(shí)解決推進(jìn)中的問題。

（二）健全規(guī)范制度，強(qiáng)化培訓(xùn)效果

要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，采取有效措施，制定完善相應(yīng)管理制度，細(xì)化優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容。一是責(zé)任心培育是前提，有了責(zé)任心才能調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性。責(zé)任心培育需要在常態(tài)化“持續(xù)抓、抓持續(xù)”上下功夫，貫穿于日常工作中。二是規(guī)章制度管理是基礎(chǔ)，解決“怎么干”的問題，規(guī)章制度管理需要在“實(shí)用、實(shí)效”上下功夫，針對(duì)問題完善制度標(biāo)準(zhǔn)等。工作中明確負(fù)責(zé)人員、分工、標(biāo)準(zhǔn)和考核等，不能流于形式，特別是把物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)有機(jī)結(jié)合，把培訓(xùn)與收入分配、職稱評(píng)定、評(píng)先樹優(yōu)緊密結(jié)合，調(diào)動(dòng)學(xué)業(yè)務(wù)的積極性，形成比學(xué)趕幫超的良好氛圍。三是培訓(xùn)是關(guān)鍵，解決“會(huì)不會(huì)干”的問題，這也是改變現(xiàn)狀的當(dāng)務(wù)之急。培訓(xùn)需要在“真培、真學(xué)、真考”上下功夫。根據(jù)存在問題，細(xì)化完善培訓(xùn)內(nèi)容，使之具有針對(duì)性和可操作性?？膳e辦檔案信息化專題培訓(xùn)班，答疑釋惑，進(jìn)一步明確和規(guī)范制度辦法、系統(tǒng)操作標(biāo)準(zhǔn)、流程及電子檔案管理等，并選擇工作開展推進(jìn)好的單位介紹經(jīng)驗(yàn)，做好經(jīng)驗(yàn)分享。

（三）抓好過程管控，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量

在增強(qiáng)檔案保密意識(shí)，加強(qiáng)數(shù)字化人員和系統(tǒng)管理，確保檔案信息安全基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。根據(jù)各單位共性和個(gè)別突出問題，進(jìn)一步完善系統(tǒng)校驗(yàn)功能，把好數(shù)據(jù)入庫關(guān)。通過系統(tǒng)程序全檢和人工抽檢相結(jié)合的方法，完善對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控。通過校核明確指出對(duì)應(yīng)字段的錯(cuò)誤，使整改更有針對(duì)性、便捷性，并通過整改進(jìn)一步鞏固對(duì)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的理解掌握。同時(shí)建立問題庫，各單位檔案人員分享經(jīng)驗(yàn)，避免問題發(fā)生。在抽驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)問題，通過系統(tǒng)整改申報(bào)等追溯相關(guān)單位人員責(zé)任，確保質(zhì)量全過程實(shí)時(shí)可控。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，抓實(shí)問題整改

中國鐵路濟(jì)南局集團(tuán)有限公司檔案館利用多種形式加強(qiáng)指導(dǎo)，明確了信息化工作聯(lián)系電話和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式。強(qiáng)調(diào)各單位信息化工作推進(jìn)情況納入年度檔案管理重點(diǎn)考核內(nèi)容，以扎實(shí)推動(dòng)信息化工作開展。加強(qiáng)指導(dǎo)，可以幫助解決實(shí)際問題，推動(dòng)工作落實(shí)。檢查考核，是管理手段和保障，解決的是“有沒有按要求干”“不按要求干怎么辦”的問題，推動(dòng)專業(yè)管理形成閉環(huán)、取得實(shí)效。抓得緊、考核到位，就能樹立導(dǎo)向、形成習(xí)慣，這需要在“提素質(zhì)、盯問題、抓整改”上下功夫。重點(diǎn)做到“三個(gè)結(jié)合”：一是全面查與重點(diǎn)查相結(jié)合。既要全面監(jiān)督檢查，更要突出重點(diǎn)單位，特別是新建單位、撤并單位、指揮部和未開展信息化工作的單位，提高監(jiān)督檢查的針對(duì)性和實(shí)效性。二是發(fā)現(xiàn)問題與解決問題相結(jié)合。不檢查、不通報(bào)、不考核，好的制度在執(zhí)行過程中變了樣。加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，與年度單位經(jīng)營業(yè)績掛鉤，與個(gè)人職稱關(guān)聯(lián)，以此激發(fā)和調(diào)動(dòng)積極性，將抵觸心理變?yōu)榻邮芎蜌g迎。定期考核、定期通報(bào)，對(duì)優(yōu)秀的單位提出表揚(yáng)，對(duì)落實(shí)單位提出整改要求。三是考核后整改閉環(huán)?？己瞬皇枪ぷ鞯慕Y(jié)束，應(yīng)對(duì)落后單位提出整改要求，指導(dǎo)完成整改。通過考核促進(jìn)落實(shí)后單位的改進(jìn)，才是考核的目的。