提升檔案服務新質效的探索與實踐

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公安機關檔案管理是一項非常重要的基礎性工作，在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮了重要作用。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，公安實戰(zhàn)工作對檔案管理提出了新要求，加強檔案信息化管理，進一步提升檔案工作服務打擊犯罪、服務社會管理的水平，成為公安機關檔案工作的當務之急。近年來，臨沭縣公安機關統(tǒng)籌規(guī)劃、高標打造，投資300余萬元，積極推進檔案室、物證室、案管室“三室一體化”建設，打破了上下層級和警種條線之間的平臺壁壘，大幅提升了公安檔案規(guī)范化、信息化和涉案財物管理效能化水平，有效促進了整體公安工作質效的大幅提升。

一、公安機關檔案“三室一體化”建設的背景情況

（一）檔案管理人員綜合素質不高

由于警力不足，絕大多數(shù)派出所沒有配備專職檔案內(nèi)勤，一般由內(nèi)勤兼任管檔人員， 有的甚至將沒有經(jīng)過任何培訓、完全不懂檔案管理業(yè)務的新警、輔警作為檔案專管人員，人員不穩(wěn)定、變化較頻繁，導致檔案民警不熟悉檔案業(yè)務，業(yè)務技能差。部分辦案民警甚至長期自行保管案件卷宗資料，未及時交檔案管理人員歸檔，檔案漏管、脫管現(xiàn)象嚴重，存在丟失、泄密等安全隱患。

（二）檔案管理硬件設施不達標

由于經(jīng)費不足，投入不夠，基層派出所的檔案基礎設施配套普遍不到位，保管條件落后。部分派出所將檔案室作為保管室、雜物間，存放大量與檔案無關的物品；有的檔案室?guī)齑嫒萘繜o法滿足工作要求，卷宗無法歸檔入庫，無法妥善保管；有的檔案柜年久失修，發(fā)霉、變形；有的未采取防潮、防蟲措施，無消防設施、空調、溫濕度調控和監(jiān)控報警設備。

（三）檔案信息化利用率不高

多數(shù)派出所檔案管理模式仍以傳統(tǒng)的人工管理為主，檔案檢索和查閱大多采用手工模式，較少運用現(xiàn)代化檢索手段，查找速度慢，工作效率低。有的部門甚至未建立檢索目錄和查檔記錄，直接影響到檔案的查找利用，導致服務實戰(zhàn)能力大打折扣。另外，公安檔案服務民生的主要是戶籍檔案，常常需要查找原始戶籍檔案作為依據(jù)。而從上世紀九十年代中期起，戶籍管理開始大量使用計算機設備，忽視對紙質戶籍檔案的收集整理，有的保管不善，出現(xiàn)損毀、遺失等現(xiàn)象，導致公民在需要查找檔案的時候，經(jīng)常無檔可查。

二、臨沭縣公安機關檔案工作“三室一體化”主要做法

（一）高站位規(guī)劃，著力打造智慧體系

一是整合全要素，構建“智慧化”格局。借助縣局業(yè)務技術用房搬遷新址有利契機，將“三室一體化”建設工作提上議程、研究部署、制定方案、細化措施、考察學習、強力推進，明確了工作方向和目標。

二是硬件全覆蓋，打造“一體化”模式。結合檔案庫房“十防”要求和物證室、案管室建設標準，先后投入300余萬元護航“三室一體化”智慧建設，集中購買密集架、組物證存儲貨架、RFID案件智能管理柜，建成了智能RFID管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案、物證、案管業(yè)務暢通、數(shù)據(jù)互聯(lián)的一體化管理。

三是規(guī)范全流程，探索“數(shù)字化”管理。對所有庫藏檔案進行電子化、數(shù)字化加工，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)所有檔案目錄數(shù)據(jù)、法律文書、涉案物品網(wǎng)上查詢。

（二）高標準建設，著力構建統(tǒng)籌模式

一是渠道共享，實現(xiàn)“源頭化”追蹤。智慧檔案管理系統(tǒng)通過與案管系統(tǒng)、物證管理系統(tǒng)的對接，使每起警情、案件即時納入檔案收集的視線范圍，電子眼實時跟進辦理進程，案管系統(tǒng)發(fā)出歸檔指令后檔案系統(tǒng)成功接收，確保從接處警到受案、立案、辦案進程、辦理結果實行無縫閉環(huán)式流轉管理。

二是在線收歸，實現(xiàn)“一站式”采集。檔案管理員將采集的歸檔信息在縣局檔案系統(tǒng)中創(chuàng)建檔案并同步至智慧檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)戶籍、文書、聲像、電子等檔案的自動流轉歸檔，“隨辦結、隨歸檔”案卷歸檔新模式的建立極大提升了檔案采集效率，保證了歸檔文件的真實性、完整性和有效性。

三是精準定位，實現(xiàn)“實名制”收存。系統(tǒng)成功接收檔案后，賦予新入庫檔案“電子身份”標識（即RFID電子標簽），檔案管理員在檔案柜排架上安排相應檔案固定席位，將電子標簽與檔案柜座位掃描匹配，實現(xiàn)檔案收存“實名制”。使得檔案的雙套制管理更加方便，案件管理可追蹤、可催辦、可安全保管，涉案物品管理不獨立，有序存放、方便調閱、過程可追溯。

（三）高效能管理，著力提升服務能力

一是緊扣“物聯(lián)網(wǎng)”，服務執(zhí)法辦案。依托智慧警務建設，以物聯(lián)網(wǎng)技術為支撐，緊扣檔案收集、分類、整理、儲存、管理、使用等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)型手工模式向現(xiàn)代化物聯(lián)網(wǎng)模式升級轉型，推動檔案工作從“封閉”走向“開放”、從“靜態(tài)”變?yōu)椤皠討B(tài)”、從“被動”轉向“主動”。強化執(zhí)法辦案流程監(jiān)督，規(guī)范執(zhí)法案卷和涉案財物管理，提高執(zhí)法辦案質量，樹立良好形象。

二是聚焦“大數(shù)據(jù)”，服務破案打擊。以服務實戰(zhàn)為引領，針對重大安?；顒?、重大案事件處置、重點人員管控等工作，積極探索檔案賦能新模式，全面加強對歷史數(shù)據(jù)的編研分析，變“死檔案”為“活信息”。系統(tǒng)運行以來，已為打擊破案提供服務20余次，梳理各類線索信息40余條，協(xié)助破獲各類案件30余起。

三是立足“放管服”，服務社會民生。以智慧檔案管理系統(tǒng)為橋梁，充分發(fā)揮檔案資料在征兵政審、人口統(tǒng)計分析、民事訴訟、工齡核定等方面的積極作用，為群眾親屬證明、婚姻登記、前科查詢等訴求提供支撐，讓全縣群眾享受到大數(shù)據(jù)時代公安“放管服”的改革紅利。自運行以來，臨沭縣局利用智慧管理系統(tǒng)接待查檔150余人次，提供各類數(shù)據(jù)200余條目，協(xié)助解決民生問題150余件。

三、幾點啟示

（一）更新觀念，增強現(xiàn)代化意識

首先，領導干部要轉變觀念，高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要加強對檔案管理信息化建設管理，充分調動檔案管理人員的工作積極性，注入新活力，改變“一潭死水”局面，切實提高工作效率。其次，要挑選一批懂部門業(yè)務、懂檔案工作、懂信息化操作技能的專職人員，充實到檔案隊伍中來，并保持人員相對穩(wěn)定，增強其服務意識、大局意識和責任意識，成就出一支業(yè)務過硬、作風扎實、樂于奉獻的綜合型檔案管理隊伍。

（二）加強培訓，提高信息化素質

要針對檔案信息化管理的要求，有針對性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識、計算機基礎知識、文字處理技術、檔案管理軟件應用等，并熟練掌握《檔案法》《保密法》等法律知識的應用。組織檔案管理人員立足工作崗位，加強對檔案業(yè)務知識和部門業(yè)務知識的學習，使檔案管理員做到“懂部門業(yè)務、懂檔案工作、懂信息技術”。

（三）科學建設，加強實戰(zhàn)化保障

要進一步完善檔案事業(yè)投入機制，積極宣傳檔案利用的成果，科學運作、分步實施、循序漸進，大力建設各級各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持，充分利用網(wǎng)上檔案信息服務實戰(zhàn)，將各類檔案的潛在價值轉化為實際價值，提高檔案的應用時效，更好地為各項工作服務。

（四）完善機制，夯實責任化基礎

要實行專人分管檔案工作，將檔案管理責任落實到基層，具體到個人。要根據(jù)檔案管理的各項要求，制定完善各項管理制度和操作規(guī)范，切實把檔案工作作為各項事業(yè)的基礎管理工作列入重要議事日程，納入本部門本單位事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。將檔案管理情況納入績效考核，建立檔案信息化管理與應用的激勵機制，將其工作成效與年終績效考核、評優(yōu)、評先掛鉤，以考核調動檔案管理員應用信息化的主動性和積極性。