基建檔案管理中存在的問題及對(duì)策的思考

楊志平

摘 要：基建檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，對(duì)于建設(shè)方、施工方、監(jiān)理方、城建管理部門來說，基建檔案管理的效果會(huì)直接影響到大部分工作的效果。在基建工作的長期過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、文件信息，這些信息就是基建檔案的基本內(nèi)容，對(duì)這些信息的歸類、存儲(chǔ)、調(diào)用等過程，就是基建檔案管理。所以，加強(qiáng)基建檔案管理是一項(xiàng)非常必要的。本文對(duì)基建檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并且提出了幾點(diǎn)解決問題的淺見。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理;信息技術(shù);解決建議

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.012

隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展，各種建設(shè)項(xiàng)目也在不斷的增加?；?xiàng)目在開展的過程中，對(duì)于項(xiàng)目工作中產(chǎn)生的各種信息和工作記錄都必須要進(jìn)行整理和存檔，其與一般的文書檔案具有一定的差異，在對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要采用合理的管理方式，提升基建檔案管理的效果，為工程項(xiàng)目的開展提供一個(gè)有力的依據(jù)。下文對(duì)此進(jìn)行簡(jiǎn)要的闡述。

1 基建檔案管理中存在的問題

基建檔案管理是一項(xiàng)相關(guān)方面必須重視的工作。但是相關(guān)人員對(duì)基建檔案的重要性缺乏一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致管理工作中出現(xiàn)了許多的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 認(rèn)識(shí)上存在不足

基建檔案管理人員的重視程度與管理的效果成正比。但是由于其直觀效益不顯，導(dǎo)致誤認(rèn)為作用非常的有限。在此影響下，基建檔案的利用效果必然大打折扣，出現(xiàn)了許多管理及利用上的漏洞。表現(xiàn)在基建檔案管理人員（尤其是在許多的建設(shè)方中）許多均為兼職，他們把工作的重心放在了可以產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的工作上，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、品質(zhì)、造價(jià)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，但是對(duì)于各種基建檔案資料非常的漠視，從而阻礙了基建檔案管理工作重要作用的發(fā)揮。筆者在2002年從事的第一個(gè)住宅項(xiàng)目建設(shè)中，作為建設(shè)方管理人員，兼職基建檔案收集整理，面臨的主要問題是施工方資質(zhì)低，而自身非專業(yè)人員。雖然項(xiàng)目按期竣工并通過驗(yàn)收，但在之后領(lǐng)取房產(chǎn)證時(shí)，基建檔案資料的收集和整理卻耗費(fèi)了極大地時(shí)間和精力。

1.2 缺乏一個(gè)完善的管理制度

一整套良好的、完善的制度會(huì)直接影響到管理效果，這是在當(dāng)前的基建檔案管理中普遍存在的不足。原有的檔案管理制度對(duì)人的限制作用不強(qiáng)，不能完全起到一個(gè)規(guī)范管理的作用。如此會(huì)使相關(guān)人員產(chǎn)生懈怠的心理，責(zé)任心不強(qiáng)，從而影響了管理效果。工程項(xiàng)目具有一定的復(fù)雜性，并且涉及了諸多的領(lǐng)域，并且工程項(xiàng)目是一個(gè)長期的過程。工程項(xiàng)目的這種特點(diǎn)，給基建檔案管理工作帶來了很大的難度，會(huì)造成資料收集的不全面不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，給基建檔案管理工作帶來了許多的隱患，對(duì)工程項(xiàng)目的后續(xù)工作開展也會(huì)造成非常不利的影響。筆者當(dāng)時(shí)面對(duì)原基建部門交來的用大筐盛裝的散亂文件時(shí)的心情，至今記憶猶新。

1.3 基建檔案管理人員的素養(yǎng)不足

基建檔案管理人員的能力會(huì)直接影響到工作的效果。但是在當(dāng)前的許多基建項(xiàng)目中，基建檔案管理工作都沒有專門的人員負(fù)責(zé)，而許多施工方基建檔案管理人員需要在多個(gè)項(xiàng)目工地中來回奔波，如果施工方資質(zhì)較低的話，資料員甚至是外聘的;而建設(shè)方基建檔案管理人員絕大部分均為兼職，會(huì)讓項(xiàng)目的管理人員兼任這項(xiàng)工作，他們?nèi)狈I(yè)知識(shí)和系統(tǒng)的培訓(xùn)?；n案管理人員的能力與實(shí)際的管理需求存在嚴(yán)重的不相匹配的現(xiàn)象。筆者在工作中，除負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)施工外還負(fù)責(zé)甲供材采購中的市場(chǎng)考察和招投標(biāo)文件起草發(fā)放及開標(biāo)會(huì)主持、合同及各種文件撰寫人和工程款的支付，即是最好的例證。

2 提升基建檔案管理效果的建議

基建檔案管理是工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的重要保證，基建項(xiàng)目相關(guān)各方要對(duì)工作的重要程度有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)?？梢酝ㄟ^以下幾個(gè)方面開展高效的基建檔案管理工作：

2.1 創(chuàng)造良好的環(huán)境

作為基建項(xiàng)目的主導(dǎo)者，建設(shè)單位的管理人員必須要轉(zhuǎn)變落后的理念，對(duì)基建檔案管理有一個(gè)應(yīng)用的重視，認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的本質(zhì)。建設(shè)單位的管理人員要為基建檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造一個(gè)良好的環(huán)境，要把基建檔案管理的重要性進(jìn)行普及，要讓所有的相關(guān)部門、人員都配合基建檔案管理的開展。提升基建檔案管理人員的地位。

2.2 完善制度建設(shè)

認(rèn)識(shí)到基建檔案管理的重要性，通過制度上的完善，達(dá)到提升基建檔案管理效果的目的。由于基建檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，這些工作會(huì)隨著工程項(xiàng)目的開展不斷的發(fā)生變化，所以，制度的完善也是一個(gè)長期的過程，必須要隨著工程項(xiàng)目的開展，不斷的進(jìn)行調(diào)整，使管理制度始終與工程項(xiàng)目的現(xiàn)狀相匹配，并且要嚴(yán)格執(zhí)行。建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)要明確基建檔案管理人員的職責(zé)，并且要保證他們?cè)陂_展相關(guān)工作的過程中，可以嚴(yán)格的落實(shí)自己的職責(zé)，如果出現(xiàn)問題，必須進(jìn)行問責(zé)，通過這樣的方式，對(duì)管理人員進(jìn)行督促，提升他們的責(zé)任意識(shí)。在具體工作中，基建檔案管理人員必須要掌握第一手資料，并且要保證資料收集的全面性，做到應(yīng)收盡收;在新資料入檔的環(huán)節(jié)，管理人員要對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)，并要求項(xiàng)目相關(guān)各方對(duì)資料的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，保證所有的檔案與實(shí)際情況都嚴(yán)格的匹配。采用定崗定責(zé)的方式來進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，要由相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)，把基建檔案管理的效果與薪酬和職稱、職務(wù)掛鉤，提升他們的責(zé)任意識(shí)。

2.3 提升人員的素養(yǎng)

基建檔案管理的效果與管理人員的素養(yǎng)存在非常直接的關(guān)系，由于基建檔案管理具有一定的復(fù)雜性，所以，管理人員必須要具備足夠的能力才能勝任這項(xiàng)工作。建設(shè)單位要委派具有足夠?qū)I(yè)能力的人員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，還需要定期開展培訓(xùn)工作來提升他們專業(yè)能力和責(zé)任意識(shí)，減少出現(xiàn)問題的概率，提升管理的效果，保證檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。同時(shí)，建設(shè)單位也可以加強(qiáng)人才的引進(jìn)工作，更多地與專業(yè)咨詢公司合作，以此來提升基建檔案管理的效果。當(dāng)前我國已經(jīng)全面的進(jìn)入到了信息時(shí)代，建設(shè)單位在開展基建檔案管理工作的時(shí)候，要積極的引入信息技術(shù)，充分的發(fā)揮出信息技術(shù)的重要作用，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介的檔案信息存儲(chǔ)方式和管理方式，利用信息技術(shù)的先進(jìn)性，為工程項(xiàng)目的開展打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在工程項(xiàng)目的開展過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，由于工程項(xiàng)目非常的復(fù)雜，涉及了諸多的領(lǐng)域，形成的各種信息也非常的繁雜，這些數(shù)據(jù)信息是工程項(xiàng)目順利進(jìn)行的重要保證，所以，開展高效的基建檔案管理工作是非常有必要的。