檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值功能

邵波

摘 要：本文對(duì)檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值功能進(jìn)行研究。通過(guò)研究揭示價(jià)值困境，提出合理建議，為檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮重要價(jià)值功能帶來(lái)積極的作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);醫(yī)院檔案;管理價(jià)值

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.130

信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象。信息化建設(shè)作為一把雙刃劍，它為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)便利的同時(shí)，也存在著一定程度的安全隱患，對(duì)檔案管理人員的能力也提出了更高的要求。

1 醫(yī)院檔案管理建設(shè)發(fā)展歷程

從醫(yī)院檔案管理發(fā)展的歷史發(fā)展來(lái)看，每一次的改革都帶有明顯的社會(huì)特征。當(dāng)前以智能化交互式特征為主的技術(shù)革命對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生了深刻的變革，同時(shí)也為醫(yī)院檔案管理發(fā)展賦予新的內(nèi)涵。信息化建設(shè)作為技術(shù)革命驅(qū)動(dòng)下的社會(huì)生產(chǎn)力，已經(jīng)引起了人們的關(guān)注。在特殊的背景下，國(guó)內(nèi)一些醫(yī)院針對(duì)這種新問(wèn)題、新趨勢(shì)已經(jīng)采取了一些應(yīng)對(duì)措施，也取得了一些成績(jī)。醫(yī)院檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展為電子檔案，未來(lái)有向智能化、交互化發(fā)展的趨勢(shì)。這既是信息化建設(shè)更新帶來(lái)的機(jī)遇，也是醫(yī)院管理的內(nèi)在要求。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)

第一，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化模式?；谛畔⒒ㄔO(shè)應(yīng)用背景下，許多國(guó)內(nèi)醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中不斷創(chuàng)新模式，例如將傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案主動(dòng)改為電子信息化檔案。電子信息化檔案利用了信息化建設(shè)和計(jì)算掃描設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)一步升級(jí)。一般而言，醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)主要由大量的電子文檔構(gòu)成，分為人事檔案等。這些文檔在信息化建設(shè)的支持下共同促成了醫(yī)院檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

第二，節(jié)約存儲(chǔ)空間并保護(hù)檔案。醫(yī)院檔案信息資料特別豐富，同時(shí)，醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性與系統(tǒng)性工作，管理中涉及的信息資料是海量的，有醫(yī)院人事、財(cái)務(wù)、病歷、藥物、科研等。傳統(tǒng)檔案管理模式下，醫(yī)院檔案的處理主要采用紙質(zhì)檔案方式，然而由于工作量日益龐大，對(duì)檔案整理、查詢以及保管的要求日益增大，管理者不但需要較大的空間，還需要加強(qiáng)防潮、防水等工作。可是基于信息化建設(shè)時(shí)代下，通過(guò)實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，讓檔案信息的承載形式變?yōu)殡娮訖n案，然后利用硬盤以及光盤等完成對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，這樣就可以方便后期查詢與存儲(chǔ)，既有效節(jié)約檔案資源的存儲(chǔ)空間，而且保障了檔案資源安全性與可靠性，降低了管理人員工作負(fù)擔(dān)，最大程度提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。

第三，保障檔案安全性和使用效率。信息化建設(shè)的應(yīng)用可以提升檔案的安全性能，從而提升使用效率。通過(guò)信息化建設(shè)，完成醫(yī)院紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理后，可以進(jìn)一步處理好檔案?jìng)浞荩@樣就能夠加強(qiáng)安全化留存，不用擔(dān)心檔案信息資料丟失的現(xiàn)象。另外，在實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理之后，可以通過(guò)信息化建設(shè)完成目錄的設(shè)置，調(diào)用者只需要輸入相應(yīng)的編號(hào)與關(guān)鍵詞，就能夠查詢權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息資料，有效提升檔案使用與查閱的便捷性，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案使用效率。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價(jià)值困境

第一，服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)較差。良好的服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)可以加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率，同時(shí)也反映了內(nèi)部管理的質(zhì)量。當(dāng)前許多醫(yī)院管理層對(duì)服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)缺乏警惕性，意識(shí)不夠重視，心存僥幸心理，認(rèn)為不會(huì)有什么大的風(fēng)險(xiǎn)，在內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中缺乏足夠的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知，對(duì)檔案管理中潛在的危險(xiǎn)性沒(méi)有警惕性。

第二，數(shù)據(jù)等無(wú)形資產(chǎn)的控制觀念不足。醫(yī)務(wù)數(shù)據(jù)屬于無(wú)形資產(chǎn)，大多醫(yī)院檔案管理都通過(guò)信息化建設(shè)創(chuàng)新應(yīng)用來(lái)增加無(wú)形資產(chǎn)的醫(yī)療服務(wù)價(jià)值，數(shù)據(jù)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的核心的無(wú)形資產(chǎn)，無(wú)形資產(chǎn)相比有形資產(chǎn)更加具有醫(yī)療服務(wù)效果，無(wú)形資產(chǎn)不僅是最重要的服務(wù)對(duì)象，也是醫(yī)院檔案管理內(nèi)部審計(jì)檢查的重點(diǎn)對(duì)象。當(dāng)前一些醫(yī)院檔案管理在數(shù)據(jù)等無(wú)形資產(chǎn)管理中缺乏控制觀念，控制環(huán)境不夠理想，忽視了無(wú)形資產(chǎn)的潛在醫(yī)療價(jià)值，這種問(wèn)題是比較突出的。

第三，風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督執(zhí)行力度不夠。 通過(guò)提升服務(wù)意識(shí)可以對(duì)數(shù)據(jù)等無(wú)形資產(chǎn)進(jìn)行有效監(jiān)管，將風(fēng)險(xiǎn)降到最低。傳統(tǒng)檔案管理中，在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控中往往利用管理者權(quán)限進(jìn)行直接監(jiān)控，但是在信息化建設(shè)參與下的醫(yī)院檔案管理模式中，這種執(zhí)行方式是行不通的。

第四，醫(yī)院檔案管理方式不明晰。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式是由醫(yī)院黨委、醫(yī)務(wù)處、醫(yī)藥處、科研院等部門領(lǐng)導(dǎo)組成的醫(yī)院檔案管理小組，這種組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)是可以集中力量開展醫(yī)院檔案管理方式活動(dòng)，但是，在面對(duì)信息化建設(shè)參與下的檔案管理形勢(shì)中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已經(jīng)不能勝任復(fù)雜多變的信息化環(huán)境，呈現(xiàn)出管理責(zé)任劃分不清晰、責(zé)任“模糊地帶”始終存在等問(wèn)題。

第五，信息化醫(yī)院檔案管理方式應(yīng)用水平較低。醫(yī)院除了要給檔案管理人員提供良好的硬件環(huán)境，還要提供良好的應(yīng)用氛圍，應(yīng)用意識(shí)、應(yīng)用能力事關(guān)醫(yī)院檔案管理成敗，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院信息化醫(yī)院檔案管理方式的創(chuàng)新能力不夠，已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案利用效率和質(zhì)量。在當(dāng)前信息化時(shí)代下，必須要發(fā)揮信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)信息化實(shí)踐創(chuàng)新。

3 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價(jià)值構(gòu)建途徑

第一，培養(yǎng)管理者新媒介綜合素養(yǎng)。醫(yī)院要定期召開與新媒介素養(yǎng)相關(guān)的研討會(huì)，建立醫(yī)院工作者媒介素養(yǎng)的內(nèi)容體系，提高醫(yī)院管理者的新媒介意識(shí)和認(rèn)知能力。舉辦檔案管理論壇、講座、設(shè)立科研課題，促進(jìn)管理者媒介素養(yǎng)深入的系統(tǒng)化研究。另外，大力推進(jìn)各醫(yī)院新媒介價(jià)值應(yīng)用隊(duì)伍建設(shè)力度，培養(yǎng)一支具有良好的新媒介素養(yǎng)的精干隊(duì)伍，將檔案信息化建設(shè)等新媒介作為醫(yī)院信息化建設(shè)工作的新介質(zhì)，引導(dǎo)管理者正確使用信息化技術(shù)，規(guī)范他們的信息化工作行為。

第二，通過(guò)信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)豐富管理方式。信息化技術(shù)本身是一把雙刃劍，應(yīng)該積極利用好信息化技術(shù)，拓展信息化檔案管理方式。醫(yī)院可以主動(dòng)要求醫(yī)患參與管理，通過(guò)短信互動(dòng)法方式在信息化檔案管理上表達(dá)自己的看法。總之，醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)該利用檔案信息化建設(shè)發(fā)展的契機(jī)，把握檔案信息化建設(shè)媒體的新特征，為醫(yī)院信息化建設(shè)打開新的局面，這樣有利于信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

第三，加快誠(chéng)信機(jī)制建設(shè)。首先要細(xì)化檔案管理誠(chéng)信規(guī)范，積極探索分層規(guī)范制度，對(duì)于不同類型的檔案信息等級(jí)進(jìn)行分層規(guī)范，對(duì)檔案管理不端、檔案管理不誠(chéng)信采取零容忍態(tài)度。其次要將醫(yī)風(fēng)醫(yī)德與績(jī)效聯(lián)動(dòng)化，將違反醫(yī)風(fēng)醫(yī)德的管理者的“誠(chéng)信分”與績(jī)效考核掛鉤，計(jì)算在內(nèi)。通過(guò)制定《醫(yī)院檔案管理道德規(guī)范管理?xiàng)l例》，對(duì)管理者檔案管理作弊、管理不嚴(yán)格、倒賣醫(yī)患資料謀取盈利等行為的懲罰規(guī)定、程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。

第四，培養(yǎng)醫(yī)患檔案管理誠(chéng)信意識(shí)。管理者檔案管理誠(chéng)信意識(shí)也不可忽略，檔案管理誠(chéng)信意識(shí)不是一朝一夕可以培養(yǎng)出來(lái)的，除了要加強(qiáng)制度建設(shè)外，還要推動(dòng)日常化的誠(chéng)信，管理者要簽訂《誠(chéng)信協(xié)議》，在簽訂中要讓管理者充分了解《誠(chéng)信協(xié)議》的意義和作用，培養(yǎng)誠(chéng)信觀念，自覺(jué)維護(hù)誠(chéng)信行為，共同營(yíng)造良好的檔案管理氛圍。

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