從內(nèi)部控制角度探討大企業(yè)采購部門的設(shè)置

王靜

摘要：企業(yè)的采購部門是高風(fēng)險(xiǎn)部門，除了常規(guī)的采購風(fēng)險(xiǎn)外，還有很大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。因此對大企業(yè)來說，既要保證如期完成既定采購目標(biāo)，又要確保采購全過程沒有內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，就需要大企業(yè)從內(nèi)部控制角度思考采購部門的設(shè)置。本文有針對性地把大企業(yè)采購部門的設(shè)置問題納入內(nèi)部控制框架進(jìn)行探討，在此基礎(chǔ)上建設(shè)性地提出了大企業(yè)采購部門設(shè)置的有關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購;機(jī)構(gòu)設(shè)置;風(fēng)險(xiǎn)

按照國家統(tǒng)計(jì)局2003年5月22日發(fā)布的《統(tǒng)計(jì)上大中小型企業(yè)劃分辦法（暫行）》，大型工業(yè)企業(yè)的劃分標(biāo)準(zhǔn)為同時(shí)滿足銷售額3億元及以上，資產(chǎn)總額4億元及以上，從業(yè)人員2000人及以上。國際上常用以下5個(gè)指標(biāo)來衡量：創(chuàng)業(yè)的核心技術(shù);規(guī)模經(jīng)濟(jì)，也就是成本優(yōu)勢;對供應(yīng)鏈的管理能力;品牌價(jià)值;資源壟斷。根據(jù)大企業(yè)的定義我們可知，由于規(guī)模大、資產(chǎn)多、收益高，大企業(yè)的采購需求必然是復(fù)雜多樣的，既有專業(yè)性強(qiáng)的專用設(shè)備需求，也有通用物資需求，其采購體量必然以千萬元甚至億元計(jì)算。眾所周知，目前市場經(jīng)濟(jì)體制下，大企業(yè)的采購業(yè)務(wù)必然吸引眾多供應(yīng)商全力爭取，而其中難免魚龍混雜。大企業(yè)如果不能科學(xué)安排采購事宜，則采購效率與效益都有可能不佳，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重的廉潔風(fēng)險(xiǎn)。近年來，國家越來越重視對大企業(yè)特別是國有企業(yè)的審計(jì)和巡視工作，根據(jù)審計(jì)、巡視中提出的采購領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問題，我們不難發(fā)現(xiàn)，要想解決采購領(lǐng)域的廉潔風(fēng)險(xiǎn)，必須站在完善企業(yè)內(nèi)部治理體系和提升治理能力的高度，做好基于內(nèi)部控制角度的采購部門設(shè)計(jì)，將采購部門內(nèi)部的不相容崗位分離，將不相容職務(wù)分別設(shè)置在不同的部門，實(shí)現(xiàn)采購部門內(nèi)及采購部門外的相互牽制，這樣才能真正滿足內(nèi)部控制制度的要求。然而在實(shí)務(wù)中，很多企業(yè)將采購部門視作業(yè)務(wù)、生產(chǎn)服務(wù)的后勤部門，忽視了對采購部門的內(nèi)控要求。

一、我國大企業(yè)現(xiàn)行采購部門的設(shè)置模式

各大企業(yè)由于其歷史沿革和發(fā)展歷程不同，基于自身組織架構(gòu)，對采購部門的設(shè)置也不同，目前常見的模式有以下四種。

（一）采購業(yè)務(wù)分布于各職能部門中，采購職責(zé)和管理職責(zé)未分離的模式

這種模式下，采購工作被分解于各職能部門中。例如，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、使用和管理，辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的采購、分配和管理。各部門依據(jù)分工全過程履行采購的比選、合同簽訂、驗(yàn)收及事后評價(jià)過程。這種模式雖然便于根據(jù)需求安排采購，但一條龍似的采購流程無法做到對采購全過程的內(nèi)部控制，從大企業(yè)的整體發(fā)展來看，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采購業(yè)務(wù)歸屬于財(cái)務(wù)部門的模式

這種模式即由財(cái)務(wù)部門匯集采購需求，簽訂采購合同，對采購來的物資進(jìn)行發(fā)放，并最終完成付款。這種模式下，財(cái)務(wù)部門既是“運(yùn)動(dòng)員”又是“裁判員”，在財(cái)務(wù)部門內(nèi)部能夠高效地完成采購全部流程，表面上看采購的效率獲得了極大的提高，實(shí)則用效率掩蓋了內(nèi)部控制的缺失，財(cái)務(wù)部門由于權(quán)力過于集中，容易造成廉潔風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也容易造成財(cái)務(wù)部門一枝獨(dú)大，管理難度增加，各種矛盾頻繁產(chǎn)生的情況。

（三）采購、維修、資產(chǎn)管理、后勤服務(wù)全部歸屬于采購部門的模式

這種模式下，采購部門能夠主導(dǎo)采購需求、采購驗(yàn)收等，除無法直接付款外，其能夠完成采購的全部流程。缺點(diǎn)是把控了大企業(yè)的基本建設(shè)、設(shè)備維修、固定資產(chǎn)管理和后勤物資保障的采購部門，其能主導(dǎo)的資金支出總額體量較大，易出現(xiàn)采購部門凌駕于其他部門之上的情況，從采購需求匯總到采購方案制訂再到采購物資驗(yàn)收，這些關(guān)鍵的內(nèi)部控制點(diǎn)全部在一個(gè)部門之內(nèi)，而內(nèi)部不相容崗位分離，已經(jīng)無法確保內(nèi)部控制制度有效實(shí)施。

（四）設(shè)立單獨(dú)的采購部門，與采購需求提出、采購監(jiān)督及事后評價(jià)相分離的模式

這種模式下，采購部門審核大企業(yè)內(nèi)部各部門的年度采購計(jì)劃、采購項(xiàng)目，審查各部門領(lǐng)用物資數(shù)量，并合理控制，減少損耗，全面完成商品訂購的業(yè)務(wù)洽談并組織進(jìn)貨驗(yàn)收和發(fā)放。而大企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)部門、紀(jì)檢部門及各使用單位，能夠控制并督促采購部門及時(shí)采購、科學(xué)采購，保障物資供給。這種模式更適合大企業(yè)，更能夠體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制模式。

二、大企業(yè)采購組織機(jī)構(gòu)規(guī)范設(shè)置建議

（一）站在完善大企業(yè)內(nèi)部治理體系和提高治理能力的高度做好頂層設(shè)計(jì)

采購部門不能脫離于大企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境而設(shè)立，因此企業(yè)在全面推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)、建立健全企業(yè)的制約和監(jiān)督體系時(shí)，必須針對采購流程的關(guān)鍵問題和重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)隱患，采用科學(xué)的方法合理配置權(quán)責(zé)，細(xì)化控制節(jié)點(diǎn)和重點(diǎn)領(lǐng)域的流程，使頂層設(shè)計(jì)更具有針對性和效果，達(dá)到權(quán)力制衡和最優(yōu)配置。此外，大企業(yè)的管理層級較多，可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和組織架構(gòu)，分崗授權(quán)、分級授權(quán)，通過定期不定期輪崗，實(shí)現(xiàn)采購部門的內(nèi)部控制。

（二）堅(jiān)持獨(dú)立和相互制約的部門設(shè)置原則

大企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的采購部門，且該采購部門要能夠獨(dú)立運(yùn)營。采購部門是“運(yùn)動(dòng)員”，監(jiān)督部門是“裁判員”，既不能讓本應(yīng)監(jiān)督采購的部門直接參與采購操作，也不能讓內(nèi)部控制為采購效率讓路，必須堅(jiān)持流程化管理，堅(jiān)持分工明確、職責(zé)清晰。為企業(yè)構(gòu)建從采購組織架構(gòu)頂層設(shè)計(jì)到完備采購內(nèi)部控制管理制度的采購管理體系，使企業(yè)采購工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)規(guī)范有效。

三、基于內(nèi)部控制角度設(shè)置采購部門的意義

眾所周知，企業(yè)建立完善的內(nèi)部控制，其目的就是要提高企業(yè)的經(jīng)營效率和效果，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)保值增值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)和所有者權(quán)益最大化。因此在企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)中，統(tǒng)籌考慮采購部門的分工和流程，有利于各部門之間協(xié)同配合開展生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，也有利于通過制訂計(jì)劃、落實(shí)審批、事后評價(jià)來實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，從而確保采購流程能形成一個(gè)計(jì)劃周密詳細(xì)、過程配合與互相制約的內(nèi)部控制系統(tǒng)，確保企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

此外，基于內(nèi)部控制的采購部門的設(shè)置，能夠符合企業(yè)整體發(fā)展戰(zhàn)略，能夠在企業(yè)統(tǒng)一的內(nèi)部控制體系下高效運(yùn)行，通過自動(dòng)化、流程化的內(nèi)部控制體系減少人為因素對采購業(yè)務(wù)的影響，從而使企業(yè)的采購部門更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語

內(nèi)部控制制度是企業(yè)正常運(yùn)營的基本保障，而采購環(huán)節(jié)是其中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)。因此對大企業(yè)來說，既要保證如期完成既定采購目標(biāo)，又要確保采購全過程沒有內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，就需要大企業(yè)從內(nèi)部控制角度思考采購部門的設(shè)置，對內(nèi)控制度在采購環(huán)節(jié)的作用予以足夠的重視，從而保障企業(yè)最終圓滿完成采購任務(wù)。

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