淺議公立醫(yī)院改革中人事檔案的管理策略

文·劉亞紅

（作者單位：棗莊市婦幼保健院）

深化公立醫(yī)院人事制度改革，加強醫(yī)療衛(wèi)生人才隊伍建設，是公立醫(yī)院改革的重要組成部分和關鍵突破口。醫(yī)院人事檔案管理涉及醫(yī)院發(fā)展的很多方面，是一項專業(yè)性較強、信息程度高的機密性工作，是醫(yī)院人力資源管理工作的基礎，在醫(yī)院發(fā)展中具有重要地位。目前，醫(yī)改工作已經(jīng)進入深水區(qū)和攻堅期，伴隨公立醫(yī)院人事制度改革不斷深化，對人事檔案管理的效率和質量提出了更高的要求，醫(yī)院人事檔案管理工作必須轉變傳統(tǒng)的管理模式和手段，并與現(xiàn)代信息技術相結合，保證其安全性、可靠性和管理效率，以適應公立醫(yī)院改革需要。

一、醫(yī)院人事檔案管理工作的不足

一是領導層重視不夠。在醫(yī)療市場競爭日益加劇的進程中，人事檔案的重要性慢慢被弱化，多數(shù)醫(yī)院更注重在學科帶頭人、青年技術骨干和管理人才培養(yǎng)引進方面投入資源精力，而缺乏人事檔案管理意識，忽略檔案工作在人力資源合理配置、培訓開發(fā)等方面的重要作用，導致管理手段缺少創(chuàng)新，信息化程度滯后，不能適應新醫(yī)改形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求。

二是硬件設施配套不足。醫(yī)院人事檔案管理需要專項資金支持，但受多種因素影響，醫(yī)院很少將資金投入到檔案管理和相應技術的研究開發(fā)中，很多硬件設施不完善，大大影響到檔案管理的現(xiàn)代化進程。

三是檔案管理人員的業(yè)務水平較低。很多醫(yī)院沒有專門的檔案管理人員，僅由人力資源部門的人員兼職管理。兼職人員無法將全部工作精力投入到檔案管理中，再加上管理能力不足，易出現(xiàn)應付了事、封閉管理等現(xiàn)象。

四是人事檔案的利用率偏低。醫(yī)院在不同發(fā)展時期對人事檔案的管理方法有所差異，導致人事檔案的內(nèi)容不一致、格式項目不統(tǒng)一，缺乏有效的梳理整合，使人事檔案信息開發(fā)利用程度低。多數(shù)醫(yī)院的人事檔案利用工作仍是被動服務，僅供領導及有關人員查閱，真正用于人才招聘選拔、培訓開發(fā)、預算規(guī)劃和協(xié)助制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等方面的較少，沒有發(fā)揮人事檔案應有的作用。

二、醫(yī)改形勢下的人事檔案管理工作改進措施

（一）健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理工作中，對于不適應新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，確保人事檔案得到科學管理和有效利用，實現(xiàn)人事檔案的保密化、制度化、規(guī)范化、科學化。比如，應建立健全檔案材料收集補充制度、檔案材料鑒別歸檔制度、檔案檢查核對制度、檔案查（借）閱制度、人事檔案計算機管理制度、檔案轉遞制度、檔案保管保密制度、檔案材料送交制度、檔案管理人員職責等基本制度，并通過制度建設，不斷強化人事檔案程序化管理思路，用高標準、新觀念規(guī)范人事檔案管理，嚴格工作程序，運用科學的管理方法保持人事檔案工作的高質量發(fā)展。

（二）改革檔案管理方式和手段。一是借助制度建設，規(guī)范檔案材料收集、歸檔和鑒別工作。人事檔案的收集是檔案管理工作的基礎，并且服務和服從于人事檔案工作，它為選人、用人和“用人治事”提供了依據(jù)。醫(yī)院應在傳統(tǒng)人事檔案管理工作的基礎上，進一步豐富檔案信息存儲量，增加部分有效數(shù)據(jù)內(nèi)容，同時做到仔細鑒別、篩選，去粗取精、去偽存真，保證人事檔案的真實性和時效性。應規(guī)范人事檔案的查、借、用、轉等程序，防止編造、篡改檔案的行為，做到“檔隨人走”。同時，為防止檔案泄密和丟失，堅持定期、不定期核對信息，做到人檔相符。二是借助計算機信息技術，建立醫(yī)院人事檔案信息庫，并逐步向電子檔案管理轉型，實現(xiàn)人事檔案管理電子化、網(wǎng)絡化，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的共享性、互換性、傳遞性，提高工作效率。應實現(xiàn)人事信息系統(tǒng)的簡單查詢、復合查詢、時點查詢、一維分析、二維分析等多項復合功能，為醫(yī)院人才隊伍建設規(guī)劃的實施和決策提供有力的信息支持。

（三）提高檔案管理人員綜合素質。一是強化思想政治素質。良好的政治素質是檔案人員的內(nèi)在要求，檔案工作者必須學習黨的路線、方針、政策和科學理論，使業(yè)務工作始終保持正確的政治方向，同時具備高度的組織性、紀律性，遵守規(guī)章制度，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。二是強化業(yè)務知識素養(yǎng)。廣泛開展多種形式的教育培訓和繼續(xù)教育，如檔案基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、相關專業(yè)知識培訓等。通過教育培訓，完善檔案管理人員的知識結構，培養(yǎng)敏銳的檔案意識以及較強的檔案業(yè)務能力。三是強化服務意識。逐步增強檔案管理工作者的服務意識，督促其牢固樹立主動服務意識和奉獻精神，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神，不斷提升工作效率。

（四）加快人事檔案信息化建設。一是建立醫(yī)院人事檔案管理電子信息系統(tǒng)。將現(xiàn)代電子信息技術逐漸應用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，完善掃描儀、計算機等硬件設備，對檔案進行統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。二是培養(yǎng)高素質的專業(yè)化檔案管理隊伍。對檔案管理專業(yè)人員進行網(wǎng)絡計算機技術、信息處理技術等培訓，提高其綜合能力，建立起綜合能力強、專業(yè)水平高、綜合素質優(yōu)的檔案管理隊伍，為信息化建設提供人才支持。三是推動信息化數(shù)據(jù)庫建設。按照新醫(yī)改的要求，積極穩(wěn)妥地推進醫(yī)院信息化建設，分階段完成每項具體工作，保證人事檔案管理的安全性和數(shù)據(jù)的真實性。

公立醫(yī)院綜合改革是解決群眾看病難、看病貴的關鍵所在，是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制工作的重中之重，涉及管理體制、運行機制、補償機制、編制管理和人事分配制度、監(jiān)管體制等諸多調整，其中人事檔案管理工作的改進和優(yōu)化是醫(yī)院綜合改革的基礎和保障。醫(yī)院要高度重視人事檔案管理在其改革發(fā)展中的地位，與時俱進，轉變傳統(tǒng)的管理思想和發(fā)展模式，借助制度規(guī)范和現(xiàn)代信息處理技術，推動檔案管理的信息化、規(guī)范化和程序化建設，不斷提高檔案管理工作的效率和質量，以適應和滿足新醫(yī)改形勢下醫(yī)院發(fā)展的需要。