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      流動人員檔案信息化建設(shè)的思考與研究

      2020-12-07 08:31:36辛岳
      山東檔案 2020年5期
      關(guān)鍵詞:流動管理工作檔案管理

      文·辛岳

      (作者單位:龍口市公共就業(yè)(人才)服務(wù)中心)

      人事檔案綜合記載了個人學(xué)習(xí)履歷、德能才績表現(xiàn)等,既是反映本人歷史的記載證明,更是選人用人的重要依據(jù),而人事檔案管理工作主要任務(wù)就是管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源,并為其利用提供服務(wù)。隨著社會的進(jìn)步和發(fā)展,人才流動更加頻繁,流動人員檔案管理更要緊跟新時代要求的步伐,將信息技術(shù)和功能完善的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中,實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、便民化,不斷提升檔案公共服務(wù)能力和效率。本文從人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性、人事檔案信息化建設(shè)存在的問題以及如何加強(qiáng)人事檔案信息化管理等方面展開論述。

      一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

      當(dāng)今社會現(xiàn)代化發(fā)展的同時帶動了信息化時代的發(fā)展,傳統(tǒng)的人事檔案管理工作模式已然跟不上新時代發(fā)展的節(jié)奏,甚至出現(xiàn)工作效率不提升反而下滑的趨勢。加快推進(jìn)流動人員人事檔案信息化建設(shè),是提升檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)工程,是進(jìn)一步簡化優(yōu)化檔案管理服務(wù)的重要抓手,更是檔案管理工作適應(yīng)新時代發(fā)展的必由之路。建立和完善人事檔案數(shù)字化、信息化服務(wù)體系,對于破解制約人事檔案管理工作瓶頸,實(shí)現(xiàn)聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息格局、提升檔案公共服務(wù)能力具有重要意義。

      二、要準(zhǔn)確把握提升人事檔案信息化建設(shè)的有關(guān)要求

      準(zhǔn)確理解和把握人事檔案信息化建設(shè)的要求是做好檔案信息化管理工作的前提,要深入開展調(diào)查研究,準(zhǔn)確理解檔案信息建設(shè)的基本原則和準(zhǔn)則規(guī)范才能做到科學(xué)謀劃、有效落實(shí)。一是要以人力資源和社會保障部“金保工程”項(xiàng)目建設(shè)為依托,按照“數(shù)據(jù)向上集中、服務(wù)向下延伸,信息最終達(dá)到各級共享的原則,循序慚進(jìn)逐步構(gòu)建縣市基礎(chǔ)信息完善、省級集中、進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全國聯(lián)通的檔案管理服務(wù)信息格局;二是要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),按照國家人力資源保障信息系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)工作要求,建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng),確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開放性、互融性。三是堅(jiān)持分類指導(dǎo),安全有序。在遵循國家統(tǒng)一規(guī)劃、省級統(tǒng)一部署的基礎(chǔ)上,結(jié)合本地檔案工作實(shí)際和信息化建設(shè)水平,制定科學(xué)合理的信息化建設(shè)工作方案、有重點(diǎn)、分步驟推進(jìn),基礎(chǔ)性工作走在前,關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)跟上省內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)度,要注重信息安全和個人隱私保護(hù),采取切實(shí)有效的安全防護(hù)措施,增強(qiáng)信息化系統(tǒng)支撐能力,保證系統(tǒng)安全平穩(wěn)運(yùn)行。四是建立規(guī)范完整的檔案基礎(chǔ)信息資源庫,推動檔案數(shù)字化進(jìn)程,滿足檔案管理服務(wù)在信息管理、公共服務(wù)等方面的要求,以推行檔案管理服務(wù)領(lǐng)域“一次辦好”,積極配合上級檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,運(yùn)用大數(shù)據(jù)等新技術(shù),打破檔案信息孤島,強(qiáng)化部門內(nèi)外信息共享,推動協(xié)同聯(lián)動,“讓數(shù)據(jù)多跑路,群眾少跑腿”,提升檔案管理服務(wù)整體效能。

      三、流動人員檔案信息建設(shè)工作中存在的問題

      (一)人事檔案信息化建設(shè)起步晚,相對滯后

      同國外發(fā)達(dá)國家要相比,我國的檔案信息化建設(shè)起步晚,相對滯后,國內(nèi)各地在流動人員人事檔案信息化建設(shè)上,發(fā)展水平不均衡,水平參差不齊,總體上,對人事檔案作為一種社會資源開發(fā)利用認(rèn)識不到位,對人事檔案信息化建設(shè)重視程度不夠,檔案信息化建設(shè)投入的人力物力財(cái)力不足,檔案基礎(chǔ)信息化采集工作大多沒有完成,存在檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,檔案信息數(shù)據(jù)庫信息材料掃描、信息錄入不完善、檔案信息化服務(wù)便民程度低,檔案信息化建設(shè)安全防護(hù)不到位以及綜合利用共享無法實(shí)現(xiàn)等問題。

      (二)基層單位信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足,設(shè)施配備不完善

      基層流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)檔案管理經(jīng)費(fèi)不足,信息化建設(shè)投入不夠。2014年,中組部、人社部等五部門聯(lián)合下發(fā)文件,提出“各地要加大對流動人員人事檔案庫房、服務(wù)場所和信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的投入,將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入同級財(cái)政預(yù)算,可參考保管的流動人員人事檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費(fèi)數(shù)額。但實(shí)際上基層流動人員檔案管理機(jī)構(gòu)納入同級財(cái)政預(yù)算的檔案管理經(jīng)費(fèi)有限,多數(shù)不是按照保管流動人員檔案數(shù)量劃撥經(jīng)費(fèi),除檔案庫房、服務(wù)場所建設(shè)和檔案整理支出后所剩無幾,檔案信息化建設(shè)需要一系列成套的系統(tǒng)設(shè)備,支出資金需求較大,如檔案容量不低于10T的影像檔案存儲服務(wù)器,一體化電腦、高質(zhì)量掃描儀高拍儀、存儲硬盤等全套設(shè)備30余萬元,再加上信息化掃描和數(shù)據(jù)庫建設(shè)購買服務(wù)的費(fèi)用,使一些基層單位捉襟見肘、望而卻步。

      (三)檔案信息化管理專項(xiàng)培訓(xùn)少,缺乏專業(yè)人才

      主要表現(xiàn)在有的單位對檔案信息化提升不夠重視,組織開展檔案信息化管理專項(xiàng)系統(tǒng)培訓(xùn)少,致使檔案管理人員專業(yè)技能不專;基層檔案管理機(jī)構(gòu)人員專業(yè)人才缺乏,從事檔案管理人員多數(shù)存在兼職和“半路出家”,很大程度上也制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

      四、切實(shí)抓好人事檔案信息化管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

      (一)練就過硬本領(lǐng),打造專業(yè)化服務(wù)隊(duì)伍

      積極開展檔案信息化管理專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期舉辦檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和考察學(xué)習(xí),強(qiáng)化檔案信息化專業(yè)知識培訓(xùn),讓檔案工作人員拓寬檔案信息化業(yè)務(wù)知識面的同時,彼此交流各自工作經(jīng)驗(yàn),開闊視野,取長補(bǔ)短;要堅(jiān)持學(xué)以致用,采取專業(yè)技能比武、業(yè)務(wù)崗位練兵等多種形式,切實(shí)提升檔案管理人員實(shí)踐操作能力;要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng),強(qiáng)化服務(wù)意識,牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨,變被動服務(wù)為主動式服務(wù),提高工作效能,方便辦事群眾。通過打造專業(yè)化服務(wù)隊(duì)伍,使檔案信息化管理工作更好的適應(yīng)新形式發(fā)展的需要。

      (二)加大經(jīng)費(fèi)投入,配齊專業(yè)設(shè)施設(shè)備

      建立人事檔案管理經(jīng)費(fèi)保障制度。要將相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入每年財(cái)政預(yù)算并按照實(shí)際保管人事檔案數(shù)量核定經(jīng)費(fèi)數(shù)額,同時加強(qiáng)對檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督,不得擅自壓減和挪用檔案管理專項(xiàng)資金。要加大檔案數(shù)字化專業(yè)設(shè)施的持續(xù)投入,切實(shí)落實(shí)解決檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),確保核撥專項(xiàng)資金及時到位,配齊配全人事檔案信息化硬件軟件設(shè)施設(shè)備,為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

      (三)創(chuàng)新工作思路,扎實(shí)推進(jìn)信息化建設(shè)

      要結(jié)合本地檔案工作實(shí)際和信息化工作水平,制定科學(xué)合理的信息建設(shè)工作方案,有重點(diǎn),分步驟推進(jìn),要按照國家規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一檔案基礎(chǔ)信息規(guī)范,統(tǒng)一采集項(xiàng)目,統(tǒng)一指標(biāo)體系,統(tǒng)一代碼,開展信息采集工作,要對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對,核對是否真實(shí)、完整、有序,確保錄入內(nèi)容與檔案記載一致。實(shí)現(xiàn)檔案信息聯(lián)通共享、異地查詢、網(wǎng)上辦理,加快推動檔案信息掃描影像化,對檔案進(jìn)行分面掃描,掃描形成的影像文件進(jìn)行圖像質(zhì)檢后導(dǎo)入數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)信息庫,推動數(shù)據(jù)向上集中,實(shí)現(xiàn)檔案信息在省、市、縣(市、區(qū))三級聯(lián)通共享,要進(jìn)一步完善網(wǎng)站升級,完成網(wǎng)絡(luò)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫對接工作,推進(jìn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè),開展檔案管理互聯(lián)網(wǎng)+便民服務(wù),創(chuàng)新開發(fā)手機(jī)APP等方式,開啟流動人員人事檔案線上服務(wù),實(shí)現(xiàn)在線查詢,網(wǎng)上經(jīng)辦。依托流動人員檔案信息系統(tǒng)建設(shè),實(shí)施前臺受理、網(wǎng)上辦理、系統(tǒng)備案的全新一體化服務(wù)模式,做到數(shù)據(jù)一次采集全面共享使用。要嚴(yán)格按照國家信息安全保護(hù)制度要求,加強(qiáng)檔案信息化安全建設(shè),落實(shí)信息安全分級保護(hù)制度,嚴(yán)格做好流動人員人事檔案信息業(yè)務(wù)專網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全隔離,及時對流動人員檔案數(shù)字化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)備份并完善應(yīng)用級容災(zāi)措施,建立系統(tǒng)安全測試和備案制度,確保檔案信息化安全。

      (四)強(qiáng)化法制觀念,加大監(jiān)督考核力度

      加強(qiáng)對《中華人民共和國檔案法》的學(xué)習(xí)教育,開展多種形式教育宣傳活動,進(jìn)一步提升檔案管理人員對檔案信息化管理工作法制觀念,要讓檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案信息化管理工作的政治性、嚴(yán)肅性,牢記自己肩付的法律責(zé)任和使命。要加強(qiáng)對檔案工作的監(jiān)督管理,要把對檔案法規(guī)制度落實(shí)情況和檔案作息化建設(shè)質(zhì)量檢查常態(tài)化,采取定期檢查和不定期抽查,加大督導(dǎo)檢查力度。要建立責(zé)任制考核機(jī)制,把檔案信息化管理工作納入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核,細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn),加大考核效能,做到獎罰分明,營造鼓勵人事檔案工作人員干事創(chuàng)新的濃厚氛圍,不斷促進(jìn)提高檔案信息化管理工作水平。

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