OA自動化辦公平臺對文書檔案管理的影響

茍東林

（湖南省核工業(yè)地質(zhì)局三〇一大隊，湖南 長沙 410000）

隨著科技的發(fā)展，無紙化辦公已不再是一句空話，使用OA平臺辦公已經(jīng)非常普遍，OA辦公平臺優(yōu)勢諸多，其中很重要的一點是實現(xiàn)文檔管理的自動化。隨著電腦應(yīng)用的普及，大量電子文件應(yīng)運而生，隨之出現(xiàn)的就是電子文件怎么歸檔的問題，截止目前，存檔最重要的載體形式任然是紙質(zhì)檔案，隨著OA的應(yīng)用，電子文件在一定程度上實現(xiàn)了數(shù)字化管理，但由于OA軟件中沒有專門的檔案管理軟件，使得文件與檔案分割開來，信息資料沒有很有效的整合歸檔，最終還是以紙質(zhì)版的文件存儲為主要的存儲手段，并未實現(xiàn)正真意義上的電子文件整合歸檔存儲，這就給檔案管理工作提出了新的難題。本文從OA的優(yōu)勢、文書檔案管理的現(xiàn)狀等幾個方面進行闡述，以期更進一步完善OA辦公系統(tǒng)的檔案管理模塊，為檔案管理工作提供更加智能、靈活的工作平臺，使檔案在企業(yè)發(fā)展中能更加高效、及時的發(fā)揮服務(wù)作用。

一、文書檔案管理中使用OA系統(tǒng)的的優(yōu)勢

（一）實現(xiàn)文書檔管理的電子化、智能化，提高工作效率，降低檔案管理成本，提升文件信息交流速度，實現(xiàn)資源共享，建立一個信息共享的平臺，用便捷的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，使用信息共享功能來組織協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中的復(fù)雜環(huán)節(jié)，按照閱文權(quán)限，通過線上審核查閱申請，實現(xiàn)信息共享、快速傳遞的便利。

（二）解決電子文檔收集整理歸檔難的困擾。在線上辦公的過程中，自動形成企業(yè)管理過程中的痕跡管理，使得企業(yè)的發(fā)展過程有跡可查，有據(jù)可依，避免了實際操作中出現(xiàn)的審批流程的跳躍或者缺失等現(xiàn)象的發(fā)生；有效的降低了檔案被篡改、損毀、偽造的風(fēng)險。

二、文書檔案管理過程中存在的問題

（一）文書處理程序的不規(guī)范。文書簽審過程中，不安程序?qū)徟?；文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；超越級別行文；單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌握文件的審核和蓋章過程；打印文件材料較為隨意等程序比較混亂，使得行文的質(zhì)量和效力不及預(yù)期，給日常工作帶來諸多困擾。

（二）公文處理不及時。在文書的傳閱過程中，出現(xiàn)拖拉延誤情況，致使部分公文超過時限，公文積壓延緩，影響辦事效率，未能及時傳達文件精神等。使用OA系統(tǒng)收發(fā)文，避免了類似上述情況的發(fā)生，有效的規(guī)范了收發(fā)文流程；線上同時閱文，極大提高了辦文辦事效率。

三、改善措施

（一）加大經(jīng)濟投入力度，支持平臺搭建。從檔案管理信息化的硬件設(shè)施著手，提升檔案管理水平，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境等的配套設(shè)施必須要不斷完善更新。使用信息化辦公平臺安全、高效的開展檔案的日常管理工作，首先需要建立起完整、流暢的網(wǎng)絡(luò)平臺，在共享文件、數(shù)據(jù)傳輸時保證網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性、可靠性和穩(wěn)定性，這就需要不斷加大資金投入力度，凸顯OA辦公平臺高效、共享的優(yōu)勢，使的檔案管理部門與企業(yè)的日常工作聯(lián)系緊密、協(xié)調(diào)，發(fā)揮檔案在企事業(yè)單位發(fā)展過程中作用。

（二）健全電子文檔保密、歸檔制度?！盁o以規(guī)矩，不成方圓”規(guī)矩即制度。單位內(nèi)部要提高對電子文檔歸檔工作的重視度，面對新的工作環(huán)境、工作方法，需要建立科學(xué)合理、行之有效的歸檔制度。讓檔案管理工作有據(jù)可循，有據(jù)可查，進而提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化程度。從細(xì)節(jié)入手，將制度落實做細(xì)，通過完善的管理制度，提高資料整體收集效率，保證檔案在企業(yè)的發(fā)展活動中能夠提供高質(zhì)量服務(wù)做好準(zhǔn)工作。

（三）強化檔案意識，做好宣傳工作。為保證OA的順利執(zhí)行，首先，要配備專業(yè)的技術(shù)人員進行系統(tǒng)維護與二次開發(fā)利用；其次需要對從事檔案管理的技術(shù)人員進行相關(guān)理論和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，確保在OA系統(tǒng)與檔案管理軟件對接、運行、開發(fā)、利用、維護與更新時提供專業(yè)的技術(shù)支持。這也對檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，檔案管理人員要在具備豐富的檔案管理知識的同時，熟練掌握計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，熟練掌握辦公操作流程，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時改進工作方法，不斷更新理論知識和管理方法，實時關(guān)注國家和上級部門在檔案管理方面的新舉措，以及新的檔案規(guī)章制度的頒布，并認(rèn)真對照落實。以順應(yīng)新時代下的檔案管理工作。做好宣傳工作，使員工充分認(rèn)識到檔案的重要性，以及使用該平臺對辦公以及檔案管理的重要意義。

（四）創(chuàng)新檔案工作模式。在科技高速發(fā)展的現(xiàn)在，傳統(tǒng)的檔案收集歸檔模式，已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)高速發(fā)展的需求，計算機技術(shù)的普及，使得人們每一項工作都離不開電子資料，同時也對電子文檔的管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書檔案的管理模式需要變革，順應(yīng)時代的發(fā)展需要，檔案工作需要新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊的工作觀念；要與時俱進，樹立大服務(wù)理念；要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。運用檔案事業(yè)發(fā)展中形成的一套理論、方法和工作經(jīng)驗，指導(dǎo)今后的檔案創(chuàng)新工作。

四、總結(jié)

實現(xiàn)OA辦公自動化，極大地解決了紙質(zhì)材料因使用壽命、外界損壞，傳遞過程中可能會發(fā)生丟失等情況，讓檔案歸檔、檢索檔案、傳遞工作變得非常方便和簡單，更有效的解決了檔案存儲在空間占用方面的難題，這也揭開了文書檔案管理的新篇章，構(gòu)建文檔管理新局面。