檔案館信息化管理需求分析

梁紅玉

（內蒙古呼倫貝爾市根河市金河廣播電視中心，內蒙古 呼倫貝爾 021000）

數字檔案館工程建設往往是以信息化專門立項的方式來開展，主要目的是建立一個集信息技術、檔案業(yè)務和管理規(guī)范融為一體的集成運行系統，為檔案工作者提供開展現代檔案管理的網絡化運行平臺和自動化處理系統。

一、檔案館組織機構調研與AMIS實施范圍需求分析

開展對檔案館組織機構的調研與分析工作目的有三點：一是弄清楚檔案館內部機構的劃分方式與各機構的職能分布情況；二是結合檔案信息化建設的思路和方法分析哪些機構和業(yè)務環(huán)節(jié)需要借助管理信息系統來實現規(guī)范化管理和提高工作效率；三是明確各機構之間的業(yè)務流程互動關系，以及各機構形成、保管的檔案資源的集成與共享模式，最終確定AMIS實施和應用所覆蓋的范圍。

現實環(huán)境中，各檔案館都是圍繞檔案信息的管理業(yè)務，設立檔案的收集、整理、編目、保管、利用、技術處理（包括檔案鑒定、技術保護、微縮處理、數字化等）等部門，同時結合現代化管理和信息化建設的需要，成立了網絡計算機維護與信息管理部門（稱為信息中心、計算中心或網絡信息服務部門），這些部門與檔案及檔案信息的管理密切相關，是檔案管理信息系統實施和應用的主要部門。另外，檔案館還設立了一些行政、后勤、輔助管理部門，如辦公室、設備管理、保衛(wèi)、財務等部門，這些部門的信息化建設工作主要是辦公自動化系統的實施與應用，一般不實施檔案管理信息系統。這就決定了檔案館實施檔案管理信息系統的需求調研工作主要集中在檔案的接收、保管、提供利用、技術處理和網絡信息服務等部門，要求AMIS的實施范圍需要覆蓋這些部門；同時為了輔助檔案館決策機構開展現代化管理和及時了解檔案信息的收、管、用等主體業(yè)務工作，要求AMIS也必須具有為領導提供輔助決策的綜合信息服務和預警等功能。

二、檔案管理業(yè)務工作調研與AMIS功能需求分析

檔案館設置的每個內部機構都執(zhí)行相對獨立的業(yè)務工作，但他們彼此間的業(yè)務活動是緊密聯系的，各項業(yè)務工作圍繞檔案和檔案信息的處理構成檔案管理的業(yè)務流程，每個流程節(jié)點執(zhí)行相應的功能。在分析檔案館內部機構對檔案管理信息系統的功能需求時，需要結合檔案館當前業(yè)務工作和未來發(fā)展的潛在需求進行機構調整、職能轉變，這是由網絡計算機對信息處理的自動化等特點區(qū)別于傳統手工方式而決定的。機構調整與優(yōu)化的主要目的是為了更好地適應檔案館現代化和信息化管理的需要，精簡中間過程，避免重復操作，提高工作效率。

（一）檔案管理主體業(yè)務活動和工作流程需求分析

對檔案管理主體業(yè)務活動和工作流程調研與分析的目的是將檔案館現有業(yè)務流程過程和業(yè)務活動內容搞清楚，確定管理信息系統能夠支持的信息流程，確定每個功能模塊應具備的各項操作；并結合每個部門、每個崗位的職責要求，確定信息系統的功能部署方案、用戶角色、用戶類型以及每個用戶能夠擁有的功能權限和數據權限。因此，要求檔案館所有業(yè)務工作者都要參與，清晰地描述當前業(yè)務需求，并結合未來發(fā)展需要挖掘潛在的需求，與檔案館技術支持人員及AMIS開發(fā)者進行充分的交流和溝通，在業(yè)務模型上達成共識。

接收、管理、利用是綜合檔案館的三項核心業(yè)務工作，每項業(yè)務工作分別由檔案館設置的檔案業(yè)務部門工作人員承擔，完成檔案的收集、整理、編目、入庫纟上架、保管、技術處理、利用服務等各項工作，這些工作的漸進執(zhí)行構成了檔案館開展檔案工作的主體業(yè)務流程。

1.檔案接收是檔案館面向檔案形成部門和檔案移交單位開展的主要工作，也是檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。檔案接收工作的核心內容是將新接收的檔案按照檔案管理的要求納入檔案館的管理模式中，不僅要對檔案實體進行整理、分類，同時還需要進行編目、標引，形成管理檔案的目錄信息，接收的檔案經審核合格后，就可以提交入庫使檔案進入被保管階段。規(guī)模較大的檔案館，檔案接收的工作量比較大，往往設置多個崗位共同完成工作，因此常常需要將收集階段的工作進行更細的分工，分工的方式直接關系到AMIS的流程設置和功能模型的部署方式，因此在進行需求調研的過程中需要確定以下幾點：一是要明確開展檔案接收工作的部門以及各部門內部的業(yè)務流程、任務分工方式；二是檔案館接收到檔案及檔案信息的約定；三是檔案接收與保管部門之間的業(yè)務流程和信息流關系；四是檔案接收處理的過程中產生哪些信息，是否需要對這些信息進行記錄、跟蹤和管理等的全面調研。

2.檔案管理是檔案館管理檔案資源的重要任務。當檔案被提交入庫后，檔案管理工作就開始了。根據檔案在庫房的保管狀況、檔案長期、永久保存和提供服務利用的要求來跟蹤管理，如配合相關部門完成檔案的微縮化、數字化以及存址轉移、檔案鑒定、檔案保護等處理工作。有些會影響檔案的載體形式、存儲方式，并可能使提供利用服務的方式發(fā)生變化，而這些業(yè)務往往又是相對獨立的過程。因此，需求調研時一定要弄清楚這些獨立的檔案業(yè)務是如何開展工作的，處理過程中形成的檔案信息是如何實現集成管理和信息共享的。特別是在進行館藏檔案數字化處理的過程中，檔案內容將全部轉變?yōu)閿底謭D像、多媒體文件等式，可能刻錄成光盤進行管理并提供利用，也可能以文件形式保存在在線的網絡存儲設備提供檢索服務，這些如何與描述檔案的元數據實現一體化管理是需要重點調研和分析的內容。

3.提供檔案利用服務是檔案永久保存的主要目的之一。根據檔案管理的特點和提供檔案服務的要求，可以將檔案分為涉密檔案、控制使用檔案和開放檔案三大類。開放檔案需要面向社會公眾提供服務和利用，控制使用檔案則需要根據其受控使用的范圍加以區(qū)分，涉密檔案不能上網，必須實行物理隔離。因此，從檔案管理的具體要求出發(fā)，檔案利用工作中涉及的檔案信息必須針對不同檔案設置專門的處理程序，這期間數據遷移、數據轉換、數據開放、數據更新服務等后臺的計算機處理程序是非常必要的。因而，在調研過程中必須弄清楚檔案館在提供利用方面的各項規(guī)定，確定檔案館提供服務利用的方式，是提供檔案目錄信息的網絡檢索服務還是包括全文的檢索服務；另外還需要分析檔案工作者在提供檔案服務利用過程中的各種業(yè)務流程，以及服務利用過程中有關用戶信息、檔案利用目的、被利用檔案數量等過程信息的記錄和跟蹤管理的需求，以及對檔案利用過程信息的統計需求等。

4.檔案信息査詢、檢索和瀏覽是各個業(yè)務工作的基本要求，也是檔案利用者的主要需求。調研過程中需要明確各個部門能夠査詢的檔案信息的權限范圍，需要依據用戶的不同類型，確定其査詢檢索的數據范圍和內容。

（二）檔案館業(yè)務工作銜接功能的需求分析

檔案館開展檔案業(yè)務工作，一方面要求檔案館內部各部門之間的工作和信息實現集成，另一方面需要考慮如何實現與檔案館有業(yè)務往來的其他單位之間工作的銜接，因此可以分為外部接口和內部接口進行需求分析。

1.外部接口：主要體現在檔案接收和檔案利用兩大業(yè)務過程。在檔案接收階段，需要了解檔案移交單位要進館檔案的種類、數量、載體形式、描述檔案的背景信息、釆用的格式規(guī)范等，分析這些信息如何與檔案館的業(yè)務系統進行有效銜接，既要避免做重復性的信息著錄工作，又要方便地實現數據遷移與轉換等工作；在檔案利用階段，主要是針對檔案信息的開放狀況提供幾種服務管理模式，有些信息能夠放在互聯網上提供檢索服務，有些信息可以在政務專網上實現共享，有些信息必須在檔案館內部提供檢索服務。

2.內部接口：主要體現在檔案館內部各機構之間和各機構內部的業(yè)務銜接過程。比如，檔案入庫就體現了檔案接收與保管部門之間的接口工作，檔案調卷是檔案保管與檔案利用部門之間的接口工作，檔案數字化、微縮處理、保護處理等都需要將檔案暫時從庫房提出調到加工現場進行處理，這些工作的并行開展都需要在管理系統中加以記錄，只有這樣才能體現檔案館內部的業(yè)務流程，并通過信息化管理和業(yè)務流程優(yōu)化處理，提高檔案信息的集成與共享程度，減少或避免重復勞動。

三、檔案館領導輔助決策功能的需求分析

需求調研階段不僅需要對業(yè)務部門的工作流程和產生與管理的信息進行調研和分析，更需要對檔案館的領導層開展全面的需求調研。當今國家信息化建設的“十一五”規(guī)劃為檔案館的信息化建設提供了宏觀指導方針，領導們要以科學發(fā)展觀統籌規(guī)劃、積極推進檔案信息化建設。領導決策的基礎是檔案館的業(yè)務現狀與業(yè)務發(fā)展的總體需求，因此，領導需要在管理系統上全面了解和監(jiān)督檔案館內部業(yè)務的發(fā)展、業(yè)務部門間的工作過程、館藏分布和檔案的編研、開發(fā)利用、檔案技術處理等各個環(huán)節(jié)。系統運行過程中的相關記錄和信息對領導進行科學決策很重要：另外，根據不同的主題實現綜合査詢和數據統計與分析等功能對領導進行科學決策也是十分必要的。

檔案館的運行管理方式直接決定著AMIS體系結構中分7子系統的劃分，不同的檔案館運行運行管理方式不完全相同、機構設置也有很大的差別，檔案資源的組織和管理方式也有區(qū)別，庫藏量更是多少不一，由于信息系統的使用需要按職能劃分權限，因此在實施前必須將分義子系統的分類方式和使用要求調查清楚，才能使系統得到有效的實施和使用。