顏世旭

（鄒平市黛溪街道辦事處，山東 鄒平 256200）

近些年來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案數(shù)量急劇增加，使得檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相當(dāng)落后，未能與時(shí)俱進(jìn)地引進(jìn)檔案先進(jìn)設(shè)施和管理方法，從而導(dǎo)致我國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作水平整體偏低。針對(duì)這種情況，如何提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案服務(wù)質(zhì)量，值得相關(guān)工作人員深思。鑒于此，本文通過論述鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化發(fā)展，進(jìn)一步探討如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作具有一定的研究意義。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化的重要意義概述

鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化的重要意義總結(jié)包括以下兩個(gè)方面：

（一）體現(xiàn)綠色工作理念，降低成本。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處作為政府基礎(chǔ)職能機(jī)構(gòu)，雖不是營(yíng)利性組織，但是在具體的工作也需要考慮成本問題，傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)為主，在具體的檔案工作中需要耗費(fèi)較多的人力、財(cái)力，都是較大的支出項(xiàng)目。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理主要采取分類管理方式，會(huì)產(chǎn)生大量新的職位和部門，與當(dāng)下精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)改革理念相悖[1]?，F(xiàn)階段，綠色環(huán)保理念深入人心，檔案管理工作中也應(yīng)將綠色環(huán)保工作擺放在首位，這種情況下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)綠色辦公，可在有效保護(hù)環(huán)境的同時(shí)，有效降低鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作成本，這是檔案管理信息化的突出優(yōu)勢(shì)之一。

（二）方便群眾，便于管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理信息化降低了管理風(fēng)險(xiǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存，且容易出現(xiàn)損壞問題，即使保護(hù)措施得當(dāng)，也沒有電子檔案的安全性高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處的檔案大部分要保留較長(zhǎng)的一段時(shí)間，在信息化管理的支持下，可以得到了有效地保護(hù)，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)時(shí)間的安全保存。值得注意的是電子檔案得以長(zhǎng)時(shí)間安全保存的前提是信息系統(tǒng)安全，并做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份[2]。另外，檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)信息共享，群眾可以通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)了解相關(guān)信息，極大地方便了群眾，也減少了鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處管理人員的工作量，這對(duì)提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作效率和質(zhì)量是極為有利的。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作的有效策略

新形勢(shì)下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處要想做好檔案管理工作，就應(yīng)重視信息化建設(shè)，具體應(yīng)做好以下幾點(diǎn)工作：

（一）嚴(yán)把檔案入口關(guān)

檔案管理信息化系統(tǒng)的建立，檔案“入口關(guān)”是基礎(chǔ)，必須嚴(yán)格把控此環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。在檔案信息錄入時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范的采集程序，準(zhǔn)確完整地錄入所有檔案信息，并將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，后利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)逐步完成檔案編目、檢索等工作。同時(shí)，檔案管理工作人員的具體工作并非是零散的，而是相互之間緊密聯(lián)系，這就要求在檔案管理工作實(shí)踐中，必須保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量[3]。檔案管理信息化系統(tǒng)可以在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化檔案整理過程，利用關(guān)鍵詞或者特殊標(biāo)志進(jìn)行自動(dòng)檢索，整個(gè)過程耗費(fèi)時(shí)間短，且可以規(guī)避人為失誤現(xiàn)象的發(fā)生。除此之外，計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化處理，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)傳輸進(jìn)行加密處理，整個(gè)過程與計(jì)算機(jī)的使用息息相關(guān)，這就要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處配備齊全計(jì)算機(jī)設(shè)備，為開展檔案信息化管理工作提供保障[4]。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)管理

鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處檔案管理工作內(nèi)容廣泛，工作過程相當(dāng)繁雜。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，對(duì)簡(jiǎn)化管理工作程序、減少管理人員工作量和提高工作效率是大有裨益。在檔案管理工作中，利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)完成檔案登記、調(diào)卷、統(tǒng)計(jì)等工作，可以為多用戶借閱提供服務(wù)，并可以驗(yàn)證用戶信息的真實(shí)性，以準(zhǔn)確獲取閱覽信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，可以保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作質(zhì)量。鄒平市黛溪街道辦事處在實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化時(shí)，基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案排架自動(dòng)化，后利用計(jì)算機(jī)技術(shù)整合數(shù)字化檔案信息后臺(tái)大數(shù)據(jù)和檔案分配情況，實(shí)現(xiàn)檔案架位自動(dòng)化分配。這樣一來，鄒平市黛溪街道辦事處在檔案管理工作中，對(duì)當(dāng)下現(xiàn)有檔案架位進(jìn)行有效的有序調(diào)整，可促進(jìn)架位整體利用率的提高，這對(duì)于提高鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理水平是大有裨益的。

（三）加強(qiáng)檔案真實(shí)性和安全管理

數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的建立，數(shù)據(jù)的真實(shí)性十分重要。在電子文件整理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)范，統(tǒng)一格式進(jìn)行處理，以保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。在檔案信息數(shù)字化記錄時(shí)，應(yīng)動(dòng)態(tài)關(guān)注文件要素，以保證檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中不會(huì)出現(xiàn)失真現(xiàn)象。同時(shí)，為了有效提高檔案的利用率，在檔案保存過程中，還需要密切以下幾點(diǎn)，一是考慮檔案文件的兼容性，確保電子化檔案可以滿足多種環(huán)境下的使用要求，這就要求檔案保存時(shí)應(yīng)使用分離數(shù)字信息的語(yǔ)義進(jìn)行保存。二是重視檔案的完整性，即在重視手頭檔案文件收集的基礎(chǔ)上，又要重視以前檔案的完善，盡可能地保證檔案內(nèi)容的完整性。只有保證檔案的完整性和真實(shí)性，才能有效提高鄒平市黛溪街道辦事處的檔案管理水平。

此外，檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理方式相比，最大的區(qū)別在于采取電子文件方式進(jìn)行保存，而電子文件保存在鄒平市黛溪街道辦事處檔案信息管理系統(tǒng)中，容易受外界干擾而出現(xiàn)遺失或者盜用等問題，從而影響檔案信息的安全性。因此，在檔案管理工作過程中，應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，以防止檔案數(shù)據(jù)的遺失。只有這樣，鄒平市黛溪街道辦事處才能不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理工作服務(wù)水平提高的重要性不言而喻。因此，在鄒平市黛溪街道辦事處檔案管理工作實(shí)踐過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)把檔案入口關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)管理，同時(shí)加強(qiáng)檔案真實(shí)性和安全管理，才能有效提高檔案服務(wù)水平。