信息化背景下檔案管理工作的探究

付迎娟

（中共建水縣委編辦電子政務(wù)中心，云南 建水 654399）

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)，是企事業(yè)單位更好地融入當前時代變化并進一步完善本機構(gòu)工作的重要選擇。在新形勢下，隨著企事業(yè)單位的持續(xù)運行以及救助人員數(shù)量的不斷增加，所生成的檔案信息量也會不斷增加，而傳統(tǒng)的檔案管理模式，會使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術(shù)的支撐下，會促使機構(gòu)原先檔案管理形式的變化，如檔案會以數(shù)據(jù)信息的形式予以儲存，而且借助信息化管理系統(tǒng)能夠在較短的時間內(nèi)處理海量的信息內(nèi)容，這樣能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的工作量大大的壓縮，工作效率也會隨之提升。并且，借助信息技術(shù)，企事業(yè)單位在檔案工作實踐中也會變得更加的正規(guī)化，比如，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調(diào)用更加的高效，這也能夠為企事業(yè)單位領(lǐng)導進行相關(guān)決策提供更加高效、可靠的信息參考，對于企事業(yè)單位整體運行效率的提升有著重要的促進者作用。

二、檔案信息化建設(shè)與檔案管理完善策略

（一）加強檔案管理制度的建設(shè)

制度是規(guī)范和指導檔案管理工作的重要保障，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，必須注重檔案管理制度的建設(shè)。對于企事業(yè)單位而言，要能夠真正認識到管理制度設(shè)立的必要性，然后利用所設(shè)立的制度，更好的指導各個環(huán)節(jié)的檔案管理工作，從而使本機構(gòu)的檔案管理工作能夠不斷趨于規(guī)范。為此，所建立的管理制度中應(yīng)該對本機構(gòu)檔案管理的內(nèi)容及檔案工作環(huán)節(jié)予以明確，如檔案信息的建立、檔案信息的保存、檔案的使用等，本機構(gòu)的檔案工作者必須按照制度內(nèi)容嚴格開展每一環(huán)節(jié)的檔案工作，通過這種方式，使得本機構(gòu)的檔案管理工作在嚴格制度的約束下不斷朝著良性循環(huán)的方向進行。而且，在本機構(gòu)所建立的制度中，還要融合必要的懲戒制，在制度要求的范圍內(nèi)容，如果本機構(gòu)的檔案工作者因自身的失誤或疏忽引發(fā)不良后果，則必須進行追責，如果后果嚴重，則需要對相關(guān)人員進行嚴肅處理，利用這一方式形成警示作用，促使檔案管理工作者能夠樹立高度責任心，在檔案工作中嚴格要求自己，并不斷提升檔案管理工作實際成效。

（二）建立起檔案管理信息系統(tǒng)

信息化管理系統(tǒng)的建立是檔案信息化建設(shè)的重要體現(xiàn)，只有借助專業(yè)化的信息化管理系統(tǒng)，才能夠真正實現(xiàn)本機構(gòu)檔案管理模式的改進，為此，對于企事業(yè)單位而言，其可以與信息技術(shù)公司進行聯(lián)系，然后圍繞本機構(gòu)的檔案管理內(nèi)容建立起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)。借助新的管理系統(tǒng)，進一步規(guī)范本機構(gòu)的檔案管理人員，在新形勢下，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料要以數(shù)據(jù)信息的形式進行保存。建立起的信息化管理系統(tǒng)要設(shè)置嚴格的權(quán)限，只有專門的檔案管理人員及獲得權(quán)限的人員才能夠?qū)ο到y(tǒng)進行訪問，而且，系統(tǒng)會對每一次訪問記錄進行記錄，在系統(tǒng)的運作過程中，不允許隨意使用外部硬盤進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的拷貝，防止系統(tǒng)進步病毒。而且，需要在信息技術(shù)公司的幫助下對系統(tǒng)進行定期檢查和維護，及時修補系統(tǒng)漏洞，而且，還需要做好系統(tǒng)的升級，確保系統(tǒng)得穩(wěn)定運行，進而為檔案管理工作的開展提供良好的保障。

（三）對檔案管理機制進行適當?shù)膭?chuàng)新

在檔案管理工作中，根據(jù)機構(gòu)的傳統(tǒng)管理習慣，往往是由特定的檔案管理部門及檔案工作者參與負責，而機構(gòu)中的其他部門往往不會參與，而在新形勢下，借助信息技術(shù)可以實現(xiàn)部分檔案資源的共享，比如企事業(yè)單位救助對象的檔案信息在本機構(gòu)內(nèi)部共享，這樣可以使本機構(gòu)的各個部門都參與到檔案管理工作中，增加各部門之間的聯(lián)系成都，這對于本機構(gòu)整體工作效率的提升有著重要的促進作用。借助信息化環(huán)境下的檔案共享機制，能夠時機構(gòu)內(nèi)部各個部門之間相對割裂的狀態(tài)有所緩解。對于機構(gòu)管理者而言，為了不斷提升檔案信息的實際作用，管理者要加大對檔案管理工作的重視程度，積極推進檔案工作的信息化水平。

（四）加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設(shè)

在機構(gòu)的檔案工作具體安排過程中，管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)會直接關(guān)系到機構(gòu)檔案管理工作的實際成效，因此，在檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，機構(gòu)必須不斷加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍建設(shè)。在隊伍建設(shè)中，首先要注重機構(gòu)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓，在具體的培訓中，要注重檔案人員技能的培訓，還要加強正確工作理念的灌輸，不斷提升本機構(gòu)檔案工作者的整體水平，其中，既包括技能水平又包括工作意識。在培訓中還要注重培訓方法的科學運用，機構(gòu)要能夠建立起完善的培訓流程，整個培訓活動的進行，要做到系統(tǒng)完善，借助這一培訓活動，既要提升參訓人員的理論水平，又要提升其業(yè)務(wù)能力。

（五）做好監(jiān)督管理工作

外部監(jiān)督工作的實施，能夠幫助機構(gòu)及時發(fā)現(xiàn)其檔案管理工作存在的漏洞并及時改進，為此，機構(gòu)可以建立起專門的監(jiān)督管理小組，對本機構(gòu)的檔案管理工作進行系統(tǒng)的了解，然后全面參與到本機構(gòu)的檔案管理工作中，通過對照相關(guān)流程，及時了解各個環(huán)節(jié)工作中存在的不足之處并予以指正，通過這種方式，將本機構(gòu)檔案管理問題出現(xiàn)的概率控制在最低水平。為了確保監(jiān)督管理工作的實際成效，所建立的監(jiān)督小組需要保持相對獨立性，直接聽命于機構(gòu)的最高領(lǐng)導，在工作中不能夠受到其他管理者的干擾。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展有著重要的意義，但是從當前的情況的來看，很多機構(gòu)的檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作仍然存在一定的不足之處，為此，機構(gòu)要能夠明確認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并從多個層面入手不斷完善其檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作。