檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

姜華

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：在網(wǎng)絡時代，檔案信息管理已經(jīng)引起了檔案管理部門在檔案管理工作中的普遍關注，并成為檔案管理發(fā)展的手段和趨勢。當前，網(wǎng)絡發(fā)展速度也不可小覷，檔案管理革新正在起步。它在一定程度上改變了傳統(tǒng)的文件管理模式，使文件管理的概念和工作模式得到了發(fā)展和完善。

一、檔案信息化建設的意義

所謂“檔案”，主要是歷史信息的記錄。但是我們需要能夠清楚地知道，如果我們想要獲得一些文件信息，我們不僅可以依靠文件本身的記錄，還可以通過信息技術獲得更全面的知識。然而，檔案信息化的內容主要包括以下幾個方面：第一，狹義的信息化主要指原始檔案的信息化；第二，廣義的信息化主要是指原始檔案信息與外部政治、經(jīng)濟、文化因素相結合的進一步加工。因此，隨著信息化進程不斷加快，它對經(jīng)濟政治的影響也越來越大，信息系統(tǒng)也隨之完善，檔案信息化建設也將極大地便利人們的生活。

二、檔案信息化建設與檔案管理的特征介紹

（一）時效性

在檔案信息化建設過程中，要掌握檔案管理信息化建設和檔案管理的基本特征，從而達到不斷提高檔案管理水平的目的。時效性是文件管理的主要特征之一，它包含了大量的文件信息。檔案信息的收集、管理、分類和存儲屬于一個長期的模式，管理周期是其最重要的體現(xiàn)。檔案管理是檔案管理的信息系統(tǒng)，它隨時提供檔案管理需要的部門或組織。因此，檔案管理信息更新需要與時俱進，不斷提高檔案信息管理的時效性，把握檔案管理準確發(fā)展的機遇。

（二）改革性

在檔案管理中，積極開展信息化建設是順應改革的行為體現(xiàn)。檔案管理具有明顯的改革特點，尤其是在管理的各個方面，將在一定時期內進行一系列的調整和分類，從而進一步推動檔案管理的創(chuàng)新。檔案管理信息化建設突出了改革的特點，改進了傳統(tǒng)檔案管理的缺陷，優(yōu)化和調整了檔案管理的各個方面，對信息的收集、整理、分類和存儲進行了創(chuàng)新。

（三）價值性

價值是檔案信息化建設的另一個特點。檔案信息的建設有助于檔案管理擴大管理信息資源，改善管理結構的缺陷，建立更大的檔案管理數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)檔案管理資源的共享，極大地激發(fā)檔案管理在社會發(fā)展中的作用，實現(xiàn)檔案管理的價值。在檔案管理一體化的過程中，檔案具有很高的參考價值、參考價值和儲存價值。在信息化建設的基礎上，檔案管理的文化價值和社會價值進一步提高。將傳統(tǒng)的單一檔案管理轉變?yōu)椤吧钯Y源數(shù)據(jù)庫”，為社會發(fā)展提供信息。

三、推進檔案管理信息化建設的措施

（一）樹立檔案信息化理念，強化檔案管理責任

隨著社會的快速轉型和信息技術的到來，各行各業(yè)的管理理念自然會發(fā)生變化，尤其是檔案管理信息的建設。目前，文件管理信息化的核心概念，但與此同時，它還需要加強員工對信息化的理解，因為只有通過讓員工意識到它的重要性，我們可以有效地激發(fā)他們工作的熱情，和更負責文件管理，所以他們的責任感將加強。

（二）加強管理人員的專業(yè)素質，建設復合型管理團隊

在整個檔案信息化建設和管理中，工作人員的整體素質非常重要，只有人人有素質，團隊才能更好發(fā)展。因此，在整個工作過程中，必須堅持以人為本，不斷培養(yǎng)專業(yè)人才，建立專業(yè)團隊，提高全體專業(yè)人員的專業(yè)素質。此外，有關部門也應該為他們提供學習的機會，以便所有員工能理解外部文檔管理的發(fā)展變化及時施工，可以迅速掌握當前信息和相關專業(yè)技能信息文件，也可以加快檔案信息化建設的實現(xiàn)通過提高自己的職業(yè)素質。此外，相關部門還可以建立專門的員工獎懲制度，在一定程度上調動員工的積極性。同時，檔案管理單位要不斷引進先進的專業(yè)人才，逐步建立專業(yè)的管理團隊，在整個工作過程中不斷優(yōu)化，有效提高整體工作管理效率。

（三）加大資本投入，加強基礎設施建設

事實上，為了快速實現(xiàn)信息化管理的建設，不僅需要引進人才，還需要大量的資金投入，因為只有足夠的資金才能加強硬件基礎設施的建設。因此，完善基礎設施迫在眉睫，相關部門要擴寬資金來源渠道，多吸入資金，加強基礎設施建設。由于信息化建設的檔案管理需要完善的設備、完善的信息管理平臺和各種相關軟件的開發(fā)，這些都離不開資金的投入。只有做好各方面的準備，才能有效地實現(xiàn)檔案管理全方位、多層次的現(xiàn)代化管理模式。

（四）優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)

建立檔案信息管理系統(tǒng)具有重要的意義。文件信息工作系統(tǒng)的優(yōu)化有兩個方面。一是檔案信息管理規(guī)范化、科學化的重要保證。一是明確檔案信息管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理系統(tǒng)的正常運行。完善電子檔案管理制度，使之科學化、規(guī)范化。政府有關部門應該做好檔案信息的管理，合理構建和諧合作系統(tǒng)，并使用科學合理的方法來加強檔案信息的應用程序，這樣的建設檔案信息可以有序的方式進行。二是要求政府相關部門制定檔案信息化建設的相關法律法規(guī)，進一步完善現(xiàn)有法律法規(guī)。

四、結束語

不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，在日常工作業(yè)務中，檔案管理起著非常重要的作用。它不僅可以為企事業(yè)單位的決策工作提供必要的信息支持，而且可以通過檔案數(shù)據(jù)的整合和利用，為企事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展奠定良好的基礎。雖然當前建設存在著不少問題，但因地制宜，不斷考察研究，進行試驗，建立實用的檔案信息管理系統(tǒng)是十分必要的。只有從實際出發(fā)，才能真正發(fā)揮檔案信息化建設的作用。