周衛(wèi)紅

（重慶市地質(zhì)礦產(chǎn)測試中心，重慶 400042）

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營的過程中所保存的有價值的文件資料，它為企業(yè)以后的發(fā)展提供了重要的參考資料，對企業(yè)檔案進行信息化的管理，一方面可以保證企業(yè)檔案信息保存的完整性，提高企業(yè)檔案管理的效率；另一方面也為企業(yè)查詢檔案信息提供了方便，為企業(yè)的發(fā)展提供依據(jù)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息化建設(shè)理念不高

隨著信息化時代的到來，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案部門首要解決的問題，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)信息化的發(fā)展來進行檔案資料的管理，以便提高企業(yè)檔案的利用率。但是，很多企業(yè)的檔案管理人員并沒有信息化建設(shè)的理念，他們無法根據(jù)信息時代的發(fā)展來對檔案信息進行管理，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化建設(shè)速度緩慢[1]。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)需要企業(yè)為檔案管理部門提供完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，讓企業(yè)檔案管理部門在完善信息化設(shè)施的基礎(chǔ)上進行檔案資源的管理與應(yīng)用，提高企業(yè)檔案管理的效率。但是，很多企業(yè)由于資金原因、技術(shù)原因及其他原因沒有對企業(yè)的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)備進行完善，導(dǎo)致企業(yè)的運營不能跟上信息時代發(fā)展的步伐，也使企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

（三）檔案信息化安全不完善

目前，企業(yè)在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，過分依賴電腦等硬件設(shè)施，而互聯(lián)網(wǎng)的開放性，又給企業(yè)檔案信息帶來了很多安全隱患，一旦企業(yè)的檔案信息被泄露，會給企業(yè)帶來巨大的損失。而很多企業(yè)并沒有認識完善的互聯(lián)網(wǎng)防護系統(tǒng)，不能保證企業(yè)檔案信息的安全性。

（四）企業(yè)信息化人才的缺失

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)需要專業(yè)人才的配合，才能真正做到企業(yè)檔案信息化的建設(shè)和管理，從而提高企業(yè)檔案信息化管理的效率。但是，很多企業(yè)缺乏檔案信息化建設(shè)和管理的人才，不能對企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供良好的建議，不利于企業(yè)檔案信息化的建設(shè)。同時，企業(yè)以往的檔案管理人員又缺乏學(xué)習(xí)的意識，不能跟隨信息化發(fā)展的步伐去提高自身的能力，不利于企業(yè)檔案信息化的建設(shè)[2]。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的理念

企業(yè)應(yīng)該提高檔案管理部門及員工建設(shè)檔案信息化的理念，從而使企業(yè)的檔案管理工作變得更加規(guī)范，為企業(yè)的運營和發(fā)展提供更多的參考依據(jù)。這就要求企業(yè)管理層及檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要認識到信息化對于企業(yè)管理和發(fā)展的意義，結(jié)合企業(yè)自身的實際情況去合理運用信息化，從而完善企業(yè)的信息化建設(shè)。目前，我國已經(jīng)制定了檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以根據(jù)國家的標(biāo)準(zhǔn)來建設(shè)企業(yè)的信息化檔案，并制定屬于本企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理規(guī)范，從制度上規(guī)定和管理企業(yè)檔案管理部門，使檔案管理部門可以按照規(guī)范去進行信息化建設(shè)。

（二）完善企業(yè)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)檔案管理部門進行信息化建設(shè)的前提，企業(yè)要完善自己的硬件、軟件及互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使企業(yè)從傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式轉(zhuǎn)為信息化經(jīng)營管理，為企業(yè)檔案的信息化建設(shè)提供完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。首先，企業(yè)要在硬件設(shè)施上進行數(shù)字化和信息化的完善，引進先進的硬件設(shè)備，為檔案信息化的建設(shè)提供前提基礎(chǔ)。其次，企業(yè)要進行軟件的完善，使企業(yè)的制度更加規(guī)范化，讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)和完善可以在規(guī)范的制度下進行，提升檔案信息化建設(shè)的效率。最后，企業(yè)要完善互聯(lián)網(wǎng)體系，有針對性地根據(jù)企業(yè)工作、發(fā)展、運行、檔案建設(shè)的要求去設(shè)計互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)工作模塊，讓企業(yè)檔案在原有信息化系統(tǒng)模塊的基礎(chǔ)上進行建設(shè)和管理，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的速度。

（三）完善企業(yè)檔案信息化的安全

企業(yè)檔案在進行信息化建設(shè)時要注意信息安全的保護，避免企業(yè)檔案的丟失和侵害，讓企業(yè)檔案在安全保證的基礎(chǔ)上進行開放和使用，提高企業(yè)檔案的利用效率。首先，企業(yè)檔案部門工作人員在進行檔案信息化過程中要對檔案進行登記分類，按照檔案資料的開放程度、保密程度等進行分類，然后根據(jù)分類去進行檔案資料的安全管理。其次，企業(yè)要對自己的網(wǎng)絡(luò)安全進行提升，定期進行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和維護，防止檔案資料的丟失。最后，企業(yè)要對檔案信息化管理人員進行安全意識的培訓(xùn)，一方面提高檔案管理人員及工作人員的意識，可以認真負責(zé)地去完成本職工作；另一方面可以讓檔案管理人員和工作人員認識到信息化時代服務(wù)化與社會化的重要性，提高檔案管理人員和工作人員的服務(wù)意識，從而更好地完成檔案信息化建設(shè)工作，為企業(yè)的發(fā)展提供更多的前期準(zhǔn)備。

（四）提升企業(yè)檔案工作人員的信息技術(shù)

專業(yè)的信息化人才，可以讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中避免很多問題，提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的速度。企業(yè)可以從兩方面進行信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，提高檔案信息化建設(shè)的速度。一是企業(yè)可以招聘專業(yè)的信息技術(shù)及檔案管理人才，讓專業(yè)化的人才根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營方向來進行檔案的信息化建設(shè)，為企業(yè)的未來發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。二是企業(yè)可以對原有的檔案工作人員進行信息技術(shù)的培養(yǎng)，讓工作人員根據(jù)時代、企業(yè)及檔案行業(yè)的發(fā)展去進行自我學(xué)習(xí)和完善，從而提供企業(yè)檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，讓檔案工作人員更好地進行檔案信息化建設(shè)。同時，檔案工作人員自身也要樹立不斷學(xué)習(xí)的意識，主動去進行新理念、新知識、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷地豐富和完善自己，使自己有能力去解決企業(yè)檔案信息化建設(shè)中遇到的各種問題，提高自身的能力和價值。

結(jié)束語：

綜上所述，企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)，不僅可以提高檔案管理部門的工作效率，還可以為企業(yè)以后的發(fā)展保存更多的參考信息和資料。因此，企業(yè)應(yīng)該不斷根據(jù)國家方針、信息化發(fā)展去進行檔案信息化的建設(shè)與完善，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。