事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理研究

（興安盟學(xué)生資助管理中心，內(nèi)蒙古 烏蘭浩特 137400）

一、檔案管理規(guī)范化的重要性分析

檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中重要性不言而喻，當(dāng)前，檔案管理的規(guī)范化程度會對事業(yè)單位的管理能力產(chǎn)生較大的影響，檔案管理水平高低也能夠顯現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)管理能力的高低，對整個單位的運行和發(fā)展都會產(chǎn)生影響，基于此，加強機關(guān)事業(yè)單位管理的規(guī)范化程度對于提升員工檔案管理意識意義重大。在當(dāng)前市場發(fā)展形勢不斷變化下，有效的檔案管理方式能夠在一定程度上推動社會經(jīng)濟的發(fā)展，為機關(guān)事業(yè)單位注入競爭力。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)對檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作傾注了足夠的重視和努力，但許多事業(yè)單位發(fā)展的重心依然停留在經(jīng)濟效益的創(chuàng)造上，還沒有認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理的重要性，認(rèn)為檔案管理不會創(chuàng)造經(jīng)濟效益，對檔案管理工作不聞不問；很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏全面的認(rèn)識和重視，只是簡單地認(rèn)為檔案管理就是一項存檔工作，只是做好存檔工作就可以了，但并沒有意識到其事業(yè)單位正常有序運轉(zhuǎn)過程中，檔案管理工作的重要性，所以也忽略了對檔案管理工作的資金投入和重視，最終導(dǎo)致檔案管理工作不符合事業(yè)單位檔案管理相關(guān)要求，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定的滯后性，出了問題后才意識到檔案管理的重要性，不出問題就有僥幸心理。

（二）管理模式不規(guī)范

科技的發(fā)展也帶動了其他領(lǐng)域工作的革新，相比傳統(tǒng)檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術(shù)。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將事業(yè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。工作執(zhí)行力差，即便建立了檔案管理制度，也不能很好的落實下去，進(jìn)而影響了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。另一方面，還規(guī)避了各種失誤，提升了事業(yè)單位檔案工作的精確化管理能力。但技術(shù)的革新在事業(yè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為事業(yè)單位檔案管理中的主要問題。

三、事業(yè)單位規(guī)范化管理的優(yōu)化措施

（一）重視檔案規(guī)范化管理

在事業(yè)單位改革的情況下，檔案管理規(guī)范化發(fā)展需要各級各類事業(yè)單位的重視，并在檔案管理方面逐步加強，形成有力保障。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)關(guān)注檔案管理問題，應(yīng)投入更多的時間、財力、人力等，并及時解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，加強管理力度；其次，成立事業(yè)單位檔案管理小組，由單位各部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員組成，從有利于事業(yè)單位發(fā)展出發(fā)，共同解決在檔案管理過程中遇到的問題，提供保障，讓事業(yè)單位檔案管理更加規(guī)范。

（二）推動規(guī)范化檔案制度管理

事業(yè)單位為了加強檔案管理規(guī)范化，最主要的就是一套完整的管理制度，制度具有長期、穩(wěn)定的重要作用，一個新的制度就是要將過去在管理上的缺陷或不規(guī)范行為徹底清除，展示出新的制度，要求各事業(yè)單位重新選擇新的任務(wù)和出發(fā)點，清除老舊的檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范和完善，讓檔案管理制度成為事業(yè)單位發(fā)展的重要條件；并且，建立合理的檔案管理機制，培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人員，加強檔案管理制度的實施，保證檔案管理制度規(guī)范化。

（三）加強人事管理

針對于規(guī)范化管理的具體需求，要加強對于檔案管理隊伍的培養(yǎng)與建設(shè)工作，提高隊伍的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使其可以更好地應(yīng)對新時期檔案管理工作的相關(guān)需求。結(jié)合規(guī)范化管理的具體需求，事業(yè)單位的管理者要積極推進(jìn)相關(guān)培訓(xùn)活動的開展，組織管理人員進(jìn)行積極主動參與，為他們提供足夠的進(jìn)修和學(xué)習(xí)機會，讓他們更好地對新管理理念和技能進(jìn)行掌握。在培訓(xùn)工作開展中，也要關(guān)注對培訓(xùn)活動系統(tǒng)性的控制，提高檔案管理培訓(xùn)工作的有效性和全面性。另外，在人事管理工作開展中，也要積極地引入考核制度，對于檔案管理工作成果進(jìn)行量化評估，提高檔案管理人員的工作積極性和熱情。

（四）以信息化手段來促進(jìn)規(guī)范化管理的落實

事業(yè)單位管理者要積極推進(jìn)相關(guān)計算機、掃描儀，網(wǎng)絡(luò)辦公軟件等相應(yīng)設(shè)施的購置，加大對檔案管理人員技能操作培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案管理與其他辦公設(shè)施同步改善。同時充分利用計算機、網(wǎng)絡(luò)等新媒體技術(shù)對單位檔案進(jìn)行管理創(chuàng)新，這樣既能提高工作效率，使檔案管理工作更加便捷、直觀、易操作，又能將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使之不斷改善檔案管理水平，有助于單位整體管理水平的提升。

結(jié)束語：

當(dāng)前我國的事業(yè)單位檔案管理工作的重要性越來越高，國家也在不斷地發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該要努力的提升檔案工作規(guī)范化水平，要提高檔案管理工作的重視程度，不斷地完善檔案管理制度，并且引入比較先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，從而提升檔案管理工作的管理水平以及效率，使檔案信息的作用能夠充分的發(fā)揮出來，使事業(yè)單位能夠更好地適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展趨勢。