技校檔案管理有關(guān)問題分析

李 靜

菏澤技師學院，山東 菏澤 274026

目前，在檔案管理工作當中，很多技校在管理方式、管理制度、管理分類、管理能力等方面存在局限和不足，缺乏對檔案管理的重視程度，使得很多檔案管理工作沒有得到更好的開展，更加全面性的進行，使得技校檔案管理的水平和質(zhì)量得不到更好的提升。我們只有對技校的檔案管理工作中的問題進行更好地分析和研究，才能夠研究和制定出更加行之有效的檔案管理方案和策略，不斷推動技校檔案管理水平的有效提高，促進技校管理工作水平的更好提升。

一、技校檔案管理相關(guān)問題的具體分析和研究

當前，在技校檔案管理過程中，由于學校檔案的內(nèi)容和類別比較豐富且復雜，在管理和分類上會存在一定的局限和不足，再加上缺乏科學、合理、健全的檔案管理機制和高素質(zhì)、高業(yè)務能力的檔案管理人員，使得檔案管理工作的效果并不理想。下面對技校檔案管理相關(guān)問題進行具體的探討和研究：

（一）缺乏健全與完善的技校檔案管理制度

正所謂“國有國法，家有家規(guī)”，技校在管理檔案方面必須要具有較為完善和健全的檔案管理體制。但是很多技校過分重視教育教學活動的管理，缺乏對技校檔案管理工作的重視，且在指定技校管理制度時，對于檔案管理方面只是一筆帶過，缺乏健全和完善的技校檔案管理制度。與此同時，雖然很多技校具有檔案管理制度，但是檔案管理制度的要求內(nèi)容并不清晰和完善，檔案管理的流程與規(guī)范并不全面，這使得技校很多檔案管理沒有得到更為清晰、全面的管理和利用。還有一些技校即使具有較為完善的檔案管理制度，但是很多檔案管理人員并未按照檔案管理辦法來嚴格的進行檔案的收集、整理、分類、利用、保管等工作，這使得技校檔案管理制度的力量被削弱，不利于技校檔案管理工作的更好開展。

（二）檔案管理方法和思路過于傳統(tǒng)和守舊

隨著信息時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向信息化的方向發(fā)展。在技校的檔案管理工作中，很多技校的經(jīng)濟條件有限，在檔案管理方面使用的檔案管理方式還比較守舊，管理效率低下，管理效果并不理想。還有一些技校的檔案管理工作半信息化，在檔案的歸類、整理、利用、查閱與保管方面缺乏清晰的分類和電子檔案的保存方法，技校檔案中的文書、教學、財會、基建等檔案也存在利用率低下的問題，因此很多檔案在利用時會花費大量的時間去查找，浪費人力資源，影響檔案管理效率和水平的提升。此外，技校檔案管理缺乏獨立的管理部門，在檔案管理分類、文件材料的形成與歸檔、各類檔案的歸檔時間、檔案的管理與提供利用等方面缺乏專業(yè)性的管理，不利于技校檔案管理效果的更好提高。

（三）技校檔案管理人員業(yè)務能力與專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，很多技校的檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)都存在有待提升的問題，他們在檔案管理方面沒有受到較為系統(tǒng)且全面的培訓，檔案管理重要性被弱化。很多技校沒有專門設置檔案管理部門，只是由一些其他工作人員代為管理，因此檔案管理人員的專業(yè)性缺乏，在歸類、整理與歸檔學校各個方面的檔案時，容易造成混亂和誤差，那么在查找與借閱方面會存在很大的問題。還有一些技校檔案管理人員信息化操作能力不足，在對技校檔案實施信息化管理方面缺乏對信息化技術(shù)的有效運用，這對于技校檔案管理整體水平的提高是非常不利的。

二、技校檔案管理問題的優(yōu)化方略探究

（一）健全和完善技校檔案管理機制

技校在檔案管理方面必須要先完善制度，再強化與提升檔案管理工作的執(zhí)行力。將學校所有類別檔案管理工作都設置較為健全的檔案管理細則和檔案管理辦法，并分發(fā)至學校的各個部門。學校所有人員在檔案管理方面都要按照檔案管理制度來進行檔案的管理與利用，這樣使得技校的檔案管理更加規(guī)范化和效率化。

（二）檔案管理方法和手段的不斷革新，提升檔案管理人員業(yè)務水平

技校要重視檔案管理，并時刻跟隨時代的發(fā)展步伐，強化對檔案的信息化管理。技校要設置單獨的檔案管理部門，明晰各類檔案的管理方式和方法，提升檔案管理的利用效率。與此同時，技校也要加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，增強檔案管理人員的專業(yè)性和信息化管理的駕馭能力，從而實現(xiàn)檔案管理信息化，并對各項電子檔案進行多元化備份管理，明確檔案管理的年限，豐富檔案管理的形式與內(nèi)容，使得檔案的各項管理職能得到更好的發(fā)揮。檔案管理人員業(yè)務能力提升了，那么檔案管理的專業(yè)性和效率也會得到更好的提高，使得技校的檔案管理水平也會得到全面的提升。此外，不得不說的是，檔案管理人員調(diào)崗、離職等進行工作交接時，必須進行所有檔案管理交接的所有工作，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要進行全面的交接與管理，能夠促進學校的檔案管理更加持續(xù)化和有效化。

三、結(jié)束語

綜上，為了能夠更好的提升技校檔案管理工作的效率和水平，實現(xiàn)對學校各類檔案的專業(yè)化、清晰化、信息化管理，技校必須要重視檔案管理工作，聘用與培訓專業(yè)檔案管理人員，提高檔案管理的利用效率，不斷增強檔案管理水平。