社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策

陶凱

（黑龍江省齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021）

引言

現(xiàn)階段信息技術(shù)在人們的生產(chǎn)生活中有著非常多的應(yīng)用，而且取得了滿意的應(yīng)用成效，極大的提升了人們的生產(chǎn)生活質(zhì)量及效率，所以在目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中也需要進(jìn)行信息技術(shù)的應(yīng)用，以此來對(duì)以往進(jìn)行常規(guī)管理工作時(shí)出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的規(guī)避處理，確保社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作效果質(zhì)量較之于以往有著質(zhì)的提高，促使社保部門更好的為人民群眾提供高質(zhì)量的社會(huì)保障服務(wù)。

一、社保檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）缺乏信息化建設(shè)的相關(guān)認(rèn)識(shí)

我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)展長時(shí)間處于人工管理的方式，同時(shí)以紙質(zhì)作為媒介實(shí)現(xiàn)傳播。但是這種傳統(tǒng)方式與現(xiàn)如今的信息化時(shí)代不相適應(yīng)，在這種背景條件下，加強(qiáng)信息化建設(shè)是十分緊迫的一項(xiàng)工作。目前，我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，存在不良現(xiàn)象，那就是缺乏對(duì)于信息化建設(shè)工作的深刻認(rèn)識(shí)。一方面，在開展信息化建設(shè)相關(guān)工作時(shí)，我國缺乏相對(duì)完善的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，由此導(dǎo)致我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作面臨著盲目性與無序性；另一方面，我國在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的過程中缺乏健全與完善的保障機(jī)制，致使我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息工作缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，繼而對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化發(fā)展造成十分嚴(yán)重的制約。

（二）信息化建設(shè)缺乏完善性

首先，社保信息系統(tǒng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的相關(guān)需求，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)信息化系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)計(jì)工作中，不僅缺少比較長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略規(guī)劃，并且進(jìn)行調(diào)研的深度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致建設(shè)內(nèi)容的相關(guān)預(yù)算缺少健全性。另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化系統(tǒng)的研究工作大多數(shù)都是由科技公司來進(jìn)行的，有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)的研究人員對(duì)于檔案管理的相關(guān)工作缺少一定的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案辦理的相關(guān)系統(tǒng)不能滿足實(shí)際的要求。其次，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化的服務(wù)功能無法得到有效的發(fā)揮?，F(xiàn)如今，我國的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化相關(guān)系統(tǒng)位于局域網(wǎng)的環(huán)境之下，并未實(shí)現(xiàn)向互聯(lián)網(wǎng)區(qū)域的延伸，進(jìn)而導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的便民功能得不到充分發(fā)揮。另外，在進(jìn)行社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)工作中，主要使用的是紙媒介的方式，由此對(duì)社保檔案相關(guān)工作的效率造成比較大的影響。

二、開展社保檔案信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）完善檔案信息化建設(shè)制度

檔案信息化是一項(xiàng)長期的工作，要保障每個(gè)環(huán)節(jié)的順利交接，必須有完善的制度作為后盾。由于事業(yè)單位本身的非盈利服務(wù)性，建立起一個(gè)完善的檔案信息管理制度至關(guān)重要。首先，要成立專門的檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總體部署安排，制定詳盡工作計(jì)劃和實(shí)施方案，監(jiān)督相關(guān)工作進(jìn)展。其次，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理模式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，查漏補(bǔ)缺，使其真正適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。最后，要健全單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔、出借、銷毀制定詳細(xì)規(guī)定，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、發(fā)票、合同、計(jì)算機(jī)軟件及數(shù)據(jù)盤和其他資料的保管，都應(yīng)該有細(xì)化量化的條款規(guī)定，對(duì)各種會(huì)計(jì)檔案的整理和裝訂制定具體的標(biāo)準(zhǔn)，例如會(huì)計(jì)報(bào)表的留存、應(yīng)用軟件的安裝說明、涉稅文件和其他資料的保管等等。

（二）編制完善的社保檔案信息化管理工作機(jī)制

由于以往社保檔案管理部門開展具體的管理工作使用的制度存在問題，使得檔案管理工作難以順利開展，因此要求管理部門結(jié)合檔案信息化管理的需要，制定計(jì)算機(jī)管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的制度，以此給予管理人員管理社保檔案時(shí)的制度依據(jù)，使得利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的檔案管理工作逐漸具有規(guī)范化的特點(diǎn)。具體分析新制定的制度包含的內(nèi)容，可以了解到對(duì)于社保檔案計(jì)算機(jī)管理時(shí)的操作流程、范圍、管理人員管理檔案責(zé)任制等多方面內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)說明，以此利用該制度可對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的控制約束，如果管理人員在管理檔案時(shí)出現(xiàn)了非常多的問題，那么依托制度中的責(zé)任制內(nèi)容便可以迅速找到責(zé)任人，確保問題第一時(shí)間得到有效處理，使得管理工作效果顯著提高。

（三）建設(shè)社保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)

社保檔案管理部門在日常工作開展期間，要利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，以此來對(duì)群眾的社保信息檔案進(jìn)行電子化的管理，而對(duì)于以往利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理的社保檔案需要工作人員將相關(guān)信息及時(shí)錄入到系統(tǒng)中，促使檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)⑷罕姷娜繖n案信息進(jìn)行妥善的保存，避免出現(xiàn)遺漏或者丟失問題，并且社保部門及群眾有查閱社保檔案內(nèi)容的需要時(shí)，也可以方便快捷的直接從系統(tǒng)平臺(tái)上登入查詢，同時(shí)檔案管理人員在未來也需要與其他地區(qū)的社保機(jī)構(gòu)檔案管理部門加強(qiáng)合作，有效實(shí)現(xiàn)全國社保數(shù)據(jù)信息檔案的聯(lián)網(wǎng)管理與調(diào)度應(yīng)用。

結(jié)束語

言之，在信息化背景下做好事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作需要單位決策層和相關(guān)工作人員一起努力，通過不斷開拓創(chuàng)新，與時(shí)代接軌，以適應(yīng)日新月異的時(shí)代潮流，推動(dòng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案工作持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。