探究?jī)?yōu)化檔案信息化建設(shè)的理論路徑

李增祥

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需求

從目前檔案管理活動(dòng)的發(fā)展趨勢(shì)與應(yīng)用訴求看，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，已經(jīng)成為該資源應(yīng)用的重要發(fā)展方向。對(duì)于當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)工作而言，要注重從多元角度出發(fā)，深度解決信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

（1）時(shí)代需要：檔案管理創(chuàng)新的必然走向。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，各項(xiàng)活動(dòng)流程都需要隨之變化，因此，檔案管理需要通過(guò)信息化建設(shè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。根據(jù)我國(guó)有關(guān)檔案管理法規(guī)及政策內(nèi)容，實(shí)施電子檔案規(guī)范化管理，積極研發(fā)檔案信息查詢服務(wù)是信息化發(fā)展背景下，對(duì)檔案管理工作的重要要求。因此，檔案管理信息化作為信息化時(shí)代的核心內(nèi)容，要立足具體的檔案管理類型和內(nèi)容，借助信息化技術(shù)凸顯自身優(yōu)勢(shì)和特色，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，有效解決傳統(tǒng)管理活動(dòng)的各項(xiàng)問(wèn)題。

（2）行業(yè)需要：檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢(shì)。從當(dāng)前檔案管理活動(dòng)的發(fā)展趨勢(shì)看，信息化建設(shè)將成為優(yōu)化該工作的重要途徑，并成為解決傳統(tǒng)問(wèn)題、推進(jìn)管理活動(dòng)創(chuàng)新的重要契機(jī)。從檔案管理的規(guī)?？?，當(dāng)前檔案管理日益推向社會(huì)、推向市場(chǎng)，檔案管理的對(duì)象與用戶群體規(guī)模不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的管理方式根本無(wú)法適應(yīng)這一新變化。因此，只有發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，才能有效應(yīng)對(duì)日益擴(kuò)大的檔案管理規(guī)模。從檔案的存儲(chǔ)管理看，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理而言，當(dāng)前使用數(shù)字化、信息化的方式存儲(chǔ)、管理檔案，已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。通過(guò)發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使檔案能夠以更加安全、穩(wěn)定的方式進(jìn)行存儲(chǔ)管理。從檔案管理效率看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，無(wú)法及時(shí)查詢到檔案所處的位置和狀態(tài)，并且很難滿足大眾多樣化的檔案應(yīng)用需要。因此，只有充分發(fā)揮信息技術(shù)的檢索優(yōu)勢(shì)和展示優(yōu)勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的快速、高效管理。

（3）大眾需求：檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。檔案是一種記錄社會(huì)變化、詮釋時(shí)代發(fā)展、承載大眾記憶的客觀形態(tài)。當(dāng)前檔案已經(jīng)不再是單一的“紙質(zhì)存儲(chǔ)”，大眾有查詢檔案的新需求，而對(duì)該載體中的“檔案文化”進(jìn)行深度挖掘，也成為檔案資源價(jià)值應(yīng)用的重要表現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，通過(guò)數(shù)字掃描、存儲(chǔ)檔案，能夠避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)遺失或者損毀現(xiàn)象。同時(shí)，借助信息化平臺(tái)和數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢(shì)，便于大眾及時(shí)查詢個(gè)人檔案信息，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)價(jià)值。不僅如此，通過(guò)發(fā)揮信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)，可以深度挖掘和解析檔案資源中所具有的豐富文化內(nèi)涵，詮釋檔案的文化性與休閑性，延伸該資源的應(yīng)用價(jià)值。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容與技術(shù)要求

檔案是社會(huì)發(fā)展的重要資源，在其中科學(xué)、客觀地記載了社會(huì)、行業(yè)，乃至大眾的生活變化。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作與信息化時(shí)代全深度融合的發(fā)展形態(tài)的要求，是在信息化技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程中綜合形成的全新管理模式。綜合分析檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容及發(fā)展要求，對(duì)當(dāng)前創(chuàng)新檔案管理工作有著重要意義。

（1）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)是使用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的系統(tǒng)化過(guò)程。檔案信息化建設(shè)旨在用信息技術(shù)來(lái)管理紙質(zhì)和電子等多種檔案形式，在拓寬檔案資源的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案資源的管理方式與利用方式。通過(guò)發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案資源規(guī)范化管理。在該建設(shè)過(guò)程中，旨在實(shí)現(xiàn)三層目標(biāo)：其一，重視技術(shù)應(yīng)有優(yōu)勢(shì)，將信息技術(shù)全面、廣泛融入檔案管理過(guò)程中，將信息化技術(shù)與檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、程序相融合;其二，利用技術(shù)載體整合檔案資源，整合檔案信息，使檔案資源走向社會(huì)，真正融入大眾生活，以技術(shù)的形式展示檔案內(nèi)容，將讓檔案從傳統(tǒng)的“靜態(tài)紙質(zhì)內(nèi)容”升級(jí)為新的“動(dòng)態(tài)內(nèi)容”;其三，要注重檔案信息化建設(shè)，并且將該環(huán)節(jié)作為全社會(huì)信息化建設(shè)體系的重要組成部分。

（2）檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，除了要詮釋服務(wù)理念與文化內(nèi)涵外，也要注重構(gòu)建完善的技術(shù)體系。大致上看，在當(dāng)前開(kāi)展檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注重滿足如下要求：一要具備良好的布線系統(tǒng)，尤其是要確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳?zhǔn)性與安全性，并且確保該系統(tǒng)便于維護(hù)和有效管理;二要有可靠安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，結(jié)合檔案管理對(duì)象的特殊性，構(gòu)建便于使用的檔案管理系統(tǒng);三要注重建設(shè)良好的身份驗(yàn)證系統(tǒng)，確保檔案信息管理與傳輸?shù)膰?yán)密性，避免被他人竊取;四要注重開(kāi)發(fā)完善的數(shù)字化系統(tǒng)，從存儲(chǔ)、查詢、服務(wù)和文化建設(shè)等方面，都要注重對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行合理改造與融合。

三、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、成熟技術(shù)與內(nèi)容挖掘：檔案信息化建設(shè)的理論路徑

（1）標(biāo)準(zhǔn)化保障：統(tǒng)一信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理機(jī)制。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要確保檔案信息資源的內(nèi)容共享，確保檔案信息化資源的通用性與實(shí)用性。因此，檔案管理過(guò)程中，要從傳統(tǒng)的“被動(dòng)接受”向新的“標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一”轉(zhuǎn)型，通過(guò)制定統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，確保錄入的檔案內(nèi)容能夠在統(tǒng)一信息化平臺(tái)中得到資源共享。相關(guān)檔案行政管理部門(mén)要注重對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)與管理，在制定科學(xué)統(tǒng)一且執(zhí)行性強(qiáng)的管理機(jī)制基礎(chǔ)上，合理引導(dǎo)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

（2）技術(shù)化保障：重視技術(shù)應(yīng)用，完善檔案信息化平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是完善而系統(tǒng)化的技術(shù)平臺(tái)，這也是確保信息化建設(shè)的核心動(dòng)力。結(jié)合檔案管理活動(dòng)內(nèi)容看，在推進(jìn)信息化建設(shè)時(shí)，要做到：①完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過(guò)發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，豐富檔案資源儲(chǔ)備，為檔案信息化提供數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)完善數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、相關(guān)連接軟件和工具，使用戶能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)搜索檔案內(nèi)容;②完善檔案安全系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息有秘密性與個(gè)人權(quán)益的要求，在信息化建設(shè)時(shí)，很容易受到病毒、木馬等攻擊，因此，當(dāng)前推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注重構(gòu)建極其安全且穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理系統(tǒng);③注重構(gòu)建完善的檔案信息化平臺(tái)。在檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化錄入、存儲(chǔ)、搜尋和服務(wù)應(yīng)用等過(guò)程中，要注重發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，為檔案管理搭建規(guī)范化的數(shù)字平臺(tái)。

（3）服務(wù)化保障：重視內(nèi)容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間。在當(dāng)前檔案工作管理過(guò)程中，推進(jìn)文化與信息化建設(shè)相結(jié)合已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向與趨勢(shì)。在此過(guò)程中需要按照檔案館藏資源的內(nèi)容情況，積極詮釋特色優(yōu)勢(shì)，通過(guò)發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，將能夠反映共同文化記憶的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化表達(dá)與展示，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值挖掘。同時(shí)，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)時(shí)，要注重滿足大眾對(duì)檔案資源服務(wù)的需求，通過(guò)發(fā)揮信息化技術(shù)的展示與傳播優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建開(kāi)放性、大眾性的服務(wù)體系，通過(guò)面向用戶需要，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值。

四、結(jié)論

在信息化環(huán)境下，檔案管理部門(mén)要充分結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用的時(shí)代環(huán)境，在傳承傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，并且通過(guò)發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建檔案服務(wù)新模式。通過(guò)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)性、實(shí)用性，乃至服務(wù)性的全面融合。