大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化策略分析

郭秀麗

摘要：企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的頻繁增加，內(nèi)部檔案資料也越積越多，在傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案人員面臨著巨大的工作壓力，也無法讓各種檔案資料得到有效存儲，影響了檔案價值的發(fā)揮。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，企業(yè)要實(shí)行檔案信息化管理方式，保證檔案管理工作效率，也能夠?yàn)闄n案查詢與利用奠定良好基礎(chǔ)。本文將簡述大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的作用，并提出了企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理帶來了新的機(jī)遇，也能保證檔案管理更加高效進(jìn)行，為檔案利用者提供了便利。因此企業(yè)要充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在檔案收集、整理、加工、處理、保存、查詢和利用等環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)信息化。這需要企業(yè)為大數(shù)據(jù)的應(yīng)用創(chuàng)造條件，將所需的現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備配置齊全，并建立起完善的規(guī)章制度，提升檔案服務(wù)水平，這些都是企業(yè)需要盡快解決的內(nèi)容。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中作用

大數(shù)據(jù)技術(shù)主要特點(diǎn)是可以高效處理海量數(shù)據(jù)，而企業(yè)的發(fā)展中每天都會形成大量數(shù)據(jù)，通過對大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，能夠保證檔案管理工作效率。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法相比，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)通過打造檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于各種檔案得到妥善存儲，并為檔案整理、加工、檢索與利用奠定良好基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)支持下，企業(yè)檔案的價值將得到進(jìn)一步體現(xiàn)，為生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等環(huán)節(jié)提供相關(guān)數(shù)據(jù)與信息支持?；诖似髽I(yè)必須重視大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在檔案管理方式與內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理更加高效，也為自身長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化策略

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案工作機(jī)制

第一，對檔案工作機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。檔案管理部門要注重對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，主動與企業(yè)其他生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等部門加強(qiáng)聯(lián)合，通過建立完善的工作機(jī)制，將各部門具體職責(zé)確定下來，在檔案工作中做到統(tǒng)籌規(guī)劃與協(xié)調(diào)配合[1]。第二，企業(yè)要優(yōu)化規(guī)章制度，對具體的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行確定。通過創(chuàng)新信息化檔案處理方法，加大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用力度，妥善管理電子文件，保證數(shù)據(jù)歸檔更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)長期的可讀性與有效性。第三，加快數(shù)字檔案室建設(shè)步伐，讓企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)和科研等檔案信息得到長久保存，讓企業(yè)經(jīng)營管理中形成的檔案數(shù)據(jù)得到高效管理與便捷利用。

（二）明確檔案信息化管理規(guī)范

形成企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，能夠保證電子檔案更加安全與可靠，對此要采取以下措施：第一，將電子檔案格式、傳遞方式和保存路徑統(tǒng)一下來。企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)等部門在將各自檔案傳遞給檔案部門時，若是未能統(tǒng)一檔案格式、傳遞方式與保存路徑，將容易出現(xiàn)檔案漏收、重收等問題，不僅增加了檔案工作量，也很難提高檔案管理質(zhì)量與效率。第二，健全電子檔案編碼制度。企業(yè)通過對文件信息收發(fā)記錄單的編制，將各部門的電子資料往來詳細(xì)記錄下來，為企業(yè)檔案查詢與利用奠定良好基礎(chǔ)，也保證對企業(yè)檔案的快速、精準(zhǔn)定位。第三，優(yōu)化企業(yè)檔案收發(fā)機(jī)制與流程。在傳遞電子檔案的過程中，由于對收件部門是否接收文件判別不準(zhǔn)確，因此檔案管理人員需要頻繁與收件部門聯(lián)系，而在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用中，接收方獲得資料后能夠第一時間向發(fā)件部門反饋相關(guān)信息，避免出現(xiàn)上述問題。

（三）建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺

企業(yè)要注重共享檔案信息數(shù)據(jù)，保持傳遞渠道的暢通性，及時向生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門傳遞相關(guān)類型的檔案。檔案共享不能受到檔案信息數(shù)據(jù)載體等限制，在大數(shù)據(jù)等技術(shù)支持下，形成檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺，這是共享企業(yè)檔案的有效手段。一方面，要發(fā)揮計算機(jī)檢索的作用。檔案利用者結(jié)合自身需求，在登錄系統(tǒng)后能夠自助查詢所需檔案材料。另一方面，提供在線咨詢互動服務(wù)。企業(yè)要設(shè)置檔案利用者論壇、留言板、電子郵件等，在即時互動作用下，采取電子郵件、留言信箱、在線服務(wù)等方式，確保交流的有效性，保證滿足檔案利用者的實(shí)際需求。唯有如此，檔案才能在企業(yè)內(nèi)部共享，將檔案價值真正體現(xiàn)出來，推動企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。

（四）落實(shí)安全防護(hù)制度

在大數(shù)據(jù)時代下，雖然為企業(yè)檔案管理帶來了方便，但是也由此引發(fā)了很多安全隱患。這要求企業(yè)將檔案安全防護(hù)制度落到實(shí)處，在檔案信息化建設(shè)中納入系統(tǒng)安全管理內(nèi)容，在資金、技術(shù)和管理等方面給予保障。人對企業(yè)檔案信息化建設(shè)效果起著決定性影響，為做好檔案保密工作，減少安全風(fēng)險，企業(yè)需要讓數(shù)字化生產(chǎn)設(shè)備在局域網(wǎng)環(huán)境中運(yùn)行[2]。企業(yè)要加大對檔案人員的監(jiān)督力度，嚴(yán)格實(shí)行生產(chǎn)設(shè)備與責(zé)任人對應(yīng)綁定的措施，對知悉范圍進(jìn)行有效控制。企業(yè)打造檔案數(shù)字管理系統(tǒng)時，應(yīng)該實(shí)行信息庫備份、密級設(shè)置、客戶權(quán)限控制等措施，達(dá)到控制應(yīng)用范圍的目的。同時企業(yè)要借助數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、防火墻和入侵檢測等技術(shù)，防止病毒與黑客的入侵，讓檔案始終處于安全管理狀態(tài)。

三、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下為企業(yè)檔案管理帶來了全新考驗(yàn)，通過打造先進(jìn)的檔案信息化系統(tǒng)，能夠讓電子檔案更具安全性與實(shí)用性，讓各項(xiàng)電子檔案數(shù)據(jù)得到高效利用，企業(yè)競爭力也將顯著提升。為了體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢，企業(yè)需要在管理制度上進(jìn)行創(chuàng)新，在資金上提供保障，并培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)人才，才能提升檔案管理質(zhì)量與效率，為企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔麗萍.基于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理研究[J].企業(yè)改革與管理，2020（16）：48-49.

[2]陳松梅.大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案信息化研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（14）：88-89.