魏宏梅
摘 要: 做好檔案保存是對各項工作的進一步完善和總結,任何經驗的探索都需要進行歸納整理,匯編成冊,以便于方便查找。特別是在新形勢下,各項工作對檔案的要求越來越高,伴隨著現(xiàn)代化、智能化的發(fā)展,檔案的保存呈現(xiàn)出新的特點,對于檔案工作有了更加嚴格的要求,這是廣大的檔案工作者面臨的新挑戰(zhàn)。城建檔案作為檔案保存的一項重要內容,更應該引起相關部門的重視,使其發(fā)揮出更大的價值出來。探索新形勢下的檔案保存價值有著重要的意義,是一項擺在檔案工作者面前的重要任務。
關鍵詞: 新形勢;檔案保存價值;思考
【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.38.283
引言:現(xiàn)代化的發(fā)展,智能化的設備如雨后春筍般出現(xiàn),大大改變以往人們對檔案的管理方式,實現(xiàn)了檔案管理的便捷化,大大節(jié)省了人們的時間和精力,推動了檔案管理水平,把檔案管理引向了規(guī)范、科學、標準。但是,隨著自動化的推出,人們在進行城建檔案管理的時候也面對著一系列新的問題,需要認真思考和應對,以適應新形勢下檔案保存工作的需要,把檔案管理工作不斷做好,推進檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。
1 新形勢下城建檔案保存的價值的認識
近年來,我國的城市建設突飛猛進,各類公建、民建房屋撥地而起,道路橋梁如雨后春筍般出現(xiàn),這些建設的檔案需要我們及時的歸集整理,真實完整的做好記錄。這些城市建設檔案記錄著城市規(guī)劃和建設的過程,是推動城市不斷發(fā)展的重要材料。這些檔案對于我們來說是一筆寶貴的財富,是對經驗的積累和總結,更是我們做好下一步城市建設的參考。開發(fā)和建設城市需要對這些資料形成的檔案進行開發(fā)和利用,形成工作思路,這就需要充分認識新形勢下檔案保存的價值。特別是新形勢下,各類信息一日千里,讓人應接不暇,檔案的管理也呈現(xiàn)出信息化趨勢,已經深入到社會的各行各業(yè),需要我們重新審視檔案保存的價值,利用好檔案,挖掘價值,造福社會,最大限度的實現(xiàn)城建檔案保存的重要價值。
2 新形勢下實現(xiàn)城建檔案保存價值面臨的問題
2.1 當前的檔案管理工作不適應新形勢
隨著時代的發(fā)展,科技的進步,智能化設備的引入,檔案管理工作越來越規(guī)范。應該清醒的看到,當前對檔案的管理還是以人為主發(fā)揮作用,先進的設備還沒有被認可和充分利用,這一方面是人們傳統(tǒng)的思想觀念在作祟,另一方面也是新設備需要專業(yè)的技術,人們普遍還沒有掌握。在以人為主的檔案管理工作中,面對浩如煙海的城市建設檔案,人的能力是有限的,所以檔案的整理和歸集必然處于低效率下,甚至有可能出錯,導致檔案找不到。而且現(xiàn)在城建單位中普遍缺乏專業(yè)的檔案管理員,很多檔案都沒有進行及時的整理和歸納。同時還缺乏標準合格的檔案室,導致檔案存放雜亂無章,存放的環(huán)境也得不到保證,特別是有些涉及到保密檔案,更是沒有重視。另外檔案管理設施雖然得到了引入和完善,但受制于集中管理模式的影響,先進設備的優(yōu)勢也未能很好地的發(fā)揮。這顯然是與當前新形勢極為不符合,特別是對智能化的要求相差甚遠,使城建檔案管理保持工作出現(xiàn)發(fā)力不足。
2.2 檔案管理工作人員的水平不高
城建檔案管理工作對于人的管理素質要求較高,需要掌握檔案管理工作必備的基礎知識,而且還需要與時俱進,不斷地學習檔案管理知識。引進了先進的設備,由于缺乏相關的人才導致設備的優(yōu)勢發(fā)揮不出來,檔案管理工作進步不大。特別是新設備的推出,無紙化辦公的出現(xiàn),一些高科技不斷被應用,這對于人的學習說有一定的要求,需要較強的學習能力。目前,單位中檔案管理者大多是兼職工作者,除了本身的業(yè)務工作,還要負責檔案工作,在時間和精力上不能完全投入到接受新技能中,在一定程度上也影響了當前檔案管理工作的開展。
3 新形勢下城建檔案管理保存價值實現(xiàn)的保證措施
要深刻認識到城建檔案管理工作的重要性,是城市建設不斷發(fā)展得重要依據(jù)和必要條件,是財富。實現(xiàn)檔案管理工作的不斷進步,這就要求我們要補齊城建檔案管理工作中存在的各項短板,依靠先進的設備,發(fā)揮出專業(yè)檔案管理員的有優(yōu)勢將檔案管理工作不斷做強。
3.1 要注重加強檔案管理的硬件建設
要注重加強檔案管理的硬件建設,加大對檔案管理工作的資金支持,增強檔案管理的硬件水平。要明確檔案室,保證檔案室的環(huán)境條件符合檔案的保存。對于一些需要保密的城市建設檔案要購買專門的保密檔案柜,派專門管理,嚴禁無關人員使用保密檔案柜,存放不涉密的檔案。同時也要進一步引入檔案管理的先進系統(tǒng),及時錄入,確保檔案的完整,在需要時及時找到。
3.2 要注重檔案管理制度的落實
無規(guī)矩不以成方圓,檔案管理工作一般涉及機密,非常重要,不能缺失和遺漏。城建檔案管理工作者要嚴守制度,按照規(guī)矩開展工作,注重檔案管理制度的落實,做好檔案保密。檔案管理工作必須要明確到人,明確職責,要結合單位實際,配備專門的工作者,不能隨意更換。
3.3 要注重檔案的整體建設
城建檔案管理工作的第一步是收集資料,必須要及時收集相關資料,確保資料不遺漏,同時要不斷地完善和補充,確保資料是第一手的??傊⒅貦n案管理建設,細化管理的各項措施,不斷建立豐富的資源,便于工作的需要。
3.4 注重對檔案管理工作者的技能培訓
城建檔案管理工作中,人的素質能力決定著檔案管理工作的水平高低。要注重加強對城建檔案管理工作者的專業(yè)、技術的培養(yǎng),讓專業(yè)的人做專業(yè)的事,這樣才能保證工作的質量。要注重選用對檔案管理工作的感興趣的職工,特別是那些有耐心,坐得住的職工,檔案管理工作枯燥乏味,對人的責任心要求較高,要把真正熱愛檔案管理的人才選到檔案管理工作中。檔案管理者如果能熟練掌握運用相關設備,就能很好地借助于設備進行資料的收集整理編碼,高效率地開展檔案管理工作。實際上,城建檔案管理者接受新技術,運用新設備能力參差不齊。這就需要對檔案管理者們開展相關的培訓,幫助他們熟練掌握,并且保持培訓常態(tài)化,及時將最新的功能傳授給檔案管理者,這樣就能保證檔案管理者們跟上日新月異的技術的時代步伐。
結束語:總之,做好城建檔案管理工作,就能保護和收集好管理城市建設過程中探索和積累的經驗,形成有指導性的文件資料,助推房屋、道路、橋梁等各項建設的不斷發(fā)展,同時成為應對自然災害的重要數(shù)據(jù),造福社會。
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