加強檔案信息化建設，推進企業(yè)高質量發(fā)展

彭婕

摘要：檔案管理是企業(yè)管理的重要內容，2020版《檔案法》增設“檔案信息化建設”章節(jié)，要求企業(yè)重視檔案信息化建設。檔案信息化建設已經成為檔案工作的重點和趨勢。本文通過探討企業(yè)檔案信息化建設的重要意義，采取理論與實踐結合的方式，提出建設一體化數字檔案管理平臺的理念，對于企業(yè)降本增效與管理提升有重要價值。

關鍵詞：檔案信息化建設；管理提升；電力企業(yè)

一、企業(yè)檔案信息化建設的重要意義

習近平總書記指出，“檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。進入新時代，全國各級檔案部門按照習近平總書記的指示精神，加強檔案業(yè)務建設，推動檔案信息化建設，努力實現以信息化為核心的檔案管理現代化，不斷滿足人民群眾檔案需求，發(fā)揮檔案作用。

2016年，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“全國檔案事業(yè)到2020年的發(fā)展目標是初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”。

2017年9月，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)數字檔案館（室）建設指南》，要求企業(yè)應將數字檔案館（室）建設納入企業(yè)信息化建設規(guī)劃，做到同步規(guī)劃；應根據現有條件有計劃、有步驟地建設企業(yè)數字檔案館（室）。

在知識經濟時代，將檔案信息轉化為數據資產和知識資源，已經成為新時期檔案管理工作一個必然的發(fā)展方向。因此對于企業(yè)而言，以數字檔案系統(tǒng)建設為基礎，建設形成統(tǒng)一的檔案數據庫，運用先進的數據挖掘技術軟件提高對檔案信息資源的開發(fā)利用精度和深度，建立企業(yè)數字檔案館（室），使之成為企業(yè)檔案大數據的匯集、管理、組織和開發(fā)利用中心，才能使檔案的信息價值成為企業(yè)發(fā)展的有力推手。

二、企業(yè)檔案信息化建設存在問題

近年來，作為省級發(fā)電企業(yè)，公司十分重視檔案信息化建設，堅持數字化與信息化互動并進，持續(xù)推進“存量數字化、增量電子化”，建設高效快捷的檔案管理和信息服務體系，加快實現檔案工作轉型升級。檔案管理規(guī)范化建設及信息系統(tǒng)建設都取得了長足的發(fā)展和較好成績，公司本部及下屬多數企業(yè)已使用檔案管理軟件對檔案信息資源進行了有效管理，但也存在重復建設、信息孤島、利用低效等突出問題。

（一）重復建設導致采購與維護成本較高

各下屬企業(yè)檔案管理水平及軟件應用水平參差不齊，并且在信息化建設過程中，各公司檔案人員都需要花費大量時間、精力定制需求，有的公司因為缺少專職檔案人員，在檔案信息系統(tǒng)的建設和維護方面只能依賴服務外包，檔案系統(tǒng)利用水平較低，同時也存在一定的檔案數據安全隱患。

（二）信息孤島不利于資源共享和有效監(jiān)管

本部和下屬企業(yè)之間檔案信息系統(tǒng)互不相連，無法形成整個公司統(tǒng)一的檔案信息資源庫，在跨單位查詢方面，例如專題檔案的征集，只能借助傳統(tǒng)的線下審批模式，不利于檔案信息資源的共享；同時，上級對下級單位的檔案業(yè)務監(jiān)督管理也無法通過“一站式”查詢或在線目錄管理等方式實現，管理效率較低。

（三）歸集率低導致資源利用和開發(fā)不足

部分下屬企業(yè)還存在將需要歸檔的電子文件存儲在各個業(yè)務系統(tǒng)中，并未將電子文件集中歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中，檔案信息系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)未實現互聯(lián)。只做業(yè)務系統(tǒng)的數據存儲和備份，電子檔案管理系統(tǒng)只存目錄信息或是線下歸檔的材料，無法實現檔案的應收盡收、應歸盡歸，不利于檔案的長久保存。

三、企業(yè)檔案信息化建設發(fā)展對策

按照使用能源類型劃分，火電、水電、風電等不同類型的發(fā)電企業(yè)在檔案資源上有明顯不同，相同類型發(fā)電企業(yè)在規(guī)劃、建設和投產等不同階段形成的工程檔案內容也千差萬別。但是，同為發(fā)電企業(yè)，在檔案管理的模式上，尤其是檔案的分類和編號原則上具有很大的相似性。2013年2月施行的國家檔案局第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，不僅為企業(yè)規(guī)范歸檔范圍、劃分保管期限提供了標準和依據，也為建設一體化數字檔案管理平臺提供了有力支撐。

在此基礎上，依據國家檔案局《企業(yè)數字檔案館（室）建設指南》，以先進的檔案管理理念為指導，采用先進的技術架構和技術手段，建立一個覆蓋公司本部各部門、各下屬企業(yè)，與業(yè)務系統(tǒng)無縫集成，滿足檔案現代化管理，提供便捷利用服務的一體化數字檔案管理平臺，為檔案信息化管理提供強有力的技術支撐，實現檔案資源的“數字化”、檔案實體“虛擬化”、檔案管理“信息化”、信息傳遞“網絡化”和檔案利用“知識化”，應該成為企業(yè)檔案管理的目標模式，具體措施有以下幾點。

（一）實現檔案系統(tǒng)整體規(guī)劃，分步建設。集中統(tǒng)一采購行業(yè)先進的檔案系統(tǒng)軟件產品，新建區(qū)域管理集中的數字檔案系統(tǒng)，采取公司本部、下屬企業(yè)分級應用，在檔案信息化基礎較好的單位先期試點，設計和實施數字檔案系統(tǒng)。

（二）實現檔案系統(tǒng)“一體化”。在分期開發(fā)的基礎上，按照先本部、后下屬企業(yè)的順序，逐步覆蓋公司本部及下屬企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)，形成上下互聯(lián)互通、涵蓋全公司檔案資源一體化的、統(tǒng)一的檔案管理平臺，從而推動全公司檔案工作規(guī)范化科學化，實現全公司范圍內檔案資源充分整合和共享。

（三）實現檔案業(yè)務的智能化。應用“大數據”技術，對于公司檔案資源進行充分整合和深度挖掘，有效地促進和提高下屬企業(yè)檔案業(yè)務（收集整理、科學保管、開發(fā)利用、信息服務）規(guī)范化和自動化程度，滿足各級企業(yè)檔案現代化管理的需要，提高檔案工作的效率。

（四）實現與業(yè)務系統(tǒng)、基礎平臺的“全集成”。實現與其它業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成，保證各種信息系統(tǒng)形成的電子文件實時歸檔、實時接收，從而真正實現文檔一體化和文件全生命周期管理；與基礎平臺統(tǒng)一身份認證、單點登陸等系統(tǒng)的集成。與舊檔案系統(tǒng)順利過渡，確保檔案數據的完整無損遷移。

（五）實現檔案工作、業(yè)務過程及數據的全管控。通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現全公司范圍內的檔案工作考核；通過上下一體化的檔案系統(tǒng)，實現上下級檔案業(yè)務指導和監(jiān)督；通過統(tǒng)一的平臺，及時發(fā)布檔案工作法律法規(guī)及相關規(guī)章制度，方便檔案人員及時了解和掌握；通過本部集中的數據目錄，可對全公司范圍內的檔案數據進行維護，確保檔案數據的安全。

（六）實現檔案資源及其它相關資源的全覆蓋。遵循“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃，積極實施，建成后的數字檔案館（室）內容不僅涵蓋原來的檔案信息資源，而且能夠進一步擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形圖像等更為廣泛的領域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網絡聯(lián)接成超大規(guī)模的知識庫。

四、結語

綜上所述，無論是從國家法律法規(guī)層面，亦或從企業(yè)自身發(fā)展層面，還是從檔案事業(yè)本身發(fā)展的需要來說，只有加快推進檔案信息資源管理建設，加強整體管控，才能實現檔案管理的標準化和規(guī)范化，進一步提高檔案的利用和共享水平，降低企業(yè)管理成本，為企業(yè)高質量發(fā)展提供有力的信息資源保障。■

參考文獻：

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作者簡介：彭 婕（1982—），女，湖北武漢人，經濟師，雙學士學位，本科，主要從事企業(yè)管理、商秘研究、檔案管理研究。