張光明 苗洪麗 郭書君

摘 要?檔案作為以數(shù)據(jù)形式記錄和高校相關(guān)的有效信息集合，對(duì)于高校建設(shè)具有重要意義。但是在數(shù)字化建設(shè)過程中，存在檔案信息收集不夠科學(xué)、檔案檢索不方便、缺乏風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力等問題，通過優(yōu)化檔案收集流程、完善數(shù)字檔案檢索方式、加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力等措施，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞?高校檔案 檔案信息 數(shù)字化建設(shè) 協(xié)同服務(wù)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為各個(gè)行業(yè)帶來便利的同時(shí)，也提出了更高的要求。高校的檔案管理方式也必須要做出適時(shí)的改變，才能適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展。通過數(shù)字技術(shù)推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化與高校檔案管理工作的深度融合，完善高校檔案數(shù)字化的構(gòu)建，為高校建設(shè)提供新助力。

一、高校檔案數(shù)字化概念

“檔案”這一形式出現(xiàn)很早，但是其概念卻始終未能統(tǒng)一，甚至于區(qū)別頗大，有將檔案定義為“凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)以及個(gè)人于活動(dòng)中所產(chǎn)生之文件、圖片、實(shí)物及一切文書資料等等，不問其外形與特征，經(jīng)過行政處理手續(xù)與立卷程序，保存于機(jī)關(guān)案卷室，謂之案卷。一俟其效用完畢，經(jīng)鑒定有永久保存之價(jià)值，一轉(zhuǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)報(bào)關(guān)，備供國民研究參考者，謂之檔案”[1]。抑或是“檔案是社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的歷史記錄。”[2]也有學(xué)者認(rèn)為，檔案是“社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息”[3]。也有認(rèn)為檔案的屬概念是“文件”“文件材料”“原始記錄”“載體”或者是“文獻(xiàn)”等[4]。

以上定義，對(duì)檔案的內(nèi)容、載體乃至于儲(chǔ)存方式都進(jìn)行了限制，這種偏于狹隘的定義有利于檔案的精準(zhǔn)概括，但是也限縮了檔案的范圍。定義檔案不應(yīng)該以檔案人的整理保存意識(shí)為條件，不應(yīng)該以保存在檔案機(jī)構(gòu)的檔案為限制，也不應(yīng)該以檔案工作者開展的檔案工作為范圍來界定，而應(yīng)該以檔案的本質(zhì)屬性為基礎(chǔ)[5]。在信息化時(shí)代，對(duì)于檔案的概念也應(yīng)該做出更新，做出進(jìn)一步的擴(kuò)展解釋。以便更加適合于新時(shí)代高校檔案管理的要求。新時(shí)代高校數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)是“以數(shù)據(jù)形式記錄和高校相關(guān)的有效信息集合?！敝匀绱硕x，主要有三個(gè)原因：第一，因?yàn)閿?shù)字化檔案的本質(zhì)既不是聲像，也不是文字和實(shí)物，實(shí)際上是二進(jìn)制的代碼，是一種數(shù)據(jù);第二，高校的相關(guān)信息囊括了人員信息、設(shè)備信息、歷史信息、金融信息等各個(gè)類別的信息，實(shí)際上形成了工程檔案、文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等各類專業(yè)檔案;第三，電子檔案應(yīng)舍棄那些沒有保存價(jià)值的、沒有歸檔保存的部分，即電子檔案的外延是具有保存價(jià)值并歸檔保存起來的原生性電子文件和傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本[6]。第四，數(shù)字化檔案的儲(chǔ)存形式主要是計(jì)算機(jī)，儲(chǔ)存的抽象的數(shù)據(jù)集合，這些數(shù)據(jù)集合起來形成了“檔案”。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)困境

1.檔案信息收集不夠科學(xué)。目前來看，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)囊括了輸入、儲(chǔ)存、輸出三個(gè)主要環(huán)節(jié)，進(jìn)一步細(xì)化可分為四個(gè)步驟：第一步是解決檔案的收集問題，將檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入;第二步是解決檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)問題;第三步是完成檔案的基本梳理，通過適當(dāng)?shù)那缹?duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行公開，能夠進(jìn)行初步檢索及利用;第四步是進(jìn)行檔案的深入處理，進(jìn)行“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)換，具備對(duì)檔案內(nèi)容深度解讀的能力。其中要求每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠利用數(shù)字技術(shù)，進(jìn)行篩選和歸類，形成一整套的管理流程。

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)性步驟，檔案收集主要有兩個(gè)途徑，一個(gè)是高校內(nèi)部直接生成的檔案，包括了新檔案和需要轉(zhuǎn)化的舊檔案;再者，是從其他機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人處接收的檔案。檔案的收集是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，但是目前來看，檔案收集只注重實(shí)質(zhì)內(nèi)容，收集形式不統(tǒng)一，整理工作不規(guī)范，同一類型的檔案存在多種形式和標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局頒發(fā)了《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》，對(duì)檔案的“四性”提出了要求，即在歸檔環(huán)節(jié)，要做到“真實(shí)性”“完整性”“可用性”和“安全性”。

2.檔案檢索不方便。從實(shí)踐中來看，部分高校已經(jīng)初步具備了數(shù)字檔案檢索的能力，但是檢索方式上還存在問題。檔案數(shù)字化的目的是為了更加高效、便捷地對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是在檔案檢索過程中，一般是通過“關(guān)鍵詞”進(jìn)行檢索。在檔案調(diào)用的時(shí)候，仍然采用目錄式搜索、全文檢索、關(guān)鍵詞檢索，利用效率低下。數(shù)據(jù)檢索的范圍，往往也只限于對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檢索，而對(duì)半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的檢索與深入挖掘很少[7]。這樣就對(duì)檔案的錄入提出了要求，只有統(tǒng)一規(guī)范的檔案錄入標(biāo)準(zhǔn)，才能夠高效地檢索出相關(guān)信息。目前在檔案錄入的過程中，沒有統(tǒng)一的轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，只是簡(jiǎn)單地將相關(guān)信息予以復(fù)制收入。而且在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，只能到學(xué)?；蛘呤菍W(xué)院的檔案室查詢紙質(zhì)版檔案，受到時(shí)間、地點(diǎn)的限制。

3.缺乏風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力。檔案數(shù)字化主要是面臨兩個(gè)方面的風(fēng)險(xiǎn)，一個(gè)是“物理風(fēng)險(xiǎn)”;一個(gè)是“技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)”。物理風(fēng)險(xiǎn)有物理損壞，比如儲(chǔ)存設(shè)備損害、設(shè)備故障;也有自然災(zāi)害，比如地震、火災(zāi)等情況。這些都有可能直接影響檔案信息，一般說來，發(fā)生此類損害，就會(huì)導(dǎo)致檔案信息的不可逆性丟失。在“技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)”方面，對(duì)數(shù)字檔案的防范技術(shù)要求比較高，受限于高校特殊環(huán)境和條件的限制，很難達(dá)到相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案的安全性問題尚未得到妥善解決，會(huì)出現(xiàn)木馬、病毒等問題，導(dǎo)致檔案的丟失、篡改、偽造等情況。但是高校往往未能充分地認(rèn)識(shí)到檔案在管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，未能建立全面的風(fēng)險(xiǎn)管理體系。

三、檔案數(shù)字資源協(xié)同服務(wù)機(jī)制的優(yōu)化策略

1.優(yōu)化檔案收集流程。從高校的實(shí)際情況來看，目前各高校的檔案產(chǎn)生時(shí)仍然以紙質(zhì)版為主，需對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。首先，需要將所有紙質(zhì)版材料分為需數(shù)字化檔案和非需數(shù)字化檔案兩類。非需數(shù)字化檔案，可能是因?yàn)椴痪邆鋽?shù)字化價(jià)值，或者是處于保密需求，而不需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，這類僅保留紙質(zhì)版資料即可。需數(shù)字化檔案在生成以后，就應(yīng)當(dāng)有專人安排進(jìn)行轉(zhuǎn)化工作，根據(jù)檔案類型和產(chǎn)生頻次分為定期轉(zhuǎn)化和按次轉(zhuǎn)化兩類。對(duì)于偶然產(chǎn)生，產(chǎn)生頻率比較低的檔案，可以采取按次轉(zhuǎn)化的方式。對(duì)于經(jīng)常性發(fā)生、定期產(chǎn)生的檔案，可以采取定期轉(zhuǎn)化的方式。將檔案材料的歸類、收入工作前置，可以減少檔案的流轉(zhuǎn)程序，最大程度上避免檔案的丟失。

很多檔案在收集過程中可能由于各種原因出現(xiàn)缺失的情況，從個(gè)人角度來說，政治檔案和人事檔案容易缺失，隨著對(duì)中共黨員的要求越來越嚴(yán)格，很多黨員、積極分子出現(xiàn)了“臨時(shí)補(bǔ)材料”的情況，為防止類似情況的發(fā)生，在檔案接收的過程中，設(shè)置必需檔案內(nèi)容，只要缺失了相關(guān)檔案，就由數(shù)字化系統(tǒng)對(duì)檔案所有人和管理員進(jìn)行提醒，要求及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)正，從根源上保證檔案的完整性。

在高校的實(shí)際工作中，檔案移交是比較高發(fā)的操作，在檔案移交的過程中，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案交接表》，最基本應(yīng)當(dāng)含有檔案內(nèi)容、份數(shù)、交接雙方信息等內(nèi)容。另有“四個(gè)分開”應(yīng)當(dāng)特別注意：帶密級(jí)與不帶密級(jí)的數(shù)據(jù)分開填寫、只移交目錄與目錄含全文的數(shù)據(jù)應(yīng)分開填寫并注明、交接文據(jù)應(yīng)以批次為單位分開填寫、已登記備份的數(shù)據(jù)與未登記備份的數(shù)據(jù)應(yīng)分開填寫并注明。依托于數(shù)字檔案安全保障體系，建立科學(xué)備份檔案數(shù)據(jù)，為防止傳遞過程中檔案信息的丟失，可以通過時(shí)間戳、電子簽章時(shí)序數(shù)據(jù)管理以及痕跡保留技術(shù)，記錄檔案轉(zhuǎn)接信息，減少在傳遞過程中的檔案風(fēng)險(xiǎn)。

檔案數(shù)字化完成后，需要對(duì)原本進(jìn)行封存處理。以紙質(zhì)版來說，將檔案放入文件袋，利用真空壓縮機(jī)進(jìn)行封存，可以防蟲防蛀。利用二維碼打印機(jī)和二維碼掃描槍，對(duì)每一份檔案和存放的文件夾進(jìn)行二維碼編號(hào)，如果需要查找某一份檔案，只需要在系統(tǒng)上輸入相應(yīng)信息，就可以精確定位檔案的儲(chǔ)存位置，避免了查找的麻煩。二維碼可以記錄檔案基本信息、錄入人、錄入時(shí)間等信息，在出現(xiàn)問題的時(shí)候，可直接找到經(jīng)辦人。檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí)，務(wù)必高度注重各類檔案的電子文件、載體的及時(shí)歸檔工作，避免日后重復(fù)工作，投入更多的人力、物力[8]。

2.完善數(shù)字檔案檢索方式。在數(shù)據(jù)庫字段和數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案信息進(jìn)行規(guī)范化處理的基礎(chǔ)上，建立和完善高校數(shù)字檔案管理平臺(tái)，從而滿足檔案檢索和查閱的需求。

利用檔案平臺(tái)和處理技術(shù)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，既可以用于檔案數(shù)據(jù)的在線實(shí)時(shí)接收，也可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行離線和非實(shí)時(shí)性處理?，F(xiàn)在很多高校都有異地辦學(xué)，開設(shè)分校，或者是進(jìn)行校際間合作的情況，這種師資和學(xué)生間的流動(dòng)，對(duì)檔案工作也提出了更高的要求，通過檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以有效地記錄人員、設(shè)備的檔案信息。同校間流動(dòng)可以以數(shù)字檔案轉(zhuǎn)借為主，減少檔案損壞、丟失風(fēng)險(xiǎn)。

在檢索過程中，用戶輸入檢索詞，通過后臺(tái)程序?qū)z索詞轉(zhuǎn)化成不同的檢索表達(dá)式，再將檢索結(jié)果統(tǒng)一呈現(xiàn)，建立一種多個(gè)分布式異構(gòu)數(shù)據(jù)庫，以此解決跨庫檢索的問題。在關(guān)鍵詞檢索詞檢索的基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)字檔案的編號(hào)、時(shí)間和關(guān)鍵詞進(jìn)行全面匹配，對(duì)檢索項(xiàng)目進(jìn)行組合，提升檢索效率，對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行二次加工處理，用戶可以根據(jù)自己的實(shí)際需求，對(duì)時(shí)間、頻次、相關(guān)度等檢索出的結(jié)果進(jìn)行進(jìn)一步篩選。在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)三次檢索和四次檢索等。能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行初步預(yù)覽，用戶可以通過平臺(tái)進(jìn)行預(yù)約調(diào)卷、問題咨詢，提升高校師生的用戶體驗(yàn)。為進(jìn)一步方便高校師生，將檔案平臺(tái)掛接到釘釘、微信等手機(jī)APP，賦予檔案所有人和管理員一定的權(quán)限，可以隨時(shí)進(jìn)行查閱，或者是接收相關(guān)檔案的信息。

3.加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。關(guān)于對(duì)抗“物理風(fēng)險(xiǎn)”，可以借鑒傳統(tǒng)的檔案管理方式，做好檔案信息備份，定期更新和檢查儲(chǔ)存設(shè)備，以此來增強(qiáng)抵御物理風(fēng)險(xiǎn)的能力。

關(guān)于對(duì)抗“技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)”，在檔案管理的過程中，一般會(huì)涉及數(shù)據(jù)加密、密碼認(rèn)證、權(quán)限設(shè)定、電子簽章等多項(xiàng)技術(shù)，這些技術(shù)的應(yīng)用直接關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的安全性。風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)于檔案安全來說起到至關(guān)重要的作用，應(yīng)當(dāng)盡快建立的“DLP（DataLossprevention數(shù)據(jù)外泄防護(hù)）”體系，同時(shí)發(fā)展數(shù)據(jù)云備份、LaaS容器加密、云數(shù)據(jù)防護(hù)網(wǎng)管等技術(shù)，對(duì)于遭受到攻擊的檔案信息，可以通過數(shù)據(jù)災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)進(jìn)行找回。

完善相應(yīng)技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)。為減少檔案管理成本，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，將其劃分等級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分級(jí)管理，有區(qū)別的設(shè)置權(quán)限[9]。從根源上解決信息安全問題，做好信息的風(fēng)險(xiǎn)的事前防控，建立全面的數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)防控生態(tài)。針對(duì)檔案信息和防控能力定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理理念、風(fēng)險(xiǎn)管理流程、內(nèi)部管控制度、風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系、風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理人員能力、數(shù)字檔案信息質(zhì)量控制等指標(biāo)，建立指標(biāo)評(píng)價(jià)體系，以提升風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估能力、風(fēng)險(xiǎn)控制能力。根據(jù)模擬的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生情況，采取相應(yīng)措施，以確立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。

高校在檔案管理在數(shù)字化升級(jí)轉(zhuǎn)型過程中，首先，應(yīng)當(dāng)將最為基礎(chǔ)的工作做好，即做好數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確收集、合理歸類、加密儲(chǔ)存。通過對(duì)傳統(tǒng)的高校檔案管理方式進(jìn)行結(jié)構(gòu)化升級(jí)，逐步形成具有特色的高校檔案文化。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的深度處理與分析，完成從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)換，將檔案信息形開放性、標(biāo)準(zhǔn)化、可通用的數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，并展開相關(guān)的活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的高效利用。

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