會計檔案管理工作中存在的問題及對策探討

王育紅

（山東省濟南市第四人民醫(yī)院，山東 濟南 250031）

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的建立，企業(yè)的各項管理工作逐步向標準化、制度化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。特別是現(xiàn)代電子技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)上辦公、電子交易、虛擬企業(yè)等各種不同于傳統(tǒng)企業(yè)的管理方式、經(jīng)營方式應(yīng)運而生，導(dǎo)致了傳統(tǒng)的會計檔案管理辦法，越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的要求。因此，只有，盡快適應(yīng)企業(yè)管理工作的要求，才是會計檔案工作改革發(fā)展的方向。

一、會計檔案的作用

會計檔案作為企業(yè)經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，對于制訂企業(yè)發(fā)展目標的各種管理制度、促進企業(yè)管理水平的提高具有十分重要的作用。一是為企業(yè)制定內(nèi)部管理制度提供重要的參考依據(jù)。比如，企業(yè)近幾年產(chǎn)品成本定額、工資定額、庫存水平、在產(chǎn)品周轉(zhuǎn)速度等會計檔案數(shù)據(jù)，都將成為制訂企業(yè)內(nèi)部管理制度、各種產(chǎn)品消耗定額的直接參考依據(jù)。二是為企業(yè)擴大產(chǎn)品銷售、合理定價提供重要的成本信息和歷史參考依據(jù)。比如，企業(yè)的歷年商品銷售單位成本、歷年的商品銷售數(shù)量變化趨勢等，成為企業(yè)合理確定銷售價格的重要憑據(jù)。三是對于加強企業(yè)的資金管理，防止資金流失，提供直接依據(jù)。比如，企業(yè)會計檔案記載的單位應(yīng)收款的賬務(wù)原始記錄，企業(yè)各種不良資產(chǎn)的盤點表等，都直接為企業(yè)管理部門提供了企業(yè)債權(quán)及資產(chǎn)的狀況，為及時收回企業(yè)債權(quán)，及早處理有問題資產(chǎn)提供幫助。四是提供進行加工后的會計檔案，容易被職工理解，有利于職工了解企業(yè)的經(jīng)營情況，開展勞動競賽，提高工作積極性，促進企業(yè)的發(fā)展，激發(fā)工作熱情。五是在不影響企業(yè)技術(shù)秘密情況下，對外提供企業(yè)會計檔案分析資料，有利于債權(quán)人及權(quán)益人了解企業(yè)的經(jīng)營情況，追加投資或吸引潛在的投資者，為企業(yè)的發(fā)展注入新的活力。六是會計檔案有利于財政、稅務(wù)等國家有關(guān)部門及時掌握企業(yè)的經(jīng)濟活動動態(tài)，加強宏觀管理。

二、會計檔案管理工作存在的問題

目前，企業(yè)的會計檔案工作也逐步暴露出一些不容忽視的問題，主要是管理技術(shù)落后、會計檔案人員缺乏、會計檔案利用率低等，會計檔案還只是處于簡單的保管性階段，需要廣大會計檔案工作者不斷提高業(yè)務(wù)工作素質(zhì)和實際工作能力，改進和加強工作方式方法，加大會計檔案的管理力度，才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作的需要。

（一）會計檔案管理手段落后、檔案保管設(shè)施陳舊

當今世界已經(jīng)進入了一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代。由于國際互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，從而改變了我們的時空差距觀念，使我們通過互聯(lián)網(wǎng)非常方便地進行數(shù)據(jù)傳輸與檔案的管理工作。但從目前的企業(yè)會計核算狀況看，部分集體企業(yè)及大部分小型企業(yè)，還基本延續(xù)中國幾千年來的算盤加賬簿的手工核算，與之相適應(yīng)的會計檔案的保管、利用等管理工作也一直沒有太多的改進，年復(fù)一年地重復(fù)著傳統(tǒng)的會計檔案生成、存檔、保管、利用、銷級等過程。

（二）會計檔案人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

現(xiàn)代會計檔案管理對工作人員提出了更新、更高的要求，不僅要具有一定的會計專業(yè)知識和檔案專業(yè)知識，而且還必須具備熟練操作現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的能力和一定的外語水平。但從目前的實際來看，由于企業(yè)發(fā)展處于調(diào)整時期，包括會計人員大量的調(diào)離、轉(zhuǎn)，會計人員流失嚴重?；緯嫼怂闳藛T身兼數(shù)職，會計核算工作已力不從心，專職會計檔案管理人員更是鳳毛麟角。會計檔案人員不僅少，而且現(xiàn)代化知識缺乏，特別是檔案素質(zhì)較低。會計檔案的歸檔、編目、保管、移交、鑒定、銷毀等還不能嚴格按照《檔案法》及會計檔案管理辦法的要求行事。部分會計檔案管理人員還習(xí)慣于從會計需要的角度管理會計檔案。雖然檔案室的專職人員具有檔案專業(yè)知識，但又由于會計知識的缺乏，也不能對會計檔案進行有效的管理。因此，如何解決會計人員與檔案人員結(jié)合的問題，成為企業(yè)今后會計檔案工作的重要任務(wù)。

（三）會計檔案重保管輕利用，大量的會計檔案被束之高閣

雖然會計檔案集中的原始材料比較齊全，但是由于會計檔案專業(yè)性強、難以理解等特點，僅僅能提供會計檔案原件，也就是“你借我拿，你還我存”被動式的服務(wù)，企業(yè)會計檔案的利用主要是發(fā)揮憑據(jù)作用，為有關(guān)部門提供一些債權(quán)債務(wù)的原始數(shù)據(jù)，以及為企業(yè)的經(jīng)濟訴訟提供證據(jù)等。因此，當前的會計檔案工作，已遠遠不能滿足企業(yè)管理工作的需要。目前保管的歷史會計檔案，不但沒有很好的開發(fā)利用，反而越來越成為企業(yè)的包袱。主要原因是大量的會計檔案多年來沒有及時清理、鑒定，造成會計檔案良莠不齊，并占據(jù)了企業(yè)的庫房空間，浪費了部分人力物力。會計檔案不能充分利用的另一個原因是會計人員重視會計核算，輕視會計的管理、控制、監(jiān)督作用及如何很好地發(fā)揮會計的參謀作用。由于會計檔案的保管手段落后，也影響了會計檔案利用水平的提高。要徹底改變企業(yè)會計檔案工作重保管、輕利用的局面，就必須加大會計檔案的整理力度，讓多年積累下來的會計歷史檔案發(fā)揮作用。

（四）會計檔案管理體制不能適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)代化的要求

現(xiàn)代辦公自動化水平在日益提高，但基層企業(yè)會計檔案管理制度、管理方式?jīng)]有及時更新，使企業(yè)會計檔案管理工作，在一定程度上仍然存在著機制不全、制度不完善、工作脫節(jié)的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在由于種種原因會計檔案交接不及時，會計檔案保管期限超期，單位改制、合并、清算等變化后會計檔案不能按規(guī)定辦理等。在會計部門與企業(yè)檔案室之間，往往保管責(zé)任不明確，造成不必要的扯皮現(xiàn)象。部分單位會計人員變動頻繁，新的會計人員難以在短時間內(nèi)，熟悉會計檔案。加之會計交接手續(xù)不完善，影響了會計檔案管理的連續(xù)性和利用價值。會計死檔現(xiàn)象時有發(fā)生。

（五）會計檔案難以長期保存

除了會計檔案庫房、保管方法、利用次數(shù)等外在原因，會計檔案本身也是主要原因。會計檔案由于自有的特點，會計原始憑證來源非常廣泛，除自身的內(nèi)部自制憑證外，還有大量來自企業(yè)外的各個單位。因此，要使會計檔案長期保存，困難較大。必須加強會計原始憑證的管理，按照會計檔案的要求接收、整理、傳遞、歸檔會計資料，才能盡可能地滿足會計檔案長期保管的要求。

三、加強會計檔案管理工作的具體措施

為了進一步加強企業(yè)會計檔案工作，針對上述問題，應(yīng)從以下幾個方面強化會計檔案管理工作：

（一）加強宣傳力度，各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作

會計檔案不僅是企業(yè)簡單的歷史記錄。會計檔案的管理狀況和利用程度，反映著一個企業(yè)的管理水平和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的能力。通過上級主管單位和檔案業(yè)務(wù)部門及廣大會計人員和檔案工作者的積極宣傳，讓企業(yè)都認識到會計檔案的重要作用，以引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視，特別是基層企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)會怎樣利用會計檔案，指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)濟工作。從而加大對會計檔案工作的投入，加強會計檔案工作力度，改善會計檔案的保管利用條件，讓企業(yè)會計檔案工作上一個新的臺階。

（二）充實專業(yè)會計檔案人員

由于會計檔案工作專業(yè)性比較強，要求會計檔案人員既要熟悉會計知識，又要熟悉檔案知識，同時隨著辦公現(xiàn)代化的深入，會計檔案人員還必須掌握現(xiàn)代辦公自動化和會計電算化的技能。為了在短時間內(nèi)盡快提高會計檔案人員的業(yè)務(wù)水平，一要加強在職會計檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或以會代訓(xùn)。讓廣大會計檔案人員及早掌握最新會計檔案管理知識，會計檔案管理方法。二要鼓勵會計檔案人員主動自學(xué)，建立會計檔案人員工作激勵機制，提高會計檔案人員的工作和學(xué)習(xí)的自覺性和主動性。三要加強隊伍建設(shè)。有計劃地充實會計檔案人員隊伍，讓那些有現(xiàn)代知識的年輕人才，進入會計檔案隊伍，保證會計檔案事業(yè)后繼有人，

（三）改進服務(wù)方式，增強服務(wù)能力

會計檔案專業(yè)性強，非會計人員難以理解，為會計檔案的利用工作、服務(wù)工作增加了一定的難度。因此，要發(fā)揮會計檔案的作用，首先要做好會計檔案的著錄標引工作，及根據(jù)企業(yè)現(xiàn)代化管理的需要對比較專業(yè)的會計檔案，按照一定的規(guī)則、形式進行重新排列、組合，成為企業(yè)管理直接利用的根據(jù)。企業(yè)會計檔案本身具有潛在的價值，只有經(jīng)過編研加工，才能為企業(yè)管理部門提供更加系統(tǒng)、完整、精練、便于理解的信息資料，才能服務(wù)于企業(yè)的管理工作。其次，要主動拓寬服務(wù)領(lǐng)域，在不影響企業(yè)商業(yè)秘密的情況下，將有潛在價值的歷史銷售水平、生產(chǎn)成本、工資變動情況、費用水平、效益情況等經(jīng)濟指標，編研后根據(jù)企業(yè)各部門的需要主動提供。

（四）加快企業(yè)會計檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

加快會計檔案的信息化步伐，首先要加大資金投入，購置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，建設(shè)符合電子會計檔案保存要求的電子檔案室，及長期保存會計電子檔案的維護設(shè)施。其次，要加強會計檔案的電子編目、檢索及自動查詢系統(tǒng)的研究，及時為企業(yè)管理活動提供檔案信息。再次，要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時搜集會計檔案信息，確保會計檔案及時性、完整性、準確性。另外，在有可能的條件下，要建立會計檔案的利用信息反饋系統(tǒng)，不斷提高會計檔案的服務(wù)利用水平，并有針對性地改進會計檔案的服務(wù)工作，使企業(yè)會計檔案工作在不斷改進中發(fā)展完善。