平衡記分卡在完善高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

張凡

摘 要：隨著我國高校的不斷發(fā)展，近幾年高校招生規(guī)模不僅在逐漸增大，而且科研經(jīng)費到款也在逐年增加，這就給高校管理帶來了新的挑戰(zhàn)。尤其是在高校運行和發(fā)展中肩負著紐帶作用的財務(wù)部門，其工作的好壞成為衡量高校運行效率和管理水平的直接標(biāo)準(zhǔn)。然而實際中，一方面財務(wù)常常被師生評為“門難進、臉難看、事難辦”的部門，另一方面，財務(wù)工作人員卻覺得報賬工作量大、壓力大。本文在分析高校財務(wù)報銷問題的基礎(chǔ)上，擬將平衡記分卡引入到高校財務(wù)報銷管理中，從顧客、財務(wù)、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)和成長四個維度構(gòu)建以“服務(wù)”為核心的高校財務(wù)報銷管理體系，力求提高財務(wù)管理效率，最終實現(xiàn)和諧有序的報賬過程。

關(guān)鍵詞：平衡記分卡;高校財務(wù);報賬效率

中圖分類號：F23 ? ? 文獻標(biāo)識碼：A ? ? ?doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.03.049

1 當(dāng)前財務(wù)報銷過程中存在的問題

目前高校財務(wù)報銷環(huán)節(jié)依然存在很多問題，基于平衡記分卡的四個維度來分析，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 高校利益相關(guān)者層面

高校財務(wù)報銷中的主要相關(guān)者是全體教職工。日常工作中，由于財務(wù)工作強度大，導(dǎo)致財務(wù)人員往往疲于應(yīng)付日常工作，不能把工作做深、做細，在工作中還存在考慮不周、協(xié)調(diào)不力、服務(wù)不到位等問題，無法滿足廣大教職工在業(yè)務(wù)辦理中的實際需求。同時，財務(wù)人員走進教職工群體的意識有待加強，就會導(dǎo)致教職工與財務(wù)人員之間信息不對稱。只有充分了解教職工需求，才能解決教職工和財務(wù)人員之間的矛盾，實現(xiàn)服務(wù)對象滿意度最大化。

1.2 內(nèi)部運行流程層面

現(xiàn)在很多高校采取了網(wǎng)上預(yù)約報銷方法，這種方法雖然節(jié)省了報銷人員排隊等候時間，但是后續(xù)制單過程中存在退單問題。一般情況下都是制單會計電話通知聯(lián)系被退單人員，基于電話聯(lián)系不暢等原因就會導(dǎo)致退單信息滯后，而且會存在預(yù)約單在財務(wù)人員和遞單人之間重復(fù)傳遞的現(xiàn)象。同時，高校報銷“一支筆”制度，新問題出現(xiàn)時的“踢皮球”現(xiàn)象都會影響財務(wù)報賬效率。

1.3 學(xué)習(xí)和成長層面

隨著高校財務(wù)管理手段和工作內(nèi)容的變化，高校財務(wù)人員不僅要懂專業(yè)知識，還需要具有較高的計算機操作水平，同時還需要了解科研業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識。這就要求高校財務(wù)人員具備較高的綜合素質(zhì)水平。而高校財務(wù)部門一般隊伍都比較龐大，人員素質(zhì)參差不齊，部分人員會計理論水平不高。同時自動更新知識的能力不夠，一方面體現(xiàn)在財務(wù)人員自覺學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識以及與高校會計相關(guān)法律法規(guī)知識的自覺性不夠，另一方面，高校對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度也不夠，就會導(dǎo)致財務(wù)人員對會計新制度、新政策以及某些業(yè)務(wù)實質(zhì)把握不準(zhǔn)，對新的事物拒之門外，讓報銷人員對財務(wù)人員產(chǎn)生意見。

1.4 財務(wù)層面

高校雖然屬于非營利組織，但是在其日常運行活動中，仍然應(yīng)該按照成本效益原則，追求高效率和低成本。反映在報銷環(huán)節(jié)，主要是對經(jīng)費管理的精細化，即在日常核算中做到對會計業(yè)務(wù)的精細管理，精細控制經(jīng)費預(yù)算指標(biāo)，實現(xiàn)資金的高效使用。但是，目前高校會計核算中，無法做到經(jīng)費預(yù)算的精細化管理，往往存在超預(yù)算或者不合預(yù)算的報銷，導(dǎo)致教職工在項目結(jié)題中需要花大量時間進行項目經(jīng)費調(diào)整。

2 基于平衡計分卡的高校財務(wù)報銷管理

根據(jù)平衡計分卡理論，結(jié)合目前高校財務(wù)報銷中存在的問題，從平衡記分卡的財務(wù)、客戶、內(nèi)部流程和學(xué)習(xí)與成長四個維度出發(fā)，將其管理理念引入到高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)管理中，建立高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)優(yōu)化模型，可以有效改善傳統(tǒng)財務(wù)報銷中執(zhí)行與戰(zhàn)略脫節(jié)的問題。高校財務(wù)報銷優(yōu)化模型如表1所示。

3 以平衡記分卡完善高校財務(wù)報銷工作的具體應(yīng)用

高校財務(wù)報銷管理體系中四個層面內(nèi)容是相互聯(lián)系的。因此，我們以完善財務(wù)報銷制度，提高報賬效率為使命，分別從顧客、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)和成長、財務(wù)四個層面出發(fā)，分析平衡記分卡在完善高校財務(wù)報銷工作中的具體應(yīng)用。

3.1 顧客層面

高校財務(wù)報銷的主要對象是全體教職工，服務(wù)好教職工是高校財務(wù)報銷的核心工作。提高財務(wù)報銷效率，要理順好管理和服務(wù)之間的關(guān)系，服務(wù)是財務(wù)報銷的目的，管理是手段，高校財務(wù)報銷的最終目標(biāo)就是為高校教職工提供更好的服務(wù)。從顧客維度來說，高校財務(wù)報銷工作主要是提高質(zhì)量、節(jié)約時間、優(yōu)質(zhì)服務(wù)和規(guī)范管理。

（1）提高質(zhì)量。就目前高校報銷來看，反應(yīng)最多的問題就是報銷口徑不一致。為了解決這一問題，首先，財務(wù)人員應(yīng)該熟練掌握報賬業(yè)務(wù)和財務(wù)知識;其次，財務(wù)人員在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，報銷規(guī)則必須一致，對老師咨詢問題的回答口徑必須一直。只有這樣才可以逐步提高教職工滿意度，減少報銷中發(fā)生的沖突。

（2）優(yōu)質(zhì)服務(wù)。市場營銷中推行“顧客是上帝”的服務(wù)理念，在高校財務(wù)報銷工作中，財務(wù)人員也必須秉持服務(wù)理念，不斷提高服務(wù)水平。要不斷加強主動服務(wù)的理念，主動走進教職工群體中，比如推行學(xué)院財務(wù)助理、走進學(xué)院宣講、建立財務(wù)服務(wù)交流微信群等，搭建和教職工交流與反饋的交互平臺。

（3）規(guī)范管理。要規(guī)范財務(wù)報銷，首先要明確各類經(jīng)費的列支范圍和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求財務(wù)部門必須按照經(jīng)濟合同對各類科研經(jīng)費制定清晰的指引規(guī)定，減少教職工報銷中因報銷不合規(guī)而引起的經(jīng)濟風(fēng)險。

3.2 內(nèi)部報銷流程層面

高校財務(wù)報銷環(huán)節(jié)的價值主要是通過服務(wù)教職工來實現(xiàn)的，而報銷過程是由一系列業(yè)務(wù)構(gòu)成的。在財務(wù)報銷管理中，流程可以解釋為報銷過程中的一系列活動，目的是為教職工提供高效優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)。根據(jù)平衡記分卡基本理論，高效財務(wù)報銷流程主要包括以下三個主要方面：

（1）制度建設(shè)流程。財務(wù)核算部門在制定報銷制度時，一方面要遵循法律法規(guī)，另一方面要對教職工需求進行調(diào)研，根據(jù)教職工需求提供恰當(dāng)?shù)姆?wù)。比如，通過與教職工溝通，整理財務(wù)報銷中的制度，匯編成手冊，向報銷人員派發(fā)，一方面方便報銷人員查閱學(xué)習(xí)，另一方面起到很好的宣傳作用，使教職工充分認(rèn)識財務(wù)制度。

（2）內(nèi)部業(yè)務(wù)流程。規(guī)范財務(wù)報銷，首先應(yīng)該審查和規(guī)范日常報銷流程，一是補充漏缺制度;二是讓模糊制度清晰化;三是讓繁瑣制度合理化。在優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程時，應(yīng)該明確和細化崗位職責(zé)和工作流程，對新入職員工進行輪崗學(xué)習(xí)，以便為教職工提供更全面的服務(wù)。

（3）服務(wù)跟進流程。所謂服務(wù)跟進就是在教職工完成報銷之后，財務(wù)部門繼續(xù)提供善后服務(wù)的過程。比如財務(wù)部門設(shè)立專門小組對教職工滿意度進行調(diào)查，到學(xué)院及有關(guān)部門進行交流和座談，收集教職工對財務(wù)報銷工作中的意見，以便為下次流程的修訂完善做好準(zhǔn)備。

3.3 學(xué)習(xí)與成長層面

財務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平與報賬效率密切相關(guān)，這就要求財務(wù)部門必須及時組織員工進行學(xué)習(xí)，鼓勵員工自覺學(xué)習(xí)新的政策和法規(guī)，提高競爭意識和競爭能力。從平衡記分卡的學(xué)習(xí)和成長維度來說，高校財務(wù)部門應(yīng)該做到加強培訓(xùn)，提高競爭能力，推進信息化建設(shè)。

（1）加強培訓(xùn)。提高報賬效率，高校應(yīng)該加強員工培訓(xùn)，一方面，及時組織大家學(xué)習(xí)國家新出臺的政策和法規(guī)，做到與時俱進。另一方面，對于某些專題，財務(wù)部門可以聘請外部審計稅務(wù)等方面的專家開展講座，及時解決工作中遇到的難題。同時，財務(wù)部門可以適當(dāng)抽時間進行科室學(xué)習(xí)交流，對實際工作中遇到的問題集思廣益，形成解決方案，避免出現(xiàn)處理問題口徑不一致的情況。

（2）提爭專業(yè)能力。財務(wù)報銷質(zhì)量的提升更離不開高素質(zhì)的會計人員。提高財務(wù)人員的綜合素養(yǎng)，首先，應(yīng)該鼓勵員工學(xué)習(xí)，比如鼓勵員工多考證、報考在職研究生;其次，財務(wù)部門在制定規(guī)章制度時應(yīng)該鼓動員工參與，讓其發(fā)揮主人公精神;最后，高校財務(wù)部門應(yīng)該不斷吸取其他院校在財務(wù)報銷中的先進管理方法。

（3）推進信息化建設(shè)。高校財務(wù)報銷效率的提高離不開財務(wù)管理信息系統(tǒng)。財務(wù)部門應(yīng)該加強信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，改變傳統(tǒng)面向系統(tǒng)的觀點，以業(yè)務(wù)和用戶的視角梳理和優(yōu)化服務(wù)流程，進行流程再造，逐步實現(xiàn)從現(xiàn)在的“只跑一次”到“一次不跑”，切實提升財務(wù)精細化管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.4 財務(wù)層面

高校雖然屬于非營利組織，但是財務(wù)報銷工作中做好對辦學(xué)、科研經(jīng)費合理管理是高校發(fā)展的基礎(chǔ)。財務(wù)核算要做好這一方面工作，就需要從會計審核、內(nèi)部控制兩個方面進行努力。

（1）規(guī)范會計審核。會計審核是財務(wù)報銷中最關(guān)鍵的經(jīng)濟活動，包括原始憑證審核、記賬憑證審核。財務(wù)人員在接單審核時，要保證原始憑證信息填寫完整規(guī)范;制單會計在做記賬憑證時，要保證會計科目使用準(zhǔn)確恰當(dāng)。因此，會計核算科要對教職工報銷業(yè)務(wù)的真實性、合法性以及有效性進行嚴(yán)格審核。

（2）健全內(nèi)部控制。合理控制財務(wù)風(fēng)險是高校財務(wù)部門必須解決的一個問題。在財務(wù)報銷中做好這一點，首先，應(yīng)該健全內(nèi)控制度，完善大額資金使用和常規(guī)資金支付的授權(quán)審批制度;其次，健全經(jīng)濟合同管理制度，明確合同簽訂的程序和權(quán)限;最后，優(yōu)化往來款管理辦法，降低壞賬損失和貸款風(fēng)險。

4 結(jié)論

隨著高校財務(wù)報銷流程的逐步規(guī)范、報銷崗位的逐步細化、報銷模式的逐步創(chuàng)新、報銷信息的逐步透明化及財務(wù)管理水平的逐步提升，加上財務(wù)人員業(yè)務(wù)能力的進一步提高，財務(wù)“報銷難”將不再是困擾高校財務(wù)的難題。

參考文獻

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