閆開(kāi)宇 承德市醫(yī)療保障局

提高檔案管理科學(xué)化水平，能夠?yàn)閲?guó)家檔案管理工作提供好的技術(shù)，使個(gè)人檔案管理不再受用人單位的不合理限制。同時(shí)增強(qiáng)相關(guān)人員和工作人員的法律意識(shí)，使大家的檔案信息能夠得到一定程度上的合法保護(hù)，防止用人單位產(chǎn)生與個(gè)人客戶的沖突意見(jiàn)。工作人員要結(jié)合檔案管理科學(xué)化路徑，對(duì)所有權(quán)利主體需求的檔案內(nèi)容和重要信息進(jìn)行保存，防止個(gè)人身份信息在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)過(guò)程中的泄露。

一、檔案管理科學(xué)化現(xiàn)實(shí)發(fā)展意義

（一）提升檔案管理效率

檔案管理科學(xué)化能夠讓工作人員，在具體的工作流程中靈活運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行整理和保管。許多人對(duì)檔案管理的需求，在于幫助他們核實(shí)自己的學(xué)業(yè)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，并對(duì)外給出符合單位應(yīng)聘標(biāo)準(zhǔn)的檢驗(yàn)資格，使人員能夠在更好的工作崗位上繼續(xù)職場(chǎng)道路。而檔案管理科學(xué)化能夠消化這類需求，并讓其工作流程變得井然有序，使檔案管理的整體效率得到提升。

（二）適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展

檔案管理科學(xué)化可以引進(jìn)與信息時(shí)代相符合的技術(shù)設(shè)備，使相對(duì)重要的檔案內(nèi)容能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中得以長(zhǎng)期保存。這樣可以避免因任何因素而導(dǎo)致的檔案丟失現(xiàn)象，讓檔案權(quán)利人能夠依據(jù)合法流程，隨時(shí)查閱自己的檔案內(nèi)容，減少用人單位對(duì)其檔案內(nèi)容的修改和損毀。而檔案管理科學(xué)化能夠?yàn)闄n案內(nèi)容的保存，提供良好的技術(shù)設(shè)備和科學(xué)建議，使檔案管理存在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)意義。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平路徑

（一）合理規(guī)劃?rùn)n案管理流程

工作人員要結(jié)合信息技術(shù)的不斷發(fā)展，合理規(guī)劃自己進(jìn)行檔案管理的工作流程。這樣能夠讓已經(jīng)保存的檔案內(nèi)容得到技術(shù)保護(hù)，減少因人工操作所造成的內(nèi)容損毀或者信息缺失。傳統(tǒng)檔案管理是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行紙質(zhì)信息的保存，具有檔案格式和保存環(huán)境上的限制，不能夠根據(jù)時(shí)代信息化的發(fā)展來(lái)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分類和整理。因此提高檔案管理科學(xué)化水平，要通過(guò)對(duì)檔案管理流程的規(guī)劃，已經(jīng)保存的紙質(zhì)信息上傳到網(wǎng)絡(luò)檔案中，為人員長(zhǎng)期保存他們對(duì)檔案內(nèi)容和身份信息。同時(shí)根據(jù)檔案內(nèi)容的上傳時(shí)間，涉及的人員身份信息進(jìn)行科學(xué)加密，使他人需要利用合法途徑在檔案管理工作中查詢檔案內(nèi)容，避免個(gè)人出現(xiàn)私自利用他人身份信息進(jìn)行檔案調(diào)取的行為。這樣可以讓檔案管理工作，存在保存檔案內(nèi)容的科學(xué)化水平。

（二）完善檔案管理工作制度

傳統(tǒng)檔案管理的工作流程，會(huì)讓工作人員在處理檔案內(nèi)容的過(guò)程中，不可避免的對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱和記錄。這種行為一般在用人單位的授權(quán)下可以統(tǒng)一進(jìn)行，但對(duì)于個(gè)人檔案的處理存在侵權(quán)行為。其中工作人員的查閱操作，可能會(huì)在計(jì)算機(jī)設(shè)備中留下他個(gè)人身份信息，使其信息存在檔案管理內(nèi)部工作的流傳渠道。在提高檔案管理科學(xué)化水平的過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)把檔案工作制度的不斷完善，作為影響其管理水平的重要內(nèi)容，提出規(guī)范執(zhí)行信息技術(shù)檔案管理內(nèi)容的要求。其中檔案管理工作制度中，必須合法要求人員的工作權(quán)限，防止他們對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容的隨意使用，減少工作人員與用人單位的過(guò)度接觸，避免單位在檔案內(nèi)容上的非法瀏覽和私自修改。檔案管理工作要對(duì)個(gè)人檔案信息進(jìn)行保護(hù)，利用信息技術(shù)自動(dòng)整理檔案內(nèi)容，避免人工操作中查閱檔案信息的行為。通過(guò)對(duì)人員身份信息和檔案人員行為的核對(duì)流程，來(lái)檢驗(yàn)檔案內(nèi)容的合法性與真實(shí)性，讓檔案管理工作存在保護(hù)他人信息的科學(xué)化水平。

（三）培訓(xùn)檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員作為執(zhí)行工作流程的主體，他們的職業(yè)素質(zhì)會(huì)影響到具體的工作質(zhì)量。因此加強(qiáng)對(duì)人員素質(zhì)的培訓(xùn)強(qiáng)度，讓每個(gè)工作人員都能夠掌握客戶的服務(wù)需求，是提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑。缺少職業(yè)素質(zhì)的工作人員很難與客戶有效溝通，為他們辦理與檔案內(nèi)容有效的加密服務(wù)和信息盜用查證。不少人認(rèn)為只要和工作人員說(shuō)明原因，就能夠?qū)ψ约旱臋n案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單修改，為今后獲得更好的檔案打下基礎(chǔ)。但實(shí)際上個(gè)人檔案中所記錄的工作經(jīng)歷，與用人單位是否認(rèn)可他們的工作能力有關(guān)。部分用人單位是不允許在職員工，對(duì)自己的檔案進(jìn)行對(duì)外委托與調(diào)整，會(huì)與檔案管理工作部門(mén)約進(jìn)行合法約定，防止工作人員私自對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行內(nèi)容上的更改。即便是檔案權(quán)利人自己的請(qǐng)求，工作人員也需要謹(jǐn)慎駁回，防止因侵犯單位用人權(quán)益而出現(xiàn)的法律糾紛。這就需要檔案管理部門(mén)對(duì)所有工作人員進(jìn)行相關(guān)法律條例上的培訓(xùn)，讓他們存在良好的職業(yè)服務(wù)態(tài)度和對(duì)外溝通素質(zhì)，不因任何原因產(chǎn)生與他人的矛盾。

三、結(jié)語(yǔ)

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑，應(yīng)當(dāng)考慮到工作人員在工作流程和客戶溝通方面上的難點(diǎn)，結(jié)合一定的法律知識(shí)做好對(duì)他們的培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)可以根據(jù)工作人員的技術(shù)操作和溝通行為，做好職業(yè)語(yǔ)言和信息技術(shù)等方面上的人員指導(dǎo)。這樣使檔案管理科學(xué)化水平存在保護(hù)他人信息和檔案內(nèi)容上的進(jìn)步，推動(dòng)內(nèi)部培訓(xùn)工作和技術(shù)水平的不斷完善，讓檔案管理工作存在儲(chǔ)備人才和科學(xué)工作流程。