談高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

伶俐

【摘要】隨著信息化管理手段越來越科技化，檔案管理也發(fā)生了變化，在高校當(dāng)中進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)的管理模式，還存在一些問題，大多數(shù)還是建立在手工模式的基礎(chǔ)之上去改進(jìn)的，因此，并沒有取得實(shí)質(zhì)性的發(fā)展，本文針對(duì)高校檔案管理現(xiàn)代化所存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施，從而為高校的檔案現(xiàn)代化管理提供一些借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化管理;現(xiàn)代化

引言：

高校檔案管理現(xiàn)代化存在的主要問題是計(jì)算機(jī)在進(jìn)行檢索時(shí)只能局限于內(nèi)部的編目，同時(shí)管理人員在編目時(shí)，也僅僅是針對(duì)實(shí)體而非檔案的信息，與外界很難發(fā)生關(guān)系，解決的措施要采用相應(yīng)的結(jié)構(gòu)模式以及完善的服務(wù)體系和數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)等，這些問題進(jìn)行詳細(xì)分析具有一定的實(shí)際意義。

一、高校檔案管理現(xiàn)代化所存在的問題分析

1協(xié)調(diào)機(jī)制不統(tǒng)一

高校隸屬問題對(duì)高校的管理以及運(yùn)行會(huì)帶來實(shí)質(zhì)性的影響，不同的高校所屬的行政部門各不相同，導(dǎo)致對(duì)高校的管理體制產(chǎn)生分散的領(lǐng)導(dǎo)狀態(tài)，這種現(xiàn)象很容易造成許多高校在對(duì)檔案管理時(shí)獨(dú)自為戰(zhàn)，被分割成若干塊之后，各高校也有各自的檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)在檔案管理的過程中進(jìn)行自我完善，通過自我發(fā)展來進(jìn)行高校檔案管理。[1]很顯然，這種無法在資源上進(jìn)行共享的行為很大程度上導(dǎo)致了高校檔案管理改革舉步維艱，無法得到有效的突破性發(fā)展，許多高校也意識(shí)到資源不共享所帶來的弊端，但僅僅是從意識(shí)上有所認(rèn)同，卻很少展開實(shí)質(zhì)的行動(dòng)，其中主要的原因可能是當(dāng)前我國還沒有一個(gè)專業(yè)的機(jī)構(gòu)來規(guī)劃或協(xié)調(diào)高校檔案現(xiàn)代化資源共享的工作，使得這種協(xié)調(diào)機(jī)制只停留在表面。許多高校的檔案館依然還是采取過去的管理模式，封閉式管理還是主流，對(duì)現(xiàn)代化的管理手段不重視，使得檔案管理的軟件和硬件不能夠得到及時(shí)地更換，還有數(shù)據(jù)庫建設(shè)，都處在相對(duì)來說比較低的水平，使得高校在檔案管理中造成大量人力和財(cái)力的損失，卻依然沒有收到很好的管理效果，同樣也會(huì)影響高校檔案管理現(xiàn)代化的改革的步伐，使得高校檔案管理的自動(dòng)化進(jìn)程放緩。

2標(biāo)準(zhǔn)化水平不高

高校檔案管理各自為政有很深的歷史因素，同時(shí)也在各自的發(fā)展道路上前進(jìn)，這就形成了檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)隨著各高校的實(shí)力而有所不同，各高校根據(jù)自身的實(shí)力以及各自的技術(shù)條件，從而選擇不同硬件設(shè)備進(jìn)行建設(shè)，在設(shè)備的機(jī)型上各不相同，所使用的技術(shù)水平也會(huì)各不相同。[2]另外，各高校在采用的檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)的軟件也沒有參照國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)或使用，這些系統(tǒng)功能非常的單一，在標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面水平非常的低，在數(shù)據(jù)的收集方面也不完整，導(dǎo)致許多高校的檔案館沒有相關(guān)主題的標(biāo)引，談不上共享，發(fā)生這樣的原因主要還是我國在檔案管理中沒有一個(gè)明確的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)沒有統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃，各高校在檔案管理時(shí)，發(fā)展過程中的盲目性很大，這種狀態(tài)嚴(yán)重影響高校的檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，對(duì)資源共享產(chǎn)生極大的不利影響。

3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

各高校在檔案管理過程中，通過不斷的發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫。各高校在對(duì)檔案管理的過程中是各自為戰(zhàn)的方式，使得各高校在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，會(huì)有許多急功近利的想法，浮躁心理非常嚴(yán)重，這些數(shù)據(jù)庫滯后的表現(xiàn)主要在以下這些方面，首先是沒有一個(gè)整體性，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，更多的是自給自足，同時(shí)數(shù)據(jù)庫也僅僅局限于本校，規(guī)模相對(duì)來說較小。其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類型不多，許多高校還出現(xiàn)在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源的浪費(fèi)。第三，在數(shù)據(jù)控制上沒有規(guī)范，導(dǎo)致無法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于本校使用的話，就會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)的利用率大大下降，影響數(shù)據(jù)庫的價(jià)值利用。還有一個(gè)現(xiàn)象是，許多高校在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時(shí)，僅僅是進(jìn)行條目數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，對(duì)用戶的具體要求就無法得到滿足，有些高校雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅是提供了對(duì)主頁的訪問，并不能進(jìn)行資源共享。

4經(jīng)費(fèi)低

在高校檔案管理當(dāng)中，硬件設(shè)施正在不斷地得到提高，但是在軟件的建設(shè)上還沒有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進(jìn)行資金的投入，然而，經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多高校在對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中投入的資金相對(duì)有限，同時(shí)也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達(dá)到高起點(diǎn)的檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)設(shè)備的更新不及時(shí)，發(fā)生這類現(xiàn)象的主要原因還是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)投入低，阻礙了高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

5人員素質(zhì)低下

高校檔案管理的工作，說到底還是人在進(jìn)行管理，因此，人的主觀因素很大程度上也會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，在檔案管理中，包括技術(shù)以及硬件都必須通過人的行為才能最大化地發(fā)揮出來。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展化的今天，檔案管理現(xiàn)代化對(duì)檔案管理員的要求也越來越高了，對(duì)檔案管理員來說，不僅需要在傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域熟練掌握，同時(shí)還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，自動(dòng)化有所掌握，這些都是現(xiàn)代化檔案管理的導(dǎo)航員。[3]目前，在高校檔案管理隊(duì)伍中，人員的素質(zhì)高低不等，許多檔案管理人員還沒有意識(shí)到現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理在檔案管理中的意義，沒有加強(qiáng)這方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，就很難適應(yīng)當(dāng)前高速發(fā)展的檔案現(xiàn)代化的管理，在高校的檔案管理中，既懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)，還能懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的工作人員少之又少，無法適應(yīng)當(dāng)前高校檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

二、高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)想

高校檔案管理現(xiàn)代化的條件，無論是從當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還是高校的實(shí)力，都已經(jīng)具備，隨著211工程的促進(jìn)，許多高校都在大力建設(shè)校園網(wǎng)，許多高校也認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，投入的經(jīng)費(fèi)也逐年增多，對(duì)檔案館的硬件和軟件都進(jìn)行了相應(yīng)的升級(jí)。

1客戶端服務(wù)器結(jié)構(gòu)模式

客戶加服務(wù)器結(jié)構(gòu)的模式簡(jiǎn)稱C/S模式，將分散的終端通過網(wǎng)絡(luò)連起來，并通過功能進(jìn)行劃分，分為客戶機(jī)器和服務(wù)器。這種模式在對(duì)系統(tǒng)處理的方式上面與文件共享模式相比時(shí)，它突出的地方在于把一種應(yīng)用能夠分為若干的部分。例如，在用戶的使用界面上，數(shù)據(jù)庫方面進(jìn)行分化，并將這些信息交給工作站和許多服務(wù)器去執(zhí)行命令，并且在整體方面共同應(yīng)用，達(dá)到資源共享的目的。這種模式的特點(diǎn)還表現(xiàn)在，用戶在前臺(tái)時(shí)看到的僅僅是用戶的普遍界面，而當(dāng)前臺(tái)需要獲取一些數(shù)據(jù)的時(shí)候，工作站向后臺(tái)提出相關(guān)的請(qǐng)求，然后傳給服務(wù)器的命令，使服務(wù)器作出回應(yīng)，并將所請(qǐng)求的結(jié)果再傳給前臺(tái)，使工作站作為服務(wù)器的用戶而存在。C/S模式更多的是軟件在進(jìn)行運(yùn)行以及在不斷組織的一種方式，這種模式對(duì)硬件的依賴較小，同時(shí)也沒有更多嚴(yán)格的硬性要求，更多的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)依賴而存在的，能夠?qū)Ξ?dāng)前的網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行最大化的利用并開發(fā)。在目前的Windows NT、Netwate都可搭建C/S系統(tǒng)，在選用服務(wù)器時(shí)，只需要選購市面上正常的微機(jī)就可正常使用。

2建立服務(wù)體系

在對(duì)信息進(jìn)行集中管理時(shí)，高校的檔案管理在當(dāng)前和未來的發(fā)展形式中還是以計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行信息處理為主，在服務(wù)的方式上也是以計(jì)算機(jī)的檢索為主，通過計(jì)算機(jī)檢索來提供相關(guān)的檔案信息，所以，在對(duì)需要者提供的信息服務(wù)時(shí)，是一種網(wǎng)狀的結(jié)構(gòu)，使用者可以根據(jù)個(gè)人的需要和個(gè)人的意志去進(jìn)行相關(guān)鏈的搜索并可以延伸信息的搜索要求去進(jìn)行瀏覽的一種行為。[4]傳統(tǒng)的搜索僅僅是在固定的途徑去進(jìn)行查詢或檢索，所獲得的信息既不全面，也很單一，無法滿足用戶深層次的需求，在這當(dāng)中，手工操作由過去的主要功能轉(zhuǎn)變成輔助功能。當(dāng)前利用Web進(jìn)行獲取信息并瀏覽是最為普遍地訪問的一種方式，這種方式是目前最為先進(jìn)，也是人們更易接受的一種方式，鑒于此，高校在建設(shè)檔案館時(shí)，就要搭建高校自己的Web服務(wù)器系統(tǒng)，通過Web向校內(nèi)和校外的用戶提供相應(yīng)的信息服務(wù)。當(dāng)下計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，導(dǎo)致PC端在搭建Web站點(diǎn)時(shí)會(huì)更加的簡(jiǎn)單，操作時(shí)只要選擇Web服務(wù)器的軟件就可以完成了。更為方便的是，在有些系統(tǒng)中，如Windows NT系統(tǒng)就已經(jīng)直接將Web內(nèi)置于系統(tǒng)之中，使用戶在使用過程中更為方便，因此，高校檔案現(xiàn)代化管理中，做出突出貢獻(xiàn)的其實(shí)是Web服務(wù)器，而不是計(jì)算機(jī)硬件。

3數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

在Intemet/Web的技術(shù)之上去搭建數(shù)據(jù)庫管理的系統(tǒng)，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)要同時(shí)兼顧分布處理但是也要對(duì)C/S體系結(jié)構(gòu)支持，同時(shí)還能夠?qū)?shù)據(jù)的安全性以及數(shù)據(jù)的可靠性有所保障，有聯(lián)機(jī)事務(wù)的能力，也就是說有安全控制能力，也能夠?qū)Χ嗥脚_(tái)多系統(tǒng)予以適應(yīng)，同時(shí)還應(yīng)有數(shù)據(jù)交換以及連接與處理的能力。當(dāng)前許多高校中使用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)大多是用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro來編寫的，這些其實(shí)算不上先進(jìn)的現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，它頂多只是普通操作系統(tǒng)的一種延伸而已，對(duì)于數(shù)據(jù)庫管理軟件來說，在單機(jī)時(shí)完全可以勝任相關(guān)的工作，但是，如果要進(jìn)行信息的全覆蓋并集成MIS系統(tǒng)時(shí)，就會(huì)在安全性，功能性以及完整性方面產(chǎn)生不足的現(xiàn)象，就無法滿足用戶的需求。在高校的檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)用當(dāng)中，選擇的系統(tǒng)要符合以下的要求。首先要適合多系統(tǒng)操作，其次是多硬件支持，并且支持更多用戶使用，更多任務(wù)的運(yùn)行，同時(shí)還應(yīng)有C/S服務(wù)結(jié)構(gòu)的管理系統(tǒng)，如Sybase、Informix、IBM的DB2，以上這些軟件都有以上所說的功能，同時(shí)還有提供ODBC，Web，能夠使用戶很輕松地就建立了站點(diǎn)的數(shù)據(jù)相關(guān)的服務(wù)。

結(jié)束語：

高校的檔案管理現(xiàn)代化所存在的問題主要集中在有一個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)使高校的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行統(tǒng)一，其次在建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)上也很低，造成數(shù)據(jù)庫在建設(shè)過程中嚴(yán)重滯后，第三，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不到位，使得經(jīng)費(fèi)緊張，無法對(duì)檔案館的硬件和軟件進(jìn)行升級(jí)和更新，最后就是檔案館的工作人員的技能無法適應(yīng)當(dāng)前檔案館網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的需求。對(duì)高校檔案館的構(gòu)想，首先要搭建C/S模式進(jìn)行運(yùn)行，其次要建立Web的服務(wù)體系，以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的需求，同時(shí)也是時(shí)代發(fā)展的必須結(jié)果。

參考文獻(xiàn)：

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