魏紅 廊坊衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院 公共衛(wèi)生系

高校檔案管理工作不僅能夠真實記錄并反映學(xué)校的發(fā)展歷史，而且也能夠反映出一個學(xué)校的綜合實力。檔案信息資源開發(fā)主要是對學(xué)校辦學(xué)水平進行全面評價，體現(xiàn)出學(xué)校管理工作質(zhì)量。在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等相關(guān)活動中發(fā)揮著非常重要作用。檔案信息資源的創(chuàng)新與開發(fā)很受人們關(guān)注，目前很多高校都開設(shè)專門檔案管理室，對全校文書、教育教學(xué)資源、會計、學(xué)籍、基建、設(shè)備等相關(guān)資料歸納整理，形成完善檔案管理制度以及收發(fā)文借閱登記制度。但是檔案資料內(nèi)容復(fù)雜、信息繁瑣，不利于統(tǒng)一管理，利用檔案信息化平臺建設(shè)，能夠通過對檔案資料文獻進行快速篩選，形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管校辦公室主任負責(zé)的完善管理模式，確保學(xué)校各種檔案資料更加齊全。

一、高校檔案信息化平臺建設(shè)的主要現(xiàn)狀

當(dāng)前高等院校的檔案信息非常豐富，在檔案管理工作開展的過程中所涉及到的資料包括學(xué)校和社會有保存價值的文字、圖表、音像等[1]。

在檔案管理的過程中，必須根據(jù)不同的材料內(nèi)容進行分類歸檔。其中文書檔案是學(xué)校行政管理的重要材料，涉及范圍廣泛，材料內(nèi)容眾多。教學(xué)檔案能夠真實全面反映學(xué)校教育教學(xué)活動的主要特點和規(guī)律，具有非常重要的利用價值?？萍紮n案則主要包括學(xué)校基建、圖紙、說明以及教學(xué)設(shè)備和科研成果等，對高校的未來發(fā)展具有非常重要的影響。實物檔案包括各類獎杯、獎狀、榮譽錦旗等。聲像檔案包括錄音、視頻、照片等材料。通過這些材料能夠真實反映出學(xué)校教學(xué)活動的開展情況。

隨著檔案室軟件硬件投入力度不斷加大，檔案管理工作也獲得了非常好的效果。通過檔案資料管理能夠為學(xué)校教學(xué)評估、教學(xué)改革提供非常重要的參考依據(jù)，推動學(xué)校的建設(shè)水平全面提升。

二、當(dāng)前高校檔案信息化平臺建設(shè)的主要不足

（一）高校檔案信息化平臺建設(shè)觀念陳舊

從實際情況來看在高校檔案信息化平臺建設(shè)的過程中，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，檔案管理意識淡薄，甚至認為檔案管理可有可無，這樣就導(dǎo)致學(xué)校推進檔案信息化平臺建設(shè)效率不高。

很多高校依然以手工檢索為主，教育信息資源開發(fā)和建設(shè)嚴重滯后，導(dǎo)致高校檔案信息化平臺建設(shè)受到嚴重阻礙。在檔案管理的過程中忽略了檔案信息資源的深入開發(fā)和利用。

（二）學(xué)校檔案管理手段和方式落后

在學(xué)校檔案信息化平臺建設(shè)時，由于管理手段和管理方式?jīng)]有做到與時俱進，無法適應(yīng)新載體和新技術(shù)發(fā)展需求。盡管許多高校的辦學(xué)條件得到保障，但檔案管理部門缺乏資金投入，無法適應(yīng)高速增長檔案工作需求，這樣就導(dǎo)致檔案信息化管理開展效果不理想。目前許多高校在檔案管理方面依然存在著“重藏輕用”的問題，只注重對檔案資料的保存，沒有能夠深入挖掘檔案資料隱藏信息。還有一部分檔案管理人員認為只要檔案資料不丟失、不損壞即可，無需對檔案資料進行開發(fā)與利用[2]。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

檔案信息化平臺建設(shè)需要硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件基礎(chǔ)設(shè)施，其中硬件設(shè)施，包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描設(shè)備和大型服務(wù)器。由于這些設(shè)備投入成本非常高，許多單位缺乏足夠的預(yù)算，這樣就導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

還有單位在引入了大量的基礎(chǔ)設(shè)備之后，沒有能夠引入配套軟件服務(wù)，這樣也會導(dǎo)致檔案信息化管理效率不高，嚴重影響了檔案信息化平臺建設(shè)的水平。

三、高校行業(yè)檔案管理工作的主要策略

（一）積極加強數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)加的快速普及與推廣，對各行各業(yè)產(chǎn)生了深刻的變化。高校檔案管理數(shù)字化平臺建設(shè)，不僅可以節(jié)約大量的人力物力，也能夠?qū)Ω咝n案資料進行在線處理，提高檔案管理的整體質(zhì)量與水平，還能夠探索出更加先進的管理系統(tǒng)，幫助高校檔案信息資源管理更加的豐富[3]。要想完善檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與水平，最主要的就是從領(lǐng)導(dǎo)人開始，摒棄傳統(tǒng)、落后的思想觀念，重視檔案管理重要價值，對檔案信息化管理的重要作用進行深入分析，這樣才可以確保檔案信息化平臺建設(shè)順利開展。

在信息檔案建設(shè)的過程中，由于需要長時間的架構(gòu)才能夠順利實現(xiàn)，所以要加強對人員的培養(yǎng)，通過對檔案管理人員進行信息化培訓(xùn)，讓他們把握化信息資料的基礎(chǔ)知識，確保檔案管理的操作水平全面提高。加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓管理人員的綜合素質(zhì)得到全面提高，正確運用信息管理技術(shù)對計算機軟件進行管理，確保檔案信息化平臺建設(shè)利用效率全面增強。

積極聘請優(yōu)秀的信息化管理人才和專業(yè)的基礎(chǔ)人員，對檔案信息化系統(tǒng)進行及時的維護，在發(fā)現(xiàn)問題時也能夠及時處理，確保信息安全。

（二）提高服務(wù)意識，豐富檔案管理的內(nèi)容

在新時期高校檔案工作開展的過程中，必須要增強檔案管理人員的服務(wù)意識，充分通過自身的工作，保證為社會公眾提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。加強檔案內(nèi)容建設(shè)，確保高校檔案具有高效性、完整性、真實性，全面記錄并反映高校行業(yè)的發(fā)展歷史進程，提高高校檔案的整體利用效率。

在新時期，最主要的就是積極加強對高校檔案管理工作深入推廣與普及，確保高校檔案管理更加的高效穩(wěn)定，滿足高校檔案的實際需求。加強對高校檔案人才的培育，讓他們能夠掌握計算機系統(tǒng)的相關(guān)知識，保證檔案資料錄入更加準確高效[4]。

在檔案信息化平臺建設(shè)的過程中，必須要對檔案信息化管理建設(shè)做好統(tǒng)一，由于信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的工程，必須由單位領(lǐng)導(dǎo)制定明確的目標，通過對人員配置，資金投入等變量因素進行充分的統(tǒng)籌規(guī)劃，這樣才能夠確保檔案信息化管理建設(shè)，嚴格按照既定的流程完善檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計與優(yōu)化。

在檔案信息化平臺建設(shè)的過程中，必須積極利用數(shù)字化管理規(guī)章制度由國家檔案局進行統(tǒng)一管理。結(jié)合檔案實際工作單位的特點，建設(shè)相應(yīng)電子檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實。

在檔案信息建設(shè)的過程中，最主要的就是堅持系統(tǒng)性、安全性、規(guī)范性、效益性的原則，保證檔案信息化平臺建設(shè)工作順利開展，通過信息化的管理保證信息系統(tǒng)得到全面優(yōu)化，促進檔案管理的水平得到有效提高。

根據(jù)工作需要，應(yīng)用學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，積極為學(xué)生工作提供服務(wù)，為正確選人用人提供重要依據(jù)。通過學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門在學(xué)生管理、決策等方面提供學(xué)生結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計分析、學(xué)生基本情況查詢等全方位、及時、可靠信息。同時為滿足利用者的需求，保護實體檔案，提高檔案利用工作的效率，原件管理系統(tǒng)的建設(shè)就顯得尤為重要。集中對學(xué)生檔案材料按照類別，逐頁掃描，制成JPEG格式的圖片文件后上傳至學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

（三）加強對檔案信息化平臺建設(shè)的投入力度

從現(xiàn)階段來看，在檔案信息化平臺建設(shè)的過程中，必須要從資金、技術(shù)、設(shè)備、管理等方面加大投入，這樣才能夠確保檔案信息化平臺建設(shè)管理水平全面增強，通過制定合理的檔案規(guī)劃及目的，能夠確保各個資源項目得到優(yōu)化，保障信息化系統(tǒng)的順利開發(fā)，也能夠改善檔案硬件設(shè)備和軟件設(shè)施。

根據(jù)具體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來購置相應(yīng)的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)水平得到提高，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，還要確保硬件投入和采購滿足網(wǎng)絡(luò)通信安全等要求[5]。利用信息化技術(shù)能夠?qū)n案信息化信息上傳到互聯(lián)網(wǎng)上，既能夠方便更多的學(xué)生在線瀏覽，而且也可以提高檔案的傳播價值，還能夠有效減少檔案出現(xiàn)損耗的風(fēng)險。

結(jié)束語：總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應(yīng)新時期的發(fā)展，完善檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)日常管理信息動態(tài)化和科學(xué)化。