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      高校橫向科研項目管理存在的問題和對策探討

      2021-01-28 07:59:32蘇杭浙江理工大學
      消費導刊 2020年13期
      關鍵詞:委托方結題科研項目

      蘇杭 浙江理工大學

      引言:橫向科研項目是指企事業(yè)單位、社會團體或個人委托高校進行的各類技術開發(fā)、技術服務、技術轉讓以及專利實施許可等項目。在日益重視科技創(chuàng)新和成果轉化的今天,橫向科研項目對高??蒲心芰涂蒲兴降奶嵘l(fā)重要,逐漸成為高校橫向科研項目管理的重要對象。橫向項目的管理是橫向科研項目有序開展的重要手段和途徑,它涵蓋合同審查、合同實施過程管理和監(jiān)督以及材料歸檔等全流程,讓橫向項目得以高效、持續(xù)地運轉。然而,不少高校在橫向科研項目管理上仍有缺陷,若無法及時彌補不足,可能會阻礙高??蒲泄ぷ鞯耐七M,甚至導致和地方、企業(yè)的產學研合作不能有效開展。因此,發(fā)現并分析高校橫向科研項目管理存在的問題,并提出相應的解決對策的意義十分重大。

      一、高校橫向科研項目管理存在的問題

      就高校橫向科研項目管理的整個環(huán)節(jié)來看,主要問題有以下幾種:

      (一)缺乏橫向科研合同審查機制

      一般而言,橫向科研合同審查分為法律審查和風險評估兩個方面,法律審查主要是對合同文本內容的合法性、完整性等進行審查,風險評估則是從科研人員、高校的利益出發(fā),對風險事件造成影響和損失的可能性進行量化評估,從而有效控制法律風險。在合同審查環(huán)節(jié)往往存在以下問題:

      1.法律審查流程不規(guī)范

      橫向科研合同中,委托方資信情況、合同性質、技術內容、報酬支付、知識產權歸屬以及違約責任都是審查要點,要進行審慎審查。在一些高校中,合同審查并未流程化,科研管理人員對合同審查認識不全面、不到位,在審查過程中存在一定疏漏,埋下了一些隱患。就合同性質審查而言,不同的技術合同,當事人的權利義務不同,為避免產生糾紛,應明確合同的類型?,F實情況中,有的科研人員為了多簽項目,不管自身資質、營業(yè)范圍,簽訂購銷合同甚至建設工程合同,還有的科研人員為了辦理免稅,將技術服務合同硬往技術開發(fā)合同上靠,導致提供了不正確的合同類型。科研管理人員如果不謹慎審查合同性質和類型,說服科研人員簽訂正確的合同,則易造成潛在的法律風險,最終造成利益損失。另外,對于知識產權條款,一些科研人員由于法律知識欠缺,并沒有引起重視,經常出現將知識產權拱手讓人卻不自知的情形??蒲泄芾砣藛T若不明確提醒、積極引導,容易使得國有資產在不經意間白白流失,不利于知識產權的長期布局和長效發(fā)展。

      2.缺乏合同審查的風險把控機制

      高校橫向科研合同的主體有其特殊性,與普通企業(yè)不同,高校作為國有事業(yè)單位,在合同簽訂與履行過程中涉及國有資產問題、高校的主體責任問題,因此,對于合同風險的審查應當比其他主體更為嚴格,嚴守利益紅線。但在現實中,有不少委托方為了保證合同順利實施,會規(guī)定十分嚴苛的違約責任,比如只規(guī)定高校違約責任或者過高的違約金??蒲泄芾砣藛T有時在審查過程中會存在僥幸心理,認為科研人員和委托方關系好便聽之任之,但實際上,違約情況一旦發(fā)生,只有白紙黑字的合同才是最有效力的證明。一旦發(fā)生合同糾紛,這些風險就如同定時炸彈,會給高校帶來經濟甚至名譽上的損害。

      (二)橫向科研項目缺乏過程管理

      在橫向項目管理過程中,除了合同審查流程,對合同履行、結題進行管理和監(jiān)督也是非常重要。然而,很多高校的科研管理停留在粗放式管理階段,往往只重視項目的前期立項和實際經費的到賬,不少合同一經簽訂,就萬事大吉,束之高閣,而忽略了項目的中期檢查,對項目后續(xù)完成狀況更是沒有進行持續(xù)地后期追蹤,使合同施行處于無人管理狀態(tài)。另外,很多高校的科研人員不重視項目的結題驗收,當交給委托方的產品或報告后就當做結題驗收了,出現了 “表面結題,經費不結賬”的現象[1]。有不少高校甚至還有很多13、14年立項的項目處于在研狀態(tài),但實際上這個合同可能早就完成了。

      一方面,缺乏對項目進度、完成情況的管理,不利于有效地對項目進行監(jiān)督,督促項目負責人按照合同進度完成研發(fā)任務,防止違約責任的發(fā)生,從而最大程度降低學校受損失的風險;另一方面,結題證明作為證明合同目標已達成的重要依據,對減少合同糾紛有著重要作用,沒有對項目結題進行及時督促,容易使項目處于“懸而未決”狀態(tài),既不利于合同的全流程管理,也使高校在發(fā)生合同糾紛時失去了一個有利武器。

      (三)重大、爭議項目缺乏專項審核和跟蹤監(jiān)督程序

      除了一般項目按正常程序管理之外,還有一些重大、爭議項目需要特殊對待。重大項目,一般是金額較大的、對于高校聲譽和科學研究有著重要意義的項目[2]或者較高經濟效益的項目、較大社會影響的項目[3],而爭議項目,則具體表現為合同風險不可控,并且可能影響高校利益的項目。這類項目是高校橫向科研經費的主要來源,更是提升高??蒲心芰Α⒊晒D化水平的重要推動力。如果將此類項目按照一般項目對待,可能會造成幾個問題:一方面,項目金額越高、爭議越多,則風險越大,如果不對合同潛在風險進行更嚴格的把控和全流程的監(jiān)督,可能會造成比一般項目更為嚴重的后果;另一方面,重大項目有很大的挖掘空間,如果進行高效的管理、有力的支持,做好企業(yè)和科研人員的橋梁,可以讓合作進一步裂變,發(fā)揮更大的效益,相反的,如果僅將目光局限于眼前,按一般項目進行管理,則無法激發(fā)合作潛力,白白損失了擴大合作的機會。

      (四)檔案規(guī)范管理意識不強

      檔案規(guī)范管理是高校有序開展橫向項目管理的保障。科學、規(guī)范的檔案管理可以使橫向項目得以存檔,以便及時審閱、利用,更體現了高??蒲泄ぷ鞯囊?guī)范性和合規(guī)性。但在現實中,不少高??蒲泄芾砣藛T沒有認識到檔案管理的必要性,或者缺少有效的規(guī)范、整理手段 ,使得檔案不全面、有缺漏、處于無序狀態(tài)。這樣不僅導致管理質量不高,也無法從真正意義上對高校的知識產權進行充分保護。另外,不少科研管理人員有一些錯誤認識,認為只要成果轉化成功了便萬事大吉,而忽視了對前期研發(fā)材料、初步成果的收集和歸檔,使得科研檔案普遍存在著兩頭重、中間輕的現象 (即項目立項、鑒定材料比較完整,而真正的科研原始記錄材料缺乏)[4],致使高校無法利用現有的材料、成果進行科學的專利布局或者有效整合。

      三、高校橫向科研項目管理的對策

      高校應當堅持“事前防范、加強管理、及時規(guī)避”的原則[5],讓橫向科研項目管理更加高效、科學,在橫向科研合同審查、實施、結題、歸檔的全環(huán)節(jié)中,不斷提高管理能力和水平,排除、降低潛在風險因素,維護高校和科研人員的合法權益。具體包括以下幾個對策:

      (一)健全科學的合同審查機制

      科學的合同審查機制是合同順利履行的前提保障。它包括法律審查機制和風險評估與評級機制,對合同進行全方位、多角度審核,降低甚至規(guī)避潛在合同風險。

      1.規(guī)范橫向科研合同的法律審查流程。科研管理人員在審查合同時,首先應先進行前期審查,通過天眼查、咨詢科研人員等方式了解委托方是否主體適格、信譽是否良好,從而判定委托方的資質和履約能力,避免出現委托方無法償付經費或者無力賠付的情形;其次,對合同主要條款進行審核,包括對合同的性質和類型、技術內容、時間安排、成果歸屬、違約賠償、爭端處理等方面進行審核,必要時應當與科研人員面談,了解雙方真實意思表示;再次,進行風險審查,主要審核權利和義務是否對等、公平,風險和違約責任是否合理,做到將合同風險降到最低。

      2.建立風險評估與評級制度。筆者將橫向科研合同審核過程中碰到的常見的風險劃分為I、 II、 III這三個等級。

      處于I等級的常見情形有:(1)技術合同主體不當。有不少合同以科研人員甚至學院為合同主體,合同因主體不適格并不會發(fā)生效力;(2)合同文字不嚴謹。由于橫向科研合同多為科研人員自行擬定,容易出現合同表述不規(guī)范、個別條款引發(fā)歧義的問題,讓合同履行存在瑕疵;(3)合同條款不完整。主要是指合同條款不全面,缺少技術內容、知識產權歸屬、保密條款等重要條款。在此情況下,一方面,科研管理人員應及時提醒科研人員,進一步進行了解與說明,直到改正;另一方面,應向科研人員提供高校的橫向科研合同模版,以確保合同不出現條款疏漏。I等級風險小,經審查可以避免,因此由負責合同審查的科研管理人員處理即可。

      處于II等級的常見情形有:(1)委托方資信情況不良好。對委托方進行資信調查,發(fā)現委托方可能無履約能力或存在較大風險;(2)對高校違約責任的規(guī)定過于嚴苛。高校作為國有事業(yè)單位,在簽訂合同過程中應秉持著“風險可控”原則。對于第(2)點,科研管理人員可建議科研人員在合同中設置違約責任的封頂條款,如賠償金額不超過合同已支付金額的20%。II等級風險較高,存在風險不可控因素,可能會導致高校利益受損,因此可逐級上報,必要時可由科學技術研究院會同科研人員、所在學院、委托方以及法律咨詢機構進行洽談。

      處于III等級的常見情形有:(1)違反法律法規(guī)簽訂無效合同。我國合同法第五十二條規(guī)定,違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定而簽訂的合同屬于無效合同,而無效合同不受法律保護。III等級屬于高風險,科研管理人員可直接拒絕蓋章。

      (二)完善長效的過程管理程序

      橫向科研項目過程管理包括合同履行、結題的管理和監(jiān)督,對合同是否順利進行起著重要作用。在合同履行期中,雙方意思表示可能隨著實施過程發(fā)生變化,意味著要及時以書面形式對合同作出變更或補充,有效的過程管理是委托方、高校以及科研人員三者之間不可或缺的保障。另外,橫向科研項目結題管理也是重要一環(huán),雙方蓋章的結題證明代表著合同順利完成,是發(fā)生糾紛時的有力武器。因此,科研管理人員必須及時督促項目如期結題,讓項目真正走到“終點”。要做到完整的過程管理,要堅持以下幾點:

      1.及時跟進項目進展。科研管理人員要對項目履行進行全程跟蹤,與科研人員進行探討與交流,若出現問題應及時妥善解決,必要時還應當同委托方進行聯絡,以確保合同的順利履行。

      2.督促科研人員簽訂補充協議。在實踐中,經常有科研人員不了解補充協議的重要性,對于雙方達成一致的合同變更,常采取口頭形式加以確定,或者以自己的名義和委托方簽訂變更協議,實際上并沒有影響到原合同的效力。在項目實施過程中,如有合同變更、合同終止、延期結題等特殊情況,應督促科研人員說明情況,并要求其簽訂以高校為合同主體的補充協議或終止協議,雙方簽字蓋章后,留存科學技術研究院備案。

      3.定期開展橫向科研項目結題清理工作。應在每個月或季度梳理一次超期未結題項目,監(jiān)督科研人員及時結題。在結題時應提交結題報告,經對方合作單位、項目負責人、科學技術研究院三方評審通過后方可結題。

      (三)建立重大、爭議項目審查監(jiān)督機制

      重大、爭議項目對于高校科研水平提升和名譽有著重要意義,應嚴格區(qū)分于普通項目,納入專項管理。

      1.建立逐級上報和協商機制。對于重大的、風險評級較高(II級)(上文所述)的橫向科研項目,通過職能部門和法律咨詢機構的共同參與、嚴格把關,再報高校領導進行審批。必要時,職能部門應會同科研人員、所在學院、委托方以及法律咨詢機構進行會談,以降低合同風險,達到合同“雙贏”。

      2.建立重大、爭議項目清單。履行監(jiān)督是高??蒲泄芾聿块T的義務和權利,設置重大、爭議項目清單,對項目簽訂和履行情況進行及時跟進。若出現法律糾紛,科研管理部門、所在學院和法律咨詢機構應及時跟進,積極協調,將大事化小、小事化了。就重大合同而言,高校應當科學、合理圈定該項目的高風險區(qū),專人重點管理和監(jiān)督項目實施情況,有效避免項目風險。比如高校與企業(yè)簽訂的共建研發(fā)中心、研究院等協議,金額較大,又涉及掛牌問題,所以對此類合同的簽訂、履行都必須嚴格納入管理。

      (四)建立完備的檔案管理機制

      完善、全面的檔案管理機制是對橫向科研項目運行過程的書面記錄,也讓科研成果得以妥善保存,是橫向項目管理的必要手段??蒲泄芾砣藛T要不斷提升檔案管理意識,第一時間保存原始數據、材料,更要培養(yǎng)全鏈條思維,讓橫向科研項目全過程的成果得以保存。

      第一,要制定明確的檔案管理規(guī)章制度,確保全面、科學、及時的歸檔管理,對明確涉及商業(yè)秘密、技術秘密的存檔,實行“封存管理”[6],只有在項目負責人書面同意的情況下才可以調檔。

      第二,合同、常規(guī)資料建立紙質和電子檔案,分類保存。在歸檔過程中,為確保檔案的效力,應收取合同、資料原件,掃描件、復印件皆不予備案。

      第三,對于特別重要的材料,比如外協合同、科研項目危險因素備案表、科研人員的項目承諾書應做到妥善保管、備份,防止重要資料的遺失。

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