劉勁松 魚臺縣濱湖街道辦事處

一、檔案管理工作的意義

檔案是人類社會進(jìn)行的各種理論和實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是原始的原生信息。檔案工作深深植根于人類的日常生活。隨著社會文明水平的提高，它逐漸體現(xiàn)在社會生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著非常重要的作用。因此，為了加快檔案管理信息化，標(biāo)準(zhǔn)化，合法化和科學(xué)化的發(fā)展，并不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理的當(dāng)務(wù)之急務(wù)必加大工作力度。當(dāng)前，檔案工作已成為企業(yè)不可或缺的一部分。從一個(gè)角度看，它不僅可以提升工作質(zhì)量和效率，而且可以幫助確保原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性。從另一個(gè)角度看，檔案管理的逐步標(biāo)準(zhǔn)化是測試企業(yè)管理能力的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的好壞直接反映了公司領(lǐng)導(dǎo)者是否可以調(diào)整總體經(jīng)營狀況，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營政策。所以，加強(qiáng)管理的概念就是加強(qiáng)對新興檔案管理方法的研究，真實(shí)地反映企業(yè)的整體經(jīng)營和發(fā)展，增強(qiáng)市場競爭力，不斷促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們對辦公室檔案管理的認(rèn)識逐漸減弱，而忽略了它在社會發(fā)展中的實(shí)際作用及其長期的戰(zhàn)略意義。隨著人們逐漸進(jìn)入信息社會，檔案對于人們對客觀世界和主觀世界，經(jīng)濟(jì)發(fā)展，文明的傳承以及技術(shù)創(chuàng)新的理解具有不可替代的作用。因此，檔案工作迅速融入信息社會，加快檔案建設(shè)仍然是檔案部門和檔案工作者的重要任務(wù)。檔案的信息化，標(biāo)準(zhǔn)化，合法化和科學(xué)化是檔案工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，是逐步把檔案工作與未來檔案工作結(jié)合起來的重要措施。

二、檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

從宏觀的角度來看，許多部門的工作重點(diǎn)完全傾向于更有可能產(chǎn)生業(yè)績的業(yè)務(wù)任務(wù)，或者與部門評估相關(guān)的管理任務(wù)。 從微觀上講，一方面，大多數(shù)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)者普遍認(rèn)為，文件管理只是簡單地收集，整理，歸卷，存檔和移交分步工作，而對其不注重。 另一方面，單位檔案管理人員基本上是兼職，他們經(jīng)常擔(dān)任多個(gè)職位，缺乏技能，并且很難進(jìn)行檔案管理。 所以，檔案管理長期以來一直處于邊緣化狀態(tài)，工作質(zhì)量難以提高。

（二）管理人員從業(yè)素質(zhì)不高

在許多單位中，由于不注重檔案管理，因此多數(shù)是由老弱的職員執(zhí)行的，而一些小型單位只能兼任，同時(shí)，檔案管理人員的流動性也很高，造成檔案管理人員的素質(zhì)低下，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，對檔案工作重要性的認(rèn)識不足。管理職員沒有深刻理解檔案管理工作的內(nèi)涵和意義，他們對自己的要求低，缺少檔案的機(jī)密性，并且在管理檔案方面隨意性比較大。其次，檔案管理專業(yè)能力不強(qiáng)。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的概念和技術(shù)發(fā)生了巨大的變化，信息化程度越來越高，兼職管理員很難及時(shí)跟進(jìn)并學(xué)習(xí)專業(yè)技能。最后，主動服務(wù)意識不高。大多數(shù)檔案管理員通常認(rèn)為只要及時(shí)把檔案整理和歸檔以保證檔案安全，一切都很好，但是，檔案價(jià)值的使用，檔案價(jià)值的重新實(shí)現(xiàn)以及對檔案重要性的提升缺乏主動性，并且檔案利用率不高。

（三）管理制度落后信息化建設(shè)停滯不前。在當(dāng)前的檔案管理過程中，信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。 傳統(tǒng)的文件管理工作模式對人員的要求較高，工作效率低，準(zhǔn)確性低。 在信息化建設(shè)模式下，可以提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

三、強(qiáng)化檔案管理應(yīng)采取的措施

（一）增強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

認(rèn)知的高度決定了行動的力度，并增強(qiáng)了對檔案管理重要性的理解。筆者認(rèn)為，我們可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，單位必須增強(qiáng)對檔案管理的政治意識，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)班子的工作方向，確保檔案管理的各個(gè)方面順利，有序，高效地進(jìn)行。其次，在充分了解做好檔案管理的實(shí)際意義的基礎(chǔ)上，單位的主要負(fù)責(zé)人還必須將檔案管理納入該單位的重要議程，明確管理領(lǐng)導(dǎo)，并指定專人負(fù)責(zé)做好檔案管理工作具體實(shí)施。最后，開展檔案管理意義教育工作，組織所有干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》。通過了解檔案管理的重要性，糾正認(rèn)知偏見，加強(qiáng)他們自己對檔案的法律意識，并改善檔案管理總體狀況。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)直接決定著檔案管理的效率。單位要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，并定期組織人員進(jìn)行培訓(xùn)，小型單位可以派出檔案管理人員參加檔案管理部門組織的檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)課程。大型單位可以聘請具有扎實(shí)的理論基礎(chǔ)和豐富管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)講師定期進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)課程。有條件的地區(qū)可以為檔案管理員開發(fā)在線商業(yè)知識培訓(xùn)課程和考試系統(tǒng)，以便檔案管理員可以隨時(shí)隨地接受關(guān)于檔案商業(yè)知識的在職繼續(xù)教育。在不斷學(xué)習(xí)的過程中，管理人員的業(yè)務(wù)技能得到有效提高，責(zé)任感逐步加強(qiáng)，只有這樣，檔案管理水平才能發(fā)生質(zhì)的飛躍。

（三）推動檔案管理信息化建設(shè)

信息化是檔案管理的當(dāng)前發(fā)展方向，借助互聯(lián)網(wǎng)作為平臺，可以更好地處理檔案信息，以全面提高管理工作的效率和質(zhì)量。為了改善事業(yè)單位的信息化建設(shè)，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：一是要提高工作管理人員的素質(zhì)，要求工作人員具備基本的計(jì)算機(jī)使用能力，以便更好地適應(yīng)新的工作環(huán)境。 二是應(yīng)該改進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的建設(shè)，并應(yīng)該加強(qiáng)軟件開發(fā)和對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的投資。三是要制定詳細(xì)的發(fā)展計(jì)劃，根據(jù)單位的實(shí)際情況制定科學(xué)的發(fā)展方向，促進(jìn)各方面的工作發(fā)展和建設(shè)。

結(jié)語：當(dāng)前，許多單位正處于發(fā)展和變革的新時(shí)期，檔案管理可以為單位的發(fā)展和改革提供重要的發(fā)展思路和基礎(chǔ)。在檔案管理工作的發(fā)展和改革過程中，有必要加強(qiáng)專業(yè)人員的培訓(xùn)和教育，促進(jìn)信息化的發(fā)展和建設(shè)，營造良好的檔案管理氛圍和環(huán)境。