基于價值鏈理論的JN集團采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

李天賀

摘 要：高質(zhì)量的內(nèi)部控制是推進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)持續(xù)進(jìn)行自我完善和發(fā)展的主要方式，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和正規(guī)化的流程。而企業(yè)進(jìn)行采購內(nèi)部控制的核心目標(biāo)是基于對該流程的優(yōu)化進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)采購價值鏈的整體高質(zhì)量和高效率。就本研究對象JN集團的采購業(yè)務(wù)實施情況來說，主要對采購內(nèi)部控制流程進(jìn)行了優(yōu)化管理，使得整個采購業(yè)務(wù)高效順利執(zhí)行。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;采購業(yè)務(wù);流程優(yōu)化;JN集團

中圖分類號：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2021.06.007

1 JN集團情況介紹

1.1 基本情況

JN集團以提供節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品和服務(wù)為主營業(yè)務(wù)，企業(yè)的整個業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了節(jié)能、環(huán)保、健康、清潔能源以及圍繞節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品形成的各種綜合性服務(wù)，監(jiān)測評價、規(guī)劃咨詢、設(shè)計建造、工程總承包、運營服務(wù)、技術(shù)研發(fā)、裝備制造和產(chǎn)融結(jié)合等相關(guān)領(lǐng)域。從國內(nèi)市場發(fā)展情況看，JN集團在一些領(lǐng)域和技術(shù)環(huán)節(jié)處于國內(nèi)較領(lǐng)先的地位。

1.2 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

JN集團為了確保整個采購價值鏈的效能最大化，采取了非常嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施，通過強化內(nèi)部控制，采購業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和程序化建設(shè)方面的管理水平。通過規(guī)范采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，有效控制采購過程中容易暴露問題的環(huán)節(jié)，使集團因為采購業(yè)務(wù)管理的高效性而實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營成本控制的高質(zhì)量。

2 JN集團采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程出現(xiàn)的問題

2.1 采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境問題

一是企業(yè)管理機制與采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在不和諧問題，主要表現(xiàn)為集團各個子公司的采購業(yè)務(wù)獨立進(jìn)行。一方面，說明采購管理系統(tǒng)建設(shè)不完善，不能在執(zhí)行采購任務(wù)的過程中統(tǒng)一規(guī)劃，存在同原料不同價格、不同質(zhì)量的問題，也不能形成規(guī)模效應(yīng)，影響采購以及企業(yè)的經(jīng)營穩(wěn)定性;另一方面，說明企業(yè)在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的相關(guān)管理制度建設(shè)方面，整體思路難以統(tǒng)一。二是在內(nèi)部控制過程中，企業(yè)文化未能發(fā)揮應(yīng)有的輔助和推動作用。企業(yè)文化建設(shè)要與企業(yè)管理思想和管理制度保持一致，共同促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。但因為企業(yè)規(guī)模較大、經(jīng)營業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜程度高等，使企業(yè)在開展一些具體業(yè)務(wù)時，很難通過加強文化建設(shè)，為相關(guān)管理工作提供思想、機制、輿論等方面的支持。

2.2 采購預(yù)算與計劃流程存在的問題

一是采購預(yù)算制定與部門審批缺乏協(xié)調(diào)反饋機制。各采購單位根據(jù)自己的需求情況制定相應(yīng)采購預(yù)算，并結(jié)合企業(yè)整體的運作方式完成采購，這使得采購單位制定預(yù)算難以站在集團層面考慮問題，導(dǎo)致其預(yù)算不能達(dá)到應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和要求，常常需要反復(fù)修改直到能夠滿足企業(yè)整體需要才最終被通過。由此導(dǎo)致各個采購單位的采購成本和采購質(zhì)量難以達(dá)到令人滿意的程度，并因此造成了整個采購業(yè)務(wù)的較大被動性。二是對采購信息共享程度較低，信息處理水平低。獲得信息的渠道不夠通暢，必然造成對某些采購過程監(jiān)管的不到位，信息的不全面和不準(zhǔn)確，必然造成制定預(yù)算和實際成本的偏差過大，很多必需的采購因為在預(yù)算制定時未能做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，使得采購價格和質(zhì)量等受到一定影響。

2.3 招標(biāo)與采購流程問題

一是招標(biāo)與采購流程中執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。對于不同的招標(biāo)對象和招標(biāo)采購內(nèi)容，很多時候企業(yè)不同部門都采取各自為政的處理方式，即便最終都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行最后決定，但由于很難統(tǒng)一不同部門的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，容易造成執(zhí)行階段的不一致問題。不同的分公司和采購申請單位，可以根據(jù)自己的實際情況和需求情況開展相應(yīng)的采購活動，在標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的情況下，對實際的采購管理和內(nèi)部控制造成了一定的阻礙作用。二是對供應(yīng)商的管理難度大。在招標(biāo)采購過程中，企業(yè)需要深入調(diào)查供應(yīng)商的資質(zhì)和供貨能力，如果供貨商的供貨能力強，則在市場中的議價能力相應(yīng)較高，反之議價能力會有所下降?；诖?，企業(yè)在進(jìn)行招標(biāo)與采購時，重點考慮的內(nèi)容是必須充分明確，是側(cè)重于供貨價格還是供貨的穩(wěn)定性，這在集團采購中是一個重要的問題，相應(yīng)的解決需要基于對供貨商的情況全面了解，并充分了解企業(yè)的需求情況，在此基礎(chǔ)上，研究對供貨商的管理，才能兼顧各方面影響因素，最終得到對企業(yè)最佳的選擇。

2.4 采購驗收與支付流程問題

一是對供應(yīng)商的選擇和管理難度較大。供應(yīng)商如果不是有著長期合作的關(guān)系，在進(jìn)行采購招標(biāo)的過程中，往往會對某些企業(yè)和供貨信息進(jìn)行掩飾，集團如果不能通過驗收第一時間察知供應(yīng)商問題所在，就會造成很大的風(fēng)險問題。即便是一些有著長期合作關(guān)系的供貨商，也可能因為其自身的經(jīng)營問題造成供貨質(zhì)量和數(shù)量上的不穩(wěn)定情況，這些問題不能僅通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行管理，還需要在多個層面上加強控制，尤其是支付環(huán)節(jié)，不能簡化必要的程序和環(huán)節(jié)，要有防患于未然的多方面準(zhǔn)備?？傮w來說，對供應(yīng)商的管理，可以采取的管理方式有限，但其對采購業(yè)務(wù)的影響卻是巨大的。二是信息化程度不高，驗收和支付周期較長。盡管集團的支付系統(tǒng)采用了計算機專業(yè)軟件進(jìn)行處理，但在很多環(huán)節(jié)還是采用人工方式處理相關(guān)業(yè)務(wù)，采用自動化流程進(jìn)行處理的環(huán)節(jié)，也因為各種原因不能充分運用，這使得驗收的過程不能體現(xiàn)出應(yīng)有的效率優(yōu)勢，而在支付過程中，會因為業(yè)務(wù)處理周期過長降低支付效率，尤其是對一些支付內(nèi)容的審核管理，還需要投入大量的人力、物力，一定程度上給內(nèi)部控制管理帶來負(fù)面影響。

3 JN集團采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程優(yōu)化措施

3.1 優(yōu)化采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境

針對企業(yè)管理機制與采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制不和諧問題，需要企業(yè)基于內(nèi)部控制優(yōu)化采購流程，有針對性地優(yōu)化和完善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的各個價值鏈環(huán)節(jié)，主要是對與內(nèi)部控制采購相符合的各種建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和完善，并達(dá)到能夠形成協(xié)同發(fā)展的效果。在企業(yè)制度建設(shè)方面，要形成完善的采購管理方法和體系化的管理機制，從領(lǐng)導(dǎo)組織到具體負(fù)責(zé)人，再到采購工作的執(zhí)行者，這些環(huán)節(jié)要統(tǒng)一在一個有效的機制體系內(nèi)，企業(yè)的所有制度都要圍繞價值鏈的高價值產(chǎn)出形成，并最終實現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。針對企業(yè)文化在內(nèi)部控制實施中未能發(fā)揮應(yīng)有的輔助推動作用問題，需要注重企業(yè)文化價值觀念的全面建設(shè)，客觀評價各業(yè)務(wù)內(nèi)容的文化價值，組織更多能夠為企業(yè)帶來更多價值的文化活動，盡可能減少不增值的文化內(nèi)容，使得這些環(huán)節(jié)能夠更高質(zhì)量和效率地開展。企業(yè)的文化建設(shè)是一個整體，尤其在內(nèi)部控制流程優(yōu)化的過程中，這種價值鏈文化建設(shè)對企業(yè)整體發(fā)展具有至關(guān)重要的影響。

3.2 基于價值鏈增值的采購預(yù)算與計劃流程優(yōu)化

針對采購預(yù)算制定與部門審批缺乏協(xié)調(diào)反饋機制問題，需要加大整個過程中對各種資源的利用，提高采購預(yù)算的準(zhǔn)確性和推動計劃行程的高質(zhì)量，這里的資源主要包括企業(yè)的行政資源、外部資源、信息資源等，通過各種渠道獲取對采購工作有實質(zhì)幫助的內(nèi)容，通過努力將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)制訂采購計劃的參考依據(jù)。針對采購信息處理水平不高、信息共享程度低的問題，企業(yè)需要在制訂采購計劃時，不能僅限于簡單照搬模仿采購信息處理方式，還要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實發(fā)展情況進(jìn)行針對性調(diào)整，使這些信息內(nèi)容能夠真實反映實際經(jīng)營情況，確保其對企業(yè)建設(shè)整體的價值貢獻(xiàn)最大化。采購計劃的實施需要在制定環(huán)節(jié)加大力度落實各種準(zhǔn)備工作，形成對采購業(yè)務(wù)全面的支持效果，如果采購計劃的制定不是圍繞采購實施的有效性展開，其實際的價值就會受到非常顯著的影響。

3.3 基于價值鏈增值的招標(biāo)與采購流程優(yōu)化

針對招標(biāo)與采購流程標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問題，企業(yè)需要合理利用招標(biāo)渠道和平臺功能，使重要工作可以最大程度基于互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一平臺進(jìn)行。為此，企業(yè)的采購中心需要在這方面的建設(shè)上加大投入，包括整個采購平臺的運作和技術(shù)支持的力度，要能夠體現(xiàn)出這種平臺的高度兼容性。而其中最重要的一個方面就是企業(yè)自身的制度體系，采購平臺要與制度體系形成良好的兼容和互動效果，保證運作的高效率，同時還要確保整體操作的安全性。必要的環(huán)節(jié)必須保證其實施的質(zhì)量，不能因為與某些供應(yīng)商的良好關(guān)系就放松對其的嚴(yán)格考察。針對供應(yīng)商的管理難度大的問題，企業(yè)要加強對招標(biāo)采購流程的持續(xù)優(yōu)化，并站在供應(yīng)商的角度綜合考慮所有問題，以達(dá)到雙贏的效果。這些采購內(nèi)容需要結(jié)合其市場供應(yīng)的實際情況來分析，對于市場上競爭較大供應(yīng)商較多的領(lǐng)域，可以采取高標(biāo)準(zhǔn)的評選方式，對各方面表現(xiàn)最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，最終得到價值鏈增值最大化的采購。

3.4 基于價值鏈增值的采購驗收與支付流程優(yōu)化

針對供應(yīng)商的選擇和管理難度較大問題，企業(yè)需要對采購驗收與支付流程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)化設(shè)計，分析并結(jié)合各個環(huán)節(jié)價值貢獻(xiàn)的程度以及增值情況細(xì)致分析并給出準(zhǔn)確的判斷，以確保必要的操作基礎(chǔ)之上對不必要的內(nèi)容和程序進(jìn)行整合。驗收的環(huán)節(jié)可以考慮與其他流程進(jìn)行一定程度的結(jié)合，降低驗收的成本消耗，同時提升采購驗收的執(zhí)行效率。對于支付環(huán)節(jié)，在確保安全的基礎(chǔ)上合理利用各種條件對其進(jìn)行流程完善，降低在支付成本上的投入，確保整個支付工作能夠安全高質(zhì)量完成。

針對信息化程度不高，驗收和支付周期較長問題，企業(yè)需要加強對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，建立面向客戶和供應(yīng)商的信息流程化管理體系。市場競爭程度日益加深，必須與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的雙贏關(guān)系，為此需要驗貨和支付環(huán)節(jié)的良好配合，與供應(yīng)商成為協(xié)作互助的合作伙伴。盡管企業(yè)作為購買方相對來說擁有更多的主動權(quán)，在關(guān)系維護方面具有更強的主導(dǎo)性。但與供應(yīng)商良好關(guān)系的建立是雙方深度合作的基礎(chǔ)，合作共享技術(shù)與革新成果，使得企業(yè)節(jié)省成本擴大市場份額，達(dá)到采購環(huán)節(jié)價值鏈增值的最大化。

4 總結(jié)

對于JN集團來說，整個采購價值鏈形成高質(zhì)量運作的流程化執(zhí)行作業(yè)，這對于企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展有巨大的影響。盡管企業(yè)已經(jīng)取得了較大的進(jìn)步，如果要有更大的發(fā)展，還需要在很多地方做出更多的優(yōu)化和完善。這既可以看作是考驗，更可以視其為一個發(fā)展的機遇，是企業(yè)提升自身管理水平和運營質(zhì)量的有利契機。當(dāng)前知識經(jīng)濟時代對于各種管理活動和執(zhí)行水平都提出了更高的要求，而市場競爭態(tài)勢的進(jìn)一步激化使得企業(yè)發(fā)展面臨非常巨大且緊迫的壓力，對整個采購流程進(jìn)行優(yōu)化，這不是可選項，而是必選項，只是需要確定怎樣選擇和怎樣優(yōu)化。

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