基于EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對策分析

孫濤

摘要：EPC總承包模式是工程項(xiàng)目管理發(fā)展的一種新模式，對推動(dòng)我國工程項(xiàng)目管理有重要作用。但是采用EPC管理模式會(huì)給檔案管理工作帶來極大的困難，而檔案管理工作在工程項(xiàng)目建設(shè)中占據(jù)著十分重要的地位，能為后續(xù)工程設(shè)計(jì)提供依據(jù)有效提高工作人員的工作質(zhì)量和效率，因此本文對EPC總承包模式下水電工程建設(shè)檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討并提出了相應(yīng)的解決策略，以期能夠推動(dòng)我國水電工程建設(shè)行業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：EPC總承包模式;火電工程建設(shè);檔案管理;問題與策略

引言：

總承包模式簡單來說就是總承包單位和業(yè)主之間簽訂相應(yīng)的合同，承包商要保障建設(shè)施工質(zhì)量的同時(shí)也要對合同之間的內(nèi)容負(fù)責(zé)，由于承包商具有較為豐富的經(jīng)驗(yàn)且技術(shù)力量較為雄厚，因此能夠做到對資源進(jìn)行合理配置，降低施工成本的同時(shí)還能進(jìn)一步保障業(yè)主之間的權(quán)益，采用總承包模式，對于招標(biāo)單位來說只需要進(jìn)行一次招標(biāo)，有效的降低了招標(biāo)單位的工作量。除此之外，雖然此種模式在我國項(xiàng)目管理應(yīng)用范圍十分有限，但其具有跨時(shí)代意義在我國未來施工建設(shè)中也有廣泛的發(fā)揮平臺(tái)。

1、火電工程建設(shè)檔案管理的重要性

火電工程檔案建設(shè)，簡單來說就是從項(xiàng)目準(zhǔn)備前期一直到項(xiàng)目完成整個(gè)流程的所有資料，都需要進(jìn)行立卷整理，這樣不僅能夠?yàn)楹罄m(xù)工程的開展提供參照依據(jù)，而且還能用于應(yīng)對企業(yè)審廠使用，通過大量的資料，能夠展現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)增加合作機(jī)會(huì)。火電工程建設(shè)過程中需要涉及大量的專業(yè)知識(shí)，所以檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)能力，在收集的過程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題，從而確保收集資料的準(zhǔn)確度。而對檔案的收集整理有專門的目錄，檔案管理人員可以根據(jù)目錄的指示，對項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)資料收集，確保檔案準(zhǔn)確度的同時(shí)也確保檔案是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映【1】。

2、火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)

2.1管理體制不完善

火電工程建設(shè)施工耗費(fèi)時(shí)間相對較長，所以資料員也是采用一一對應(yīng)原則，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)由專門的資料員對項(xiàng)目進(jìn)行整理歸納，但由于EPC總承包模式下前期并沒有設(shè)置專門的檔案人員以及部門對檔案進(jìn)行管理，因此各部門對檔案資料的重視程度不足，對檔案進(jìn)行隨意堆放，各種檔案資料混雜在一起嚴(yán)重影響資料的查找效率，并且還會(huì)由于收集不及時(shí)而造成資料的丟失。除此之外，由于沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，所以資料員對整理完的資料沒有存放地點(diǎn)，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)想要查看原始資料時(shí)可能會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響工作人員的工作效率。再加上部門工作人員對于檔案管理工作的重要性了解程度不足，所以在用完檔案之后沒有及時(shí)歸還，這就有可能造成文件的丟失和損壞。

2.2管理意識(shí)不強(qiáng)

火電工程項(xiàng)目在建設(shè)之前需要大量時(shí)間準(zhǔn)備，因此工作人員更換頻率較高，再加上施工之前存在很多不確定因素，項(xiàng)目是否能夠被執(zhí)行還存在較多疑慮，因此大多數(shù)工作人員對檔案管理工作的重視程度不高，這也給檔案工作人員收集資料帶來難度。

目前很多EPC總承包方并沒有意識(shí)到檔案資料的管理的重要性，這就導(dǎo)致資料員在收集資料的過程中難度逐漸增大，整理資料最重要的是要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和維護(hù)，否則提供資料的人員對檔案收集工作的配合度不足，那樣既不利于資料員收集資料，更不利于資料的準(zhǔn)確性，除此之外，若領(lǐng)導(dǎo)層對檔案整理不夠重視，也會(huì)增加資料收集的難度，造成資料收集不及時(shí)等問題，導(dǎo)致資料不具備實(shí)時(shí)性，根本不利于企業(yè)的發(fā)展。

2.3檔案管理與實(shí)際工程進(jìn)展不協(xié)調(diào)

目前我國大部分工程在建設(shè)中都存在資料收集進(jìn)度和施工進(jìn)度不匹配的現(xiàn)象，造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于項(xiàng)目數(shù)量大且工期長，檔案管理工作人員不足，導(dǎo)致工作人員不能對項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，部分企業(yè)很多項(xiàng)目都是在項(xiàng)目完工之后，工作人員對資料進(jìn)行收集，導(dǎo)致資料收集工作十分困難。再加上項(xiàng)目總承建方都會(huì)把注意力放在施工進(jìn)度和質(zhì)量上，進(jìn)而忽視了檔案管理的作用，因此工作人員在記錄相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)書寫質(zhì)量存在一定問題，導(dǎo)致這部分資料不能滿足歸檔要求【2】。

3、火電工程檔案管理的對策

3.1建立健全的檔案管理制度

由于火電工程建設(shè)項(xiàng)目較多，所以需要大量的檔案管理工作人員，再加上火電工程項(xiàng)目建設(shè)周期較長，所以若存在檔案管理人員變動(dòng)不可避免的會(huì)對檔案收集工作產(chǎn)生影響，因此為了盡量減少人員變動(dòng)而對檔案管理的影響，就需要制定一套通用的檔案管理收集標(biāo)準(zhǔn)，部門依據(jù)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)對材料進(jìn)行整理歸納，并嚴(yán)格按照施工進(jìn)度對材料進(jìn)行收集，然后將整理過來的資料放在統(tǒng)一位置進(jìn)行保管，這樣能夠有效減少因人員流失而影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，也使新的工作人員能夠快速融入到檔案管理工作中。

3.2加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)

這些年來由于EPC工程管理模式的誕生，使得檔案管理工作的難度大大增加，因此打造一只素質(zhì)優(yōu)良、作風(fēng)過硬的檔案資料整理工作隊(duì)伍，是當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。因此企業(yè)就應(yīng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，從工作態(tài)度、責(zé)任意識(shí)、工作能力等方面予以強(qiáng)化，提高工作人員個(gè)人工作素質(zhì)水平。要讓工作人員充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性。除此之外，要合理安排檔案收集工作步驟，使其與工程施工同步進(jìn)行，做到資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀，歸檔完整、詳實(shí)【3】。

3.3利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理

目前我國大部分工程企業(yè)的檔案采用紙質(zhì)存檔偏多，而電子存檔相對較少，但是由于我電工程項(xiàng)目較為復(fù)雜且跨度周期較長，有些資料因?yàn)楸４骐y度較大且缺乏專門人員管理，使得檔案在工作人員歸檔之前出現(xiàn)缺失或遺漏的現(xiàn)象，再加上各部門之間的工作進(jìn)度和地點(diǎn)有所不同，所以匯集到檔案管理部門的資料，可能與原版也存在一定差異，并且紙質(zhì)檔案資料查找起來較為麻煩，而采用信息管理系統(tǒng)，其他部門只需要將整理好的檔案以電子的形式發(fā)給檔案管理部門，有效減少了因檔案收集過程中存在的人為失誤，并且也使檔案查找更為便捷。

4、結(jié)語：

經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，促使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，而EPC總承包模式的出現(xiàn)為推動(dòng)工程建設(shè)與國際接軌創(chuàng)造了條件?；痣姽こ探ㄔO(shè)采用的EPC總承包管理模式，為工程檔案管理提供了標(biāo)準(zhǔn)化的管理思路，也為工程檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李建勇.基于EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對策[J].南方農(nóng)機(jī)，2017，48（12）：124+132.

[2]周錦敏.試論EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）：142-143.

[3]于麗. EPC總承包模式下火電工程建設(shè)檔案管理的難點(diǎn)與對策[C]. .煤炭企業(yè)檔案管理優(yōu)秀論文集（2010）.：中國煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)，2011：56-59.