新時期下高校會計檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

朱碧瑩

高校會計檔案則是記錄高校財務收支，來反映高等院校經濟運作的詳細資料，也是記錄和反映學校歷史發(fā)展的重要憑證。由此可見，高等院校對高校會計檔案要求也越來越高。因此做好會計檔案管理工作對于維護高校利益、應對重大突發(fā)事件、服務高等院校發(fā)展、維護高校穩(wěn)定、保障教職工合法權益等具有獨一無二的優(yōu)勢和不可或缺的重要作用。在新時期下，但會計檔案管理也存在一些問題，會計檔案便成了不可或缺的重要查詢資料，本文針對會計檔案管理現(xiàn)狀分析并提出相關對策。

隨著我國經濟的快速發(fā)展，國家對高等院校更加重視，不僅在財政上支持，同時對高校財政資金監(jiān)督也在同步進行，高等院校日常業(yè)務隨著經濟業(yè)務多樣化，會計檔案也變得異常復雜，會計檔案不僅包括會計核算工作形成的檔案，還包括預算以及稅務、合同、科研等財務支撐材料等等。

一、高等院校會計檔案的概述及作用

高等院校會計檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是高校財務的重要檔案，記錄和反映高等院校所有經濟業(yè)務的經濟業(yè)務歷史資料和證據，是學校在教學、科研、行政日常辦公管理、后勤服務中經濟活動的歷史記錄，是重要的經濟信息資源，同時也是會計工作過程中最具說服力的證明。通過會計檔案，可以如實反映出高等院校各職能部門開展經濟業(yè)務辦理會計業(yè)務手續(xù)、進行會計核算、項目預算執(zhí)行情況、會計制度執(zhí)行情況。

高等院校會計檔案是根據財務會計制度和單位相關財務管理辦法針對收付款業(yè)務而確定的支撐材料，包含會計憑證、總賬及明細賬、輔助賬本、預決算報表、銀行對賬單、工資名冊等財務會計資料，是重要的原始經濟資料，是各專項檢查、審計工作的主要核查判斷依據，也是進行各項經濟決策的重要參考資料，具有重要的保存價值。

近幾年，我國對全國高等院校進行巡查，其中會計檔案便是巡查內容之一。通過核算行使財務監(jiān)督，以發(fā)生的實際經濟業(yè)務為對象，依據真實完整的會計檔案資料，對高等院校發(fā)生的經濟業(yè)務進行內部監(jiān)督控制，對外部職能部門等單位提供真實可靠地會計檔案資料是會計的基本職能。

會計檔案可以為高等院校提供詳細、完整的資料，對高等院校領導決策具有重要的參考價值。還能為單位完善部門制度提供借鑒，在完善、制定會計制度時，可以通過會計檔案資料進行查閱、研究分析，來對現(xiàn)行會計制度進行改進，并采取有針對性的措施進行完善。

二、高等院校會計檔案與其他檔案相比它具有自身特點，主要表現(xiàn)在一下幾點：

（一）形成范圍廣泛性，凡具有獨立會計核算的單位，都會形成會計檔案。會計檔案存在于社會的各個領域，而會計檔案實體的數量與其它檔案相比形成的數量會更多。

（二）檔案類別穩(wěn)定性，即會計賬簿、會計憑證、會計報表等。會計檔案內容的穩(wěn)定性和共性是其它檔案所無法比擬的。會計檔案便于分類整理，有利于管理制度的制定與實際操作規(guī)范、統(tǒng)一。

（三）外在形式多樣。會計專業(yè)的性質決定了會計檔案多樣化。財務會計檔案包含招投標文件或相關批文、收付款合同或協(xié)議、發(fā)票、清單、銀行收付款憑單及補充說明資料等內容。

三、高等院校會計檔案管理的現(xiàn)狀問題

我國高校自新中國成立以來，高等教育經歷了一個快速發(fā)展的過程，在教育投資方面國家不斷增加財政投入，教育經費來源渠道越來越多，使會計工作量負荷增加，同時對會計檔案管理工作也帶來了一些挑戰(zhàn)，并產生一系列的問題。

（一）高等院校領導對會計檔案管理工作不夠重視

由于國家最近幾年對高校建設加大了投資力度，高校僅對會計核算及預算管理工作高度重視，會計檔案作為記錄高校發(fā)展的歷史性重要憑證，卻忽略了會計檔案管理工作，在憑證的收集、整理、裝訂及入檔，對檔案的收集是否齊全、內容是否完整、裝訂是否符合標準等一系列工作都沒有得到重視，造成形成會計檔案各個環(huán)節(jié)脫節(jié)，因此影響了會計檔案的使用價值。

（二）會計檔案管理人員業(yè)務水平有待提高

會計檔案是高等院校檔案的重要組成部分，但高校的會計檔案卻得不到重視，很多高等院校的會計檔案基本都是由普通人員兼職管理，這也大大降低了會計檔案管理的質量。

現(xiàn)階段，各高等院校均采用網上報銷系統(tǒng)，形成了電子數據檔案，雖然網絡技術的利用給高校帶來了便利，但也存在一定的安全隱患。如網絡病毒、以及管理人員的失職等可能會造成計檔案的真實性、完整性和保密性受到威脅。開展會計檔案工作，沒有專業(yè)的知識和技能作為保證，反而會導致會計檔案管理工作開展，不僅會直接給會計檔案管理工作的質量和效率造成較大的影響，而且也會影響高等院校會計檔案工作。

（三）高等院校會計檔案管理工作信息化、系統(tǒng)性管理滯后

隨著網路時代的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都在數字化、信息化管理，檔案管理也不例外。財政部、國家檔案局2014年和2015年對原《會計記錄管理辦法》進行修改，并廣泛征求意見，于2016年1月正式實施新的《會計記錄管理辦法》。新《會計記錄管理辦法》肯定了會計電子檔案的法律效力。會計電子憑證的取得、報銷、入賬、歸檔、存儲都可以實現(xiàn)電子化管理，這將極大地促進會計電子憑證的在線傳遞和在線應用，使高校實現(xiàn)網絡線上報銷，為互聯(lián)網創(chuàng)新經濟的發(fā)展提供強有力的政策支持。

新的《會計檔案管理辦法》中第七條就提到了單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。第八條總結了電子檔案的歸檔范圍等內容。而現(xiàn)實工作中卻還停留在大量紙質檔案進行管理模式，且紙質檔案要受環(huán)境、空間等因素的影響，管理不當會造成損傷，查閱起來費時費力。

（四）會計檔案管理缺乏復合型人才

網絡信息快速發(fā)展之前，無論是高等院校還是企業(yè)，只要財務工作能夠正常運行，對會計檔案管理始終停留在紙質保存的管理水平上。隨著大數據時代的到來，網絡化與信息化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中知識結構比較單一。原有的檔案管理人員不僅受年齡與學歷的影響，更在知識技能上跟不上時代發(fā)展的步伐，在管理上造成高校會計檔案管理工作效率低下。因此高等院校會計檔案管理增加了對復合型人才的需求，即要懂財務、檔案管理又要懂信息技術的復合型人才。

四、針對高校會計檔案管理現(xiàn)狀如何做好會計檔案管理工作

（一）培養(yǎng)復合型檔案管理人才，提高檔案人員管理水平

使高等院校會計檔案管理走向專業(yè)化、規(guī)范化的發(fā)展道路，就要認識到提升會計檔案人員管理水平復合型人才是必不可少的關鍵因素。實際工作中，應該培養(yǎng)有財務會計檔案管理和計算機背景的技術人員，滿足檔案管理信息化建設工作的需要，為財務會計檔案治理信息化提供技術支持。

高等院校要重視會計檔案管理人員的培訓，不僅要加強會計檔案管理人員的職業(yè)道德、財務管理能力、法律法規(guī)等方面的學習和培訓，還要加強財務管理人員的信息化素質和信息操作水平。

作為一名會計檔案管理工作者，要不斷學習財務、檔案管理方面的科學知識，深入研究和開發(fā)檔案信息，來拓寬視野，掌握檔案管理技能，不斷提高自身業(yè)務水平。前人的經驗和成果檔案工作人員要尊重和借鑒，勇于創(chuàng)新，用新思維對待新事物。用新思維對待新問題，促進檔案事業(yè)發(fā)展。因此，要建立一個信息化、科學化、高效率的辦公團隊。

（二）建立高等院校會計檔案信息化建設管理

目前在我國大數據技術水平迅猛發(fā)展的推動下，高校財務信息化平臺建設發(fā)展也上了一個新臺階。隨著時代信息網絡快速發(fā)展，2016年新《會計檔案管理辦法》的出臺，高等院校的會計檔案管理的信息化能夠促進高校財務管理工作的發(fā)展，財務會計檔案進行信息化管理，與傳統(tǒng)紙質檔案相比，信息化會計檔案能夠提高檔案的存儲能力，便于保存、傳遞，易于操作、便于會計檔案的調動查詢，把財務檔案管理工作從大量重復煩瑣的手工勞動中解放出來，提高檔案管理人員的工作效率和質量。

（三）完善高等院校會計檔案管理制度

隨著高等院校規(guī)模的快速發(fā)展，高等院校的會計檔案數量也不斷增多，有以前每月幾十本，到現(xiàn)在每月增加到上百本，會計檔案管理工作量顯然增大，因此為了更科學、更合理的管理好會計檔案，必須制定完善的檔案管理制度，根據高校自身情況，利用新的《會計管理辦法》，制定適合自身情況的會計檔案管理制度。為了能充分發(fā)揮會計檔案的價值，使會計檔案能夠更加合理、完整、安全、更加具有價值的被利用，對會計檔案管理的整個過程進行科學管理，根據高等院校具體情況，制定適合本單位的系統(tǒng)化管理制度，比如對會計檔案的收集、整理、歸檔、收集、利用等相關制度。高等院校會計檔案管理工作中不僅要有專業(yè)的技能知識，還需要關注檔案管理人員的行為規(guī)范，完善的管理制度不僅能有效的約束會計檔案管理人員的日常工作行為，還能使檔案管理工作標準化，規(guī)范化，并且加強風險防范意識。通過完善高校會計檔案管理制度，不僅能提高工作效率，還能樹立正確的職業(yè)道德觀念、形成規(guī)范化工作流程。只有制定了細致規(guī)范有效的檔案管理辦法才能使得財務人員有法可依，切實提高財務工作效率和工作質量。

總而言之，會計檔案是高等院校檔案的重要組成部分，新時期加快了網絡信息的發(fā)展，隨著電子會計檔案的形成，應該利用電子檔案的優(yōu)勢，充分發(fā)揮電子會計檔案的價值，提高會計檔案的利用率，為高等院校領導決策提供有力的證據，促進高校健康快速的發(fā)展。

（作者單位： 徐州工程學院）