關(guān)于人力資源管理信息化的必要性分析及其優(yōu)化措施探討

錢玉竺

摘 要：當(dāng)前我國企業(yè)人力資源管理普遍存在效率低下、工作流程煩瑣等問題，整體人力資源管理效果不理想，這主要?dú)w因于傳統(tǒng)的人力資源管理模式。為了解決這些問題，提升人力資源管理的效果，有必要在人力資源管理中引入信息化系統(tǒng)，提升人力資源管理的信息化水平。圍繞這一內(nèi)容進(jìn)行探討，分析人力資源管理信息化的必要性，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;信息化;必要性;優(yōu)化措施

中圖分類號(hào)：F243? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A? ? ? 文章編號(hào)：1673-291X（2021）01-0099-03

一、人力資源管理信息化概述

1.人力資源管理信息化的含義。人力資源管理信息化指的是借助于通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等進(jìn)行人力資源管理信息系統(tǒng)的搭建，將人力資源管理有關(guān)的信息、數(shù)據(jù)等進(jìn)行分享和集成，使人力資源管理工作通過信息平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)的活動(dòng)?？梢哉f，人力資源管理信息化是對(duì)傳統(tǒng)人力資源管理模式的突破，是從新技術(shù)、新手段出發(fā)對(duì)人力資源管理流程的再造，屬于一種新型的人力資源管理模式。

2.人力資源管理信息化的必要性。人力資源管理信息化對(duì)于企業(yè)而言是具有重大意義的，其必要性可以總結(jié)為以下幾個(gè)。

第一，有助于節(jié)約企業(yè)人力資源管理的成本。人力資源管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，涉及諸多方面的內(nèi)容，比如招聘、培訓(xùn)、薪酬、考核等工作，這些工作都比較煩瑣，且需要比較大的耐心，需要花費(fèi)較多的時(shí)間來管理。在傳統(tǒng)模式下，人力資源管理者在開展這些工作的時(shí)候需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，且要對(duì)每一名員工的情況進(jìn)行記錄，做好備注，不僅浪費(fèi)時(shí)間、精力，而且取得效果不明顯。而在信息化背景下，通過進(jìn)行信息化系統(tǒng)的引入，則能夠利用系統(tǒng)對(duì)每一名員工的情況進(jìn)行記錄，或者將員工、崗位、績(jī)效等信息錄入系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行信息整合、排序，還可以對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行篩選和匯總，這就能夠降低人力資源基礎(chǔ)資料方面的處理時(shí)間，使零碎時(shí)間得到整合，從而能夠降低企業(yè)的人力資源管理成本。

第二，有助于提升人力資源管理的效率。人力資源管理信息化的開展，能夠使各位有關(guān)人員借助于信息系統(tǒng)對(duì)人員情況進(jìn)行了解，領(lǐng)導(dǎo)可以在授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)員工的信息進(jìn)行查閱，辦理員工調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)崗等。同時(shí)，系統(tǒng)還能夠快速對(duì)人力資源管理信息進(jìn)行傳遞，員工及時(shí)接受公司人事變動(dòng)通知，并了解公司動(dòng)態(tài)，人力資源管理者能夠與員工及時(shí)進(jìn)行溝通與聯(lián)系，并迅速對(duì)反饋信息進(jìn)行搜集，及時(shí)做出處理，從而能夠在很大程度上提升人力資源管理的效率。

第三，有助于促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。人才是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，當(dāng)前企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)只有掌握高端技術(shù)人才，并對(duì)人才進(jìn)行科學(xué)分配和運(yùn)用，才能夠?qū)崿F(xiàn)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。而通過引入人力資源信息化系統(tǒng)，則能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)每一位員工進(jìn)行深入了解，結(jié)合企業(yè)情況、員工情況對(duì)員工進(jìn)行統(tǒng)籌分配，確保每名員工都能夠在符合自身特長(zhǎng)、興趣愛好等的崗位上工作，從而不斷提升工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。與此同時(shí)，通過信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，還能夠?qū)ζ髽I(yè)人力資源管理有關(guān)的信息進(jìn)行匯總和集中，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策提供更有利的作用，促進(jìn)企業(yè)改善或者調(diào)整管理思路，對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行優(yōu)化。

二、當(dāng)前企業(yè)人力資源管理信息化面臨的問題

1.信息化系統(tǒng)的適用性較低。企業(yè)人力資源管理信息化的目的在于提升人力資源管理的效果，促進(jìn)企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升，所以企業(yè)在引進(jìn)信息化系統(tǒng)的時(shí)候要注意其適用性，要確保所引入的系統(tǒng)與企業(yè)發(fā)展相符合，能夠切實(shí)為企業(yè)人力資源管理工作的開展提供便利。但是當(dāng)前很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都一味地強(qiáng)調(diào)進(jìn)行信息化系統(tǒng)的引入，卻并不注重系統(tǒng)的適用性，雖然花費(fèi)了資金來引入系統(tǒng)，但是并沒有達(dá)到理想效果，導(dǎo)致資金被浪費(fèi)。最為明顯的體現(xiàn)就是，一些企業(yè)的人力資源系統(tǒng)功能開發(fā)不夠全面，現(xiàn)有的功能存在浪費(fèi)的情況。還有一些功能與企業(yè)人力資源部門的發(fā)展需求不相符合，難以為人力資源管理者所用。另外，還有一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源管理信息化的重視程度不夠，沒有看到信息化為人力資源管理帶來的積極影響，不注重信息化引進(jìn)方面的資金投入，也影響了該項(xiàng)工作的順利開展。比如認(rèn)為人力資源管理工作成效僅僅與人力資源管理者的能力有關(guān)，與信息化技術(shù)不存在直接聯(lián)系等，在運(yùn)行中將大部分時(shí)間、資金等都花費(fèi)在招聘和業(yè)務(wù)上，不為信息化系統(tǒng)、設(shè)備的引入留足夠多的資金，導(dǎo)致企業(yè)這方面的發(fā)展受到了較大的限制，亟待進(jìn)行完善。

2.人力資源管理體系陳舊、落后。人力資源管理體系是人力資源工作開展的基礎(chǔ)，在新時(shí)代背景下，企業(yè)人力資源管理的環(huán)境發(fā)生了變化，尤其是在引入信息化系統(tǒng)之后，企業(yè)人力資源管理更是與傳統(tǒng)模式不同，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人力資源管理體系進(jìn)行完善和優(yōu)化。然而從當(dāng)前來看，很多企業(yè)依然是沿用傳統(tǒng)的人力資源管理體系，僅僅是將傳統(tǒng)模式下手工人力資源管理的內(nèi)容放在互聯(lián)網(wǎng)中，借助于計(jì)算機(jī)來代替手工，并沒有對(duì)系統(tǒng)的深層次作用進(jìn)行挖掘，人力資源管理信息化面臨著嚴(yán)重的形式化現(xiàn)象。并且人力資源管理體系中的很多內(nèi)容出現(xiàn)了明顯的滯后性，無法適應(yīng)信息化發(fā)展需求，企業(yè)人力資源管理的效果堪憂。在這方面最為明顯的體現(xiàn)就是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在引入信息化系統(tǒng)之后就“撒手”不管了，由員工自主對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行探究，將傳統(tǒng)的手工工作借助于計(jì)算機(jī)來體現(xiàn)，而所運(yùn)用的人員管理體系、規(guī)章制度等還是原來的。這是當(dāng)前我國很多企業(yè)普遍存在的問題，其會(huì)直接導(dǎo)致人力資源信息化的發(fā)展受到限制，比如原有的制度與信息系統(tǒng)存在較大的出入，無法為現(xiàn)實(shí)人力資源工作提供指引，導(dǎo)致人力資源管理部門人員在開展工作的時(shí)候出現(xiàn)效率低下、過程受阻等問題。

3.人力資源管理者綜合素質(zhì)亟待提升。人力資源管理者是人力資源管理工作的主體，其綜合素質(zhì)高低直接影響人力資源管理的效果。當(dāng)前在信息化背景下，很多企業(yè)人力資源管理者明顯表現(xiàn)出綜合素質(zhì)低下、技能不足的現(xiàn)象，無法對(duì)信息化系統(tǒng)的功能進(jìn)行深入挖掘，沒有較強(qiáng)的信息水平，且掌握的人力資源管理知識(shí)較少，難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化，這種現(xiàn)象如果無法得到改善，勢(shì)必會(huì)對(duì)人力資源管理帶來不利影響。另外，還有很多人力資源管理者存在專業(yè)化技能不高的現(xiàn)象，一些企業(yè)在招聘人力資源管理者的時(shí)候不注重考核，導(dǎo)致招聘進(jìn)來的人員綜合素質(zhì)低下，是非人力資源管理專業(yè)人員，需要花費(fèi)大量的時(shí)間來接受培訓(xùn)，或者學(xué)習(xí)人力資源管理有關(guān)的知識(shí)，影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。人力資源管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，需要管理者掌握管理學(xué)方面的知識(shí)和技能、掌握經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、心理學(xué)知識(shí)等，從多方面出發(fā)進(jìn)行技能的提升，這樣才能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。顯然，當(dāng)前我國很多企業(yè)人力資源管理者都不滿足這些條件。

三、企業(yè)人力資源管理信息化的優(yōu)化措施

1.準(zhǔn)確定位，引入高適用性系統(tǒng)。企業(yè)管理者在引入信息化系統(tǒng)之前要對(duì)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行科學(xué)分析，明確企業(yè)各部門、各個(gè)運(yùn)行環(huán)節(jié)的情況，及時(shí)結(jié)合這些情況進(jìn)行信息化系統(tǒng)的引入，且在引入系統(tǒng)之前要對(duì)系統(tǒng)做深入分析與了解，確保其與企業(yè)的發(fā)展相符合，能夠?qū)鹘y(tǒng)的人力資源管理模式進(jìn)行優(yōu)化。人力資源管理系統(tǒng)的引入需要考慮多方面內(nèi)容，不能急于一時(shí)，要選好供應(yīng)商，且積極與供應(yīng)商或者系統(tǒng)開發(fā)者進(jìn)行溝通，為其傳遞企業(yè)的有關(guān)信息，使其對(duì)企業(yè)情況更為了解，以此提升系統(tǒng)開發(fā)的科學(xué)性。同時(shí)，在引入系統(tǒng)之后，還要及時(shí)為企業(yè)員工進(jìn)行宣傳和普及，為其講解系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，使員工認(rèn)識(shí)到信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，并及時(shí)借助于系統(tǒng)開展有關(guān)工作，比如進(jìn)行數(shù)據(jù)上傳、信息匯總等。還要根據(jù)不同員工的實(shí)際情況、崗位職責(zé)等進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，確保每名職工都能夠在自身權(quán)限內(nèi)開展工作，避免出現(xiàn)越權(quán)行事的情況，為企業(yè)各崗位工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。另外，針對(duì)部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視企業(yè)人力資源管理信息化的情況來說，人力資源管理人員要及時(shí)為其說明信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化系統(tǒng)有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，并做好系統(tǒng)的引入。

2.創(chuàng)新人力資源管理體系。在人力資源管理信息化背景下，企業(yè)必須要對(duì)傳統(tǒng)的人力資源管理體系進(jìn)行健全和優(yōu)化，提升體系的科學(xué)性和實(shí)用性。一方面要結(jié)合信息化系統(tǒng)對(duì)人力資源管理體系進(jìn)行優(yōu)化，健全原有體系中缺失的內(nèi)容，對(duì)體系中落后的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整;另一方面還要對(duì)員工的家庭信息、個(gè)人信息等進(jìn)行詳細(xì)搜集，建立多元化人力資源管理體系。比如對(duì)每一名員工的家庭信息、個(gè)人信息等都進(jìn)行搜集，在系統(tǒng)中構(gòu)建員工個(gè)人檔案庫，結(jié)合員工的家庭情況、個(gè)人情況等為其安排崗位。還可以借助于信息化技術(shù)對(duì)員工的個(gè)人信息進(jìn)行分類，為后期員工評(píng)價(jià)提供諸多有利作用，不斷提升評(píng)價(jià)的準(zhǔn)確性。這樣能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理者更好地了解每一名員工的情況，有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行引導(dǎo)和幫助，實(shí)現(xiàn)員工與企業(yè)的共同發(fā)展。傳統(tǒng)人力資源管理工作屬于靜態(tài)化管理，而信息化系統(tǒng)的引入，則使其靜態(tài)化管理不斷向動(dòng)態(tài)化管理轉(zhuǎn)變，企業(yè)人力資源管理者可以結(jié)合員工的工作情況、各項(xiàng)信息的匯總等對(duì)員工進(jìn)行深入認(rèn)識(shí)，從而對(duì)人員配備進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)各崗位人員的協(xié)調(diào)分配，推動(dòng)員工最大限度地發(fā)揮自身的價(jià)值。

3.不斷提升企業(yè)人力資源管理人員的綜合素質(zhì)與技能。在信息化系統(tǒng)背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要注重對(duì)人力資源管理者的培訓(xùn)與交流，及時(shí)為其培訓(xùn)信息化系統(tǒng)有關(guān)的內(nèi)容，使其對(duì)系統(tǒng)有更為深入的認(rèn)識(shí)，了解系統(tǒng)的功能，并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的深化運(yùn)用，對(duì)其功能進(jìn)行挖掘。同時(shí)還要為其培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技能有關(guān)的知識(shí)，使人力資源管理者有更高的信息化技能，更好地勝任現(xiàn)有工作。在新時(shí)代背景下，企業(yè)人力資源管理的范圍不斷被拓寬，人力資源管理工作的劃分更加精細(xì)，可以用“海量”一詞來形容人力資源管理工作，這就要求人力資源管理者要及時(shí)進(jìn)行專業(yè)化知識(shí)的學(xué)習(xí)，不僅要學(xué)習(xí)管理學(xué)方面的知識(shí)，還要加強(qiáng)心理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等各方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，并積累豐富的人才管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能夠適應(yīng)時(shí)代需求，實(shí)現(xiàn)人力資源管理工作效果的提升。另外，為了激發(fā)人力資源管理者的工作積極性，提升其學(xué)習(xí)的熱情，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還可以構(gòu)建激勵(lì)措施，定期對(duì)人力資源管理者的技能、素質(zhì)等進(jìn)行考核，并做出獎(jiǎng)懲。

4.加大人力資源精細(xì)化管理的力度。當(dāng)前企業(yè)的快速發(fā)展對(duì)人才的要求不斷提升，在這種背景下，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身建設(shè)，為員工提供更大的便捷性，在要求員工大量付出的同時(shí)也要健全自身的配套設(shè)施，從心理、思想等各個(gè)層面對(duì)員工進(jìn)行疏導(dǎo)和教育，使員工在良好的氛圍中開展工作。而要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須要人力資源管理者付出更多的勞動(dòng)，要提升人力資源管理的精細(xì)化水平。第一，要對(duì)人力資源管理部門的任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)劃分。比如，一些人員負(fù)責(zé)人力資源培訓(xùn)工作，一些人員負(fù)責(zé)招聘工作，一些人員負(fù)責(zé)績(jī)效考核，還有一些人員負(fù)責(zé)心理疏導(dǎo)等工作，針對(duì)員工的各種情況設(shè)定對(duì)應(yīng)的專門管理者，使其在自身的職責(zé)范圍內(nèi)更好地開展工作，提升工作的專業(yè)性。第二，要將人力資源管理部門與其他部門融合在一起，實(shí)現(xiàn)各部門的互通。人力資源管理部門屬于企業(yè)中的核心部門，其與各部門之間都存在不可分割的關(guān)系，所以必須要將人力資源管理部門與其他部門聯(lián)系在一起，這樣才能夠使其更好地對(duì)各個(gè)部門員工情況進(jìn)行了解，更好地開展人力資源管理工作。第三，要加強(qiáng)疏導(dǎo)教育和管理。在傳統(tǒng)模式下，人力資源管理部門在開展工作的過程中，往往是將招聘、培訓(xùn)等作為重要工作，很少會(huì)注重員工心理疏導(dǎo)與心理教育等，這樣難以與員工進(jìn)行深入溝通，無法掌握員工的實(shí)際情況，影響了人力資源效用的發(fā)揮。在新時(shí)期背景下，人力資源管理者要注重對(duì)員工進(jìn)行心理疏通，了解員工最真實(shí)的需求，盡量滿足員工需要，好地發(fā)揮自身的作用。第四，要做好企業(yè)內(nèi)部“硬性”環(huán)境建設(shè)，為員工提供休息空間，滿足員工的發(fā)展需求，使員工感受到企業(yè)內(nèi)部的人性化氣氛，更好地融入企業(yè)發(fā)展。

總之，在新時(shí)代背景下，企業(yè)必須要加強(qiáng)人力資源管理創(chuàng)新，積極進(jìn)行信息化技術(shù)的引入，以提升人力資源管理的效果。只有適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，才能夠促進(jìn)自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升。本文結(jié)合實(shí)際情況提出一系列企業(yè)人力資源管理信息化的措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一定的參考和借鑒。

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